Wer hat die Berechtigung zum Öffnen des Kanzlei-Controllings?
Jeder Mitarbeiter, die die Berechtigung "Zeithonorar Statistiken" besitzt, hat uneingeschränkten Zugriff auf das Modul. Mitarbeiter ohne diese Berechtigung können nur die eigenen Einträge sehen. Die Auswahlliste "Sachbearbeiter" ist dann deaktiviert.
Wie kann ich sämtliche Tätigkeiten lückenlos protokollieren?
Aktivieren Sie unter der Grundeinstellung "Kanzleiorganisation" - "Mitarbeiter" im Register "Optionen" für alle Mitarbeiter den Punkt "bei Aktenwechsel autom. die Stoppuhr starten".
Advoware startet bei jedem Aufruf einer Akte die Stoppuhr. Somit kann keine Zeit "vergessen" werden. Rückfragen erfolgen nicht.
Unmittelbar nach dem Programmstart läuft die Uhr noch nicht, weil damit die Erfassung für die zuletzt bearbeitete Akte der letzten Advoware Sitzung beginnen würde. Dies ist in der Regel nicht erwünscht.
Bei einem Aktenwechsel wird die Zeit automatisch in der Datenbank protokolliert. Die Uhr läuft jetzt in der aufgerufenen Akte. Wenn Sie - z.B. bei einem Anruf eines Mandanten - die zweite Stoppuhr starten und die dort erfasste Tätigkeit über "abrechnen" einer anderen Akte zuordnen, startet die erste Stoppuhr in der aktuellen Akte ebenfalls automatisch wieder, wenn das o.g. Häkchen gesetzt ist.
Somit werden sämtliche Zeiten von allen Mitarbeitern aktenbezogen protokolliert. Nur die Beendigung von Advoware oder das Drücken des Pause-Symbols beenden bzw. unterbrechen die Protokollierung.
Wie starte ich bei jedem Aktenwechsel automatisch die Zeiterfassung?
Setzen Sie unter der Grundeinstellung "Kanzleiorganisation" - "Mitarbeiter" im Register "Optionen" das Häkchen "bei Aktenwechsel autom. das Zeithonorarfenster öffnen".
Advoware öffnet bei jedem Aktenwechsel und - wenn die Stoppuhr läuft - beim Beenden des Programms das aus dem Zeithonorarmodul bekannte Eingabefenster. Alle Einträge sind bereits ausgefüllt, Sie müssen nur noch die Tätigkeit bezeichnen und mit "Ok" bestätigen.
In das Zeithonorar wird nur die Dauer übernommen, nicht aber die Zeiten "von" und "bis". Grund: In der Regel dürften über diese Funktion mehrere Tätigkeiten als Summe abgerechnet werden und nicht jede einzelne Tätigkeit.
Beispiel: 10-Minuten Mindestintervall, Beginn 09:00 - 10:30, der Anwalt wurde jedoch um 09:15 durch ein dringendes Telefonat 6 Minuten unterbrochen.
Übernahme ins Zeithonorar: 90 Minuten (84 Minuten plus " Mindestintervall" von 10 Minuten)
Häufig wird eine Akte nur kurz aufgerufen, um etwas nachzusehen. Solche Zeiten möchte ich nicht protokollieren.
Um Kurztätigkeiten (nachsehen, ob eine Zahlung richtig verbucht ist, Zuordnung E-Mail zur Aktengeschichte etc.) gar nicht zu erfassen, geben Sie unter "Kanzleiorganisation" - "Standortverwaltung" im Register "Optionen" ein Mindestintervall für die "Protokollierung" vor.
Bedenken Sie, dass dann keine lückenlose Protokollierung und keine echter Soll-/Istvergleich (Anzeige unter "Budget" und "Stand") mehr gewährleistet ist. Da die Protokollierung keine Rückfragen bewirkt, empfehlen wir, stattdessen nur ein Mindestintervall für das "Öffnen des Zeithonorardialogs" vorzugeben (Siehe nächste FAQ).
Unterschreitet eine Tätigkeit die dort eingegebene Zeit, wird die Tätigkeit nicht protokolliert.
Beispiel: Die angezeigte Gesamtdauer in Akte 1/10 beträgt vor der Tätigkeit 10:00 Minuten, das Mindestintervall 60 Sekunden. Sie fügen eine E-Mail zur Aktengeschichte hinzu und benötigen dafür 20 Sekunden. Die angezeigte Gesamtdauer beträgt jetzt 10:20 Minuten, weil Sie die Option "bei Aktenwechsel autom. die Stoppuhr starten" aktiviert haben. Wenn Sie eine andere Akte aufrufen und wieder in Akte 1/10 zurückkehren, beträgt die Gesamtdauer wieder 10:00 Minuten.
