Schaltfläche "Datei importieren"
• Einzelne Dateien, die im Dateisystem abgelegt sind, können über "Datei importieren" importiert werden. Es öffnet sich das Fenster "Datei öffnen". Suchen Sie hier die Datei, die verarbeitet werden soll.
• Nach dem Einlesen öffnet sich das Fenster "Nachrichten importieren". Dort wird die Datei angezeigt und kann verarbeitet werden.
Schaltfläche "Nachrichten importieren"
• Über diese Maske können EDA-Dateien verarbeitet werden. Die strukturierten EDA-Dateien werden ausgewertet und die enthaltenen Nachrichten den Akten zugeordnet.
• Wenn die Nachrichten per Drag & Drop, die Schaltfläche "Datei importieren" oder den beA-Client empfangen wurden, braucht der obere Teil der Maske (EDA-Datei importieren) nicht beachtet zu werden. Advoware speichert alle EDA-Datei direkt beim Empfangen der Nachrichten oder beim Importieren per Drag & Drop in den Datenbestand, sofern es sich um eine gültige EDA-Datei handelt.
• Wenn die Dateien über das Dateisystem zwischengespeichert werden, müssen diese zuerst importiert werden. Das ist z.B. notwendig, wenn die Nachrichten über den Governikus Communicator empfangen werden.
• Wenn die Dateien über den Governikus Communicator empfangen wurden, wählen Sie über den Button "Governikus Exportverzeichnis" das Postfach aus, über das Sie die Nachrichten empfangen haben. Dort muss vor dem Empfangen einmalig ein frei wählbarer Exportpfad eingestellt (siehe "Import über den Governikus Communicator") werden.
• Sie können den Pfad auch über die Schaltfläche "manuell festlegen" einstellen. Dies ist notwendig, wenn weder der Governikus Communicator, noch der beA-Client verwendet wird.
• Advoware merkt sich die Pfadangabe für den nächsten Start. Wird das Fenster erneut geöffnet, erscheint automatisch die zuletzt eingestellte Pfadangabe. Um Dateien zu suchen und sie einzulesen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Dateien suchen".
• Wurden Dateien gefunden, werden diese in einem neuen Fenster angezeigt. Sie können bestätigen, ob diese Dateien eingelesen werden sollen.
• Wenn Sie auf "Ja" klicken, werden die Dateien eingelesen und die Dateierweiterung wird umbenannt. Hier werden die Dateien in die Datenbank eingelesen. Eine Zuordnung der einzelnen Nachrichten geschieht später.
Dateien verarbeiten
• In der Tabelle werden alle Dateien angezeigt, die eingelesen aber noch nicht verarbeitet (den Akten zugeordnet) wurden.
• Neben dem Datum und der Dateibezeichnung werden noch weitere Informationen angezeigt.
• In der Spalte "Art" wird angezeigt, ob es sich um eine Nachrichtendatei (z.B. Zustellnachrichten, Kostennachrichten, …) oder eine Quittungsdatei (Bestätigung über Datentransfer) handelt.
• Das Häkchen in der Spalte "verarbeiten" wird automatisch gesetzt. Wird es deaktiviert, wird die Datei nicht verarbeitet. Beim nächsten Import wird sie wieder angezeigt.
• In der Spalte "Vorgang" wird angezeigt, was mit der Datei während des Imports geschieht. Quittungsdateien können nur gedruckt werden. Eine Aktenverknüpfung wird nicht angelegt. Nachrichtendateien können importiert/verarbeitet werden.
• In dem Auswahlmenü links über der Tabelle wählen Sie aus, welche Dateien angezeigt werden. Standardmäßig ist dort "Alle EDA-Dateien" eingestellt. Es werden alle Nachrichten- und Quittungsdateien angezeigt. Wählt man "Quittungen", werden alle Quittungsdateien mit der Dateierweiterung "EDA" angezeigt, bei "Nachrichten" alle Nachrichtendateien. Bei "Importierte EDA-Dateien" werden alle Dateien angezeigt, die bereits verarbeitet wurden.
• Die Einstellmöglichkeiten der Häkchen (EDA-Protokoll drucken usw.) können Sie weiter unten unter "Einstellmöglichkeiten für die Verarbeitung" nachlesen.
• Klicken Sie auf "verarbeiten". Es werden nun die ausgewählten Dateien verarbeitet. Für Nachrichtendateien werden Einträge in die Aktengeschichte vorgenommen oder Wiedervorlagen angelegt. Quittungsdateien werden nur ausgedruckt.
