Klicken Sie in den Grundeinstellungen auf "Aktenverwaltung" - "Prozessautomatisierung" - "Maßnahmen".
Sie erhalten ein Fenster mit bereits vorhandenen Maßnahmen.
Jede dieser Maßnahmen zeigt eine Nummer, eine Bezeichnung und den Dateinamen des
Schriftsatzes. Für eine neue Maßnahme klicken Sie auf (F2). Sie erhalten ein Fenster mit drei
Registern:
Register "Allgemein"
Geben Sie einen Namen für die Maßnahme ein. Dieser ist frei wählbar.
Im Listenfeld "Gruppe" legen Sie fest, welche Gebühren automatisch eingefügt und gebucht werden sollen. Wählen Sie die Gruppe "gebührenfreie Maßnahmen"", wenn es sich um eine Inkasso-Maßnahme handelt, die in der Programmstartleiste unter den "gebührenfreien Maßnahmen" aufgeführt werden soll. Wenn es sich um keine Inkasso-Maßnahme handelt und auch keine Gebühren berechnet werden sollen, wählen Sie die Gruppe "eigene Maßnahmen". Für das Notariat gibt es eine eigene Gruppe.
Das Listenfeld "Adressat" dient zur Festlegung des Empfängers. Es entspricht der Beteiligtenart in den Akten.
Im Listenfeld "abweichender Briefkopf" können Sie einen anderen Briefkopf oder eine leere Seite ("Leer.dot") als Vorlage festlegen. Wenn Sie hier keine Angabe machen, wird die Maßnahme wie gewohnt auf den Standardbriefkopf des aktuellen Sachbearbeiters der Akte ausgedruckt.
Unter der Option "abweichender Drucker" können Sie einen anderen Drucker aus Ihrem Netzwerk auswählen. Unter der Grundeinstellung "Aktenverwaltung" - "Prozessautomatisierung" - "Maßnahmen" - "abweichender Drucker" können Sie generell einen Drucker auswählen, der für alle Maßnahmen genutzt werden soll. Nur wenn Sie für die aktuelle Maßnahme einen anderen Drucker benutzen möchten, müssen Sie hier einen etwas eingeben.
Unter "Ausführungsdatum" legen Sie fest, zu welchem Datum die Maßnahme in der Tabelle der offenen Maßnahmen angezeigt/aktiviert werden soll. Ausgangspunkt ist immer das Tagesdatum bei der Anlage der Maßnahme.
Das Datenfeld "Fristsetzung Adressat" ist nur in Verbindung mit dem gleichnamigen Word-Platzhalter nutzbar. Sie finden diesen Platzhalter in Word im Register "Inkasso". Beim Erstellen des Textes denken Sie daher daran, den Platzhalter aus der Auswahlliste der Platzhalter einzufügen. Klicken Sie dazu auf das Symbol "Platzhalter" und wählen den Register "Inkasso", "Fristsetzung Adressat".
Beispiel "vorgerichtliches Mahnschreiben":
Wir fordern Sie auf, die Gesamtforderung bis spätestens «Frist» auf eines unserer unten angegebenen Konten zu überweisen.
Advoware ersetzt bei der Erstellung der Maßnahme automatisch den Platzhalter mit dem aktuellen Tagesdatum zuzüglich der im Datenfeld "Fristsetzung Adressat" angegebenen Tage.
Im Listenfeld "Kopien (Drucken)" legen Sie die Anzahl der zu druckenden Exemplare fest. Wenn die Maßnahme überhaupt nicht gedruckt, sondern per E-Mail versendet werden soll, geben Sie hier eine 0 ein und aktivieren Sie die Option "per E-Mail versenden".
Wenn Sie Advoware Mail aktiviert haben, können Sie zudem eine E-Mail-Vorlage für dien E-Mail-Text hinterlegen. Die Maßnahme und ggf. eine aktuelle Forderungsaufstellung werden als PDF-Anlagen angefügt. Im Falle von automatisierten Mahnungen werden auch die Rechnungen als PDF angefügt.
Falls für die Maßnahme Gebühren erhoben werden, können Sie festlegen, ob die Maßnahme automatisch ins Honorar- und Forderungskonto gebucht werden und ob Umsatzsteuer ausgewiesen werden soll.
ACHTUNG: Sie können nur Gebühren erheben, wenn Sie als "Gruppe" (weiter oben) eigene Maßnahmen auswählen. Die Gebühren geben Sie unter der Grundeinstellung "Aktenverwaltung" - "Inkasso" - "eigene Maßnahmen" ein. Alle Maßnahmen, die dieser Gruppe zugeordnet werden sollen können auch direkt unter der angegebenen Grundeinstellung entworfen werden.
Ist das Optionsfeld "Forderungsaufstellung als Anlage einfügen" aktiviert, kontrolliert Advoware vor Erstellung der Maßnahme, ob bereits eine Forderungsaufstellung erstellt wurde. Im Fall einer automatischen Maßnahme wird die Forderungsaufstellung automatisch aktualisiert und ausgedruckt.
In der nächsten Zeile können Sie wählen, ob die Gebühren dieser Maßnahme direkt in die Forderung übernommen werden sollen.
Achtung: Überprüfen Sie den Text der Maßnahme, wenn Sie diese Option aktivieren. In vielen der von uns mitgelieferten Schriftsätze finden sich Formulierungen wie "Gesamtforderung gem. beiliegender Forderungsaufstellung…" oder "…Weiterhin haben Sie die Gebühren und Auslagen unserer Inanspruchnahme zu tragen, so dass sich die folgende Gesamtforderung ergibt: …". Diese Formulierungen und die zugehörigen Rechnungen sind ggf. entsprechend abzuändern.