Ein individuell gestalteter Kenntnisnahmezettel ist ein gutes Beispiel für das Verständnis von Textkörpern:
• Klicken Sie in den Grundeinstellungen "Aktenverwaltung" - "Prozessautomatisierung" auf "Maßnahmen" und auf "Neu".
• Name der Maßnahme: "Kenntnisnahmezettel"
• Adressat: "Mandant"
• abweichender Briefkopf: kann unbelegt bleiben (Standardbriefkopf wird genommen)
• Gruppe: Wählen Sie den Eintrag "eigene Maßnahmen", da es sich nicht um eine Inkasso-Maßnahme handelt und auch keine Gebühren berechnet werden sollen.
• Da der Kenntnisnahmezettel sofort bei der Erstellung ausgeführt werden soll, bleibt das "Ausführungsdatum" unbelegt.
• Auch alle anderen Felder bleiben unverändert.
• Um den Schriftsatz zu erstellen, klicken Sie auf "Übernehmen". Advoware wechselt in Word und vergibt automatisch einen Dateinamen.
• Da Anschrift, Betreff, Briefanrede etc. im Briefkopf enthalten sind, müssen Sie nur den eigentlichen Text eingeben.
Anliegendes Schriftstück übersenden wir Ihnen mit der Bitte um
Kenntnisnahme
Stellungnahme
Erledigung
Rücksprache
Unterzeichnung und Rückgabe
• Die Absätze "Kenntnisnahme", …, "Unterzeichnung und Rückgabe" sind Textkörper. Markieren Sie in der Vorlage den ersten Absatz (Absatzmarke in die Markierung einbeziehen). Klicken Sie auf das Symbol "TK hinzufügen." Die vorgegebenen Speichernamen können Sie beliebig ändern, sollten aber einprägsam sein. In diesem Fall können die Vorgaben 1:1 übernommen werden (eventuell die "unschöne" Absatzmarke am Ende aus dem Namen entfernen). Verfahren Sie mit den anderen Auswahlmöglichleiten genauso.
• Nachdem Sie alle fünf Textkörper eingefügt haben, klicken Sie auf das Advoware-Symbol oben links. Sie befinden sich wieder im Grundeinstellungsfenster. Klicken Sie auf Ok. Die Maßnahme ist fertig und kann über "Akten" - "Prozessautomatisierung" - "neue Maßnahme" aufgerufen werden. Im Register "Schriftsatz" finden Sie die Textköper wieder. Wenn Sie nicht mehr wissen, was sich dahinter für ein Text verbirgt, klicken Sie einen Textkörper an. Advoware zeigt den Text im Vorschaufenster an.
• Angenommen, Sie bitten den Mandanten um "Stellungnahme": Befördern Sie den entsprechenden Eintrag per Doppelklick in die Liste "Variablen und Textköper, die bei der Ausführung verarbeitet werden". Dieser Text wird dann bei der Ausführung eingesetzt.