Einstellmöglichkeiten für die Verarbeitung
• EDA-Protokoll ausdrucken: Es werden alle Mitteilungen des Gerichts aus den eingelesenen Dateien gedruckt (z.B. Zustellnachricht MB, Kostennachricht MB, Widerspruchsnachricht). Pro Akte wird auf einem eigenen Blatt gedruckt.
• Quittungen löschen ohne zu drucken (empfohlen): Quittungen werden nicht gedruckt, sondern direkt gelöscht. Die Quittungsdateien dienen als Empfangsbestätigung der versendeten Anträge. Eine manuelle Kontrolle spart Papier.
• Titel eintragen bei Zustellnachricht Vollstreckungsbescheid: Bei der Zustellnachricht VB wird automatisch der Titel generiert (Maske Forderungskonto Feld "Bezeichnung des Titels").
• Sachbearbeiter aus Akte eintragen (anstelle von DTA): Ist dieses Häkchen gesetzt, wird bei den eingetragenen Wiedervorlagen und Verfügungen der Sachbearbeiter aus der Akte als Sachbearbeiter eingetragen. Ist das Häkchen nicht gesetzt, wird der "Sachbearbeiter DTA" eingetragen. Hier haben Sie die Möglichkeit, in der Wiedervorlagenliste nur die Wiedervorlage zu filtern, die über dieses Modul angelegt wurden. Wir empfehlen, das Häkchen zu setzen.
• online Akte: Wenn Sie das Modul Advoware online Akte nutzen, können Sie hier festlegen, ob die Einträge automatisch in die online Akte übernommen werden sollen.
• E-Mail-Benachrichtigung versenden: Wenn Sie das Modul Advoware online Akte nutzen, können Sie hier festlegen, ob eine E-Mail-Benachrichtigung an den Mandanten versendet werden soll.
• buchen: Es öffnet sich nach dem Import ein Fenster, wenn Kostennachrichten eingelesen wurden.
• In dem Fenster können die Gebühren „ausgerechnete Zinsen“ für das Mahnverfahren gebucht werden. Grundlage sind die vom Gericht mitgeteilten festgesetzten Kosten. In der Tabelle werden die Einzelheiten der Kostennachrichten für den Mahn- und Vollstreckungsbescheid angezeigt. Bei den Datensatz kann angegeben werden (Häkchen "buchen"), ob der Datensatz berückt werden soll.
Folgende Optionen sind einstellbar:
• Forderungstext, Zinssatz, Basiszinssatz, Forderungsart: Legt Forderungstext, und Zinssatz fest.
• Gebühren Mahnbescheid buchen (als Einzelforderung): Bei einer Kostennachricht MB werden die Gebühren Mahnbescheid gebucht. Bereits gebuchte Forderungen/Honorarbuchung werden gelöscht.
• Gerichtskosten buchen: Bei einer Kostennachricht MB werden die Gerichtskosten in das Forderungskonto und Auslagenkonto gebucht.
• Gebühren Vollstreckungsbescheid (als Einzelbuchung): Bei dieser Option werden die Gebühren für den VB als Einzelforderungen gebucht.
• Gebühren als festgesetzte Kosten buchen: Hier werden die Gebühren für das Mahnverfahren als Summe in einer Forderung/Honorarbuchung gebucht. Bereits bestehende Buchungen werden gelöscht. Als Forderungstext und Zinsdaten werden die Daten aus dem oberen Teil dieser Maske eingetragen.
• Gerichtskosten als separate Forderungen: Ist diese Option nicht gesetzt, werden die Gerichtkosten in der Forderung "festgesetzte Kosten" addiert. Ist die Option gesetzt, wird eine Einzelforderung gebucht. Im Mandantenkonto wird immer eine separate Buchung im Auslagenkonto vorgenommen.
• Mandantenbuchhaltung buchen: Legt fest, ob auch das Mandantenkonto bebucht werden soll.
• Vom Gericht ausgerechnete Zinsen buchen/Forderungstext: Wurde beim Mahnantrag angegeben, dass das Gericht die Zinsen für die Hauptforderungen ausrechnen soll, werden in der Kostennachricht die ausgerechneten Zinsen mitgeteilt. Ist diese Option aktiviert, werden die ausgerechneten Zinsen in das Forderungskonto eingetragen. Forderungsdatum ist das Erlassdatum, Forderungstext kann in dem Feld rechts angegeben werden. In der Forderungsaufstellung werden diese unter "Zinsen" ausgegeben. Bei allen Hauptforderungen wird der Zinsbeginn auf Erlassdatum + 1 Tag geändert.
• Zeitraum: Filtert nach dem Importdatum der EDA-Datei (nicht nach dem Datum der Kostennachricht).