Häufig wird eine Akte nur kurz aufgerufen, um etwas nachzusehen. Solche Zeiten möchte ich nicht in das Zeithonorar übernehmen.
Um Kurztätigkeiten nicht im Zeithonorar zu erfassen, geben Sie unter "Kanzleiorganisation" - "Standortverwaltung" im Register "Optionen" ein "Mindestintervall für autom. Öffnen des Zeithonorardialogs" vor.
Unterschreitet eine Tätigkeit die dort eingegebene Zeit, erscheint kein Zeiterfassungsdialog, wenn Sie unter der Grundeinstellung "Mitarbeiter" die Option "bei Aktenwechsel autom. das Zeithonorarfenster öffnen" gesetzt haben. Wenn Sie für die "Protokollierung" keine Eingabe machen, werden solche Tätigkeiten aber trotzdem für das interne Controlling protokolliert.
Wozu dienen die Anzeigen unter "Budget" und "Stand"?
Es besteht die Möglichkeit, für jede Akte ein Budget festzulegen. Damit können Sie die Rentabilität des Mandats bewerten und bei erheblichen Abweichungen vom geschätzten Aufwand entgegensteuern:
Das Budget bestimmen Sie auf der zweiten Seite der Aktenverwaltung:
Unter der Grundeinstellung "Kanzleiorganisation" - "Mitarbeiter" legen Sie interne Stundensätze für die Verrechnung fest. Dieser Stundensatz ist nicht zu verwechseln mit dem Stundensatz, den Sie dem Mandanten als Honorar tatsächlich in Rechnung stellen.
Wenn Sie eine Akte aufrufen, haben Sie anhand dieser Informationen einen schnellen Überblick, ob das von Ihnen veranlagte Budget bereits überschritten wurde und ob die Wirtschaftlichkeit des Mandats noch gegeben ist.
Zu welchem Zweck dient die zweite Stoppuhr?
Mit der zweiten Stoppuhr können Sie Ihre Tätigkeit in der aktuellen Akte unterbrechen und eine neue Tätigkeit erfassen, ohne erst die Akte wechseln zu müssen. Die (umständliche) Erfassung über mehrere Stoppuhren im Zeithonorarmodul ist nicht mehr erforderlich.
Beispiel: Sie sind gerade für einen Mandanten aus Akte 1/10 tätig und bekommen einen Anruf eines Mandanten aus Akte 2/10. Sie möchten sich sofort auf das Gespräch konzentrieren und nicht erst die richtige Akte über die Suchfunktion auswählen (Advoware Telefonie ist nicht lizenziert). Per Mausklick starten Sie die zweite Uhr. Die erste Uhr wird automatisch angehalten. Nach Beendigung des Gesprächs wechseln Sie in Ruhe in Akte 2/10 und klicken auf -> Akte. Die Zeit wird automatisch in Akte 2/10 übernommen.
Damit keine Zeit "unter den Tisch" fallen kann, ist es nicht möglich, Advoware zu beenden, wenn die Zeit der zweiten Uhr noch keiner Akte zugeordnet oder explizit über "Verwerfen" verworfen wurde.
Wenn Sie Advoware bei laufender erster Uhr beenden, wird die Zeit automatisch der aktuellen Akte zugeordnet.
Wenn Sie über das Zusatzmodul Advoware Telefonie verfügen, unterbricht Advoware jede Zeitmessung und die Uhr läuft direkt über Advoware Telefonie weiter.
Was passiert, wenn unterschiedliche Benutzer gleichzeitig in derselben Akte arbeiten?
Das ist kein Problem. Sämtliche Zeiten werden erfasst. Sobald beide Benutzer die Akte geschlossen haben, wird die Gesamtzeit korrekt angezeigt, sobald Sie wieder in die Akte wechseln.
Beachten Sie, dass die Zeit unter "nicht abgerechnet" stets sachbearbeiterbezogen ist. Dies gewährleistet, dass Advoware die korrekten internen und externen Stundensätze heranziehen kann.
Beispiel: Benutzer A und B arbeiten beide in Akte 1/10 eine Minute. Weitere Tätigkeiten wurden noch nicht erfasst. sowohl für Benutzer A als auch für Benutzer B würden nach einem erneuten Aufruf unter "Gesamtzeit" zwei Minuten und unter "nicht abgerechnet" eine Minute angezeigt.