advotime - Abrechnungen

Klicken Sie in der Programmstartleiste auf "Aktenverwaltung" - "Honorar" - "akten- oder mandantenbezogene Abrechnung".

Wenn Sie alle Zeitangaben erfasst haben, können Sie mit diesem Menü die endgültige Rechnung erstellen. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, mandanten- oder aktenbezogen abzurechnen.

    Geben Sie bei der aktenbezogenen Abrechnung oben die Akte ein und in den anderen Feldern die entsprechenden Angaben. Sie erhalten eine Übersicht aller Rechnungen der oben eingegebenen Akte. Darunter sehen Sie alle Rechnungspositionen mit dem dazugehörigen Honorar. Durch Anklicken des Häkchens unter "abr." (= abrechnen) können Sie auswählen, welche Posten berücksichtigt werden sollen.

    Bei der mandantenbezogenen Abrechnung muss man für Buchungen eine Sammelakte angeben. Die Tätigkeiten stammen im Regelfall aus mehreren Akten. In dieser Sammelakte müssen auch alle Auslagen erfasst werden!

    Wenn Sie in den Modulen "aktenbezogene Auswertung" und "mandantenbezogene Auswertung" einen Zeitraum eingestellt haben, wird dieser bei der Abrechnung automatisch übernommen, wenn Sie markierte Tätigkeiten aus dem Kontextmenü ("markierte Tätigkeiten abrechnen") aufrufen.

Nachdem Sie die Rechnung fertig gestellt haben stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

    Nachlass: Über das Prozent-Symbol können Sie einen Nachlass auf die Gebühren und die Auslagenpauschale gewähren. Weitere steuerpflichtige Auslagen gehen nicht in die Berechnung eines prozentualen Abschlags ein. Sie können auch einen Pauschalbetrag angeben.

    vorhandene Rechnung in gespeicherten Dokument aktualisieren: Falls Sie eine Rechnung nachträglich ändern, Sie diese aber schon ausgedruckt haben, wird bei einer Änderung der Rechnung auch das Word-Dokument geändert.

ACHTUNG: wenn Sie die Rechnung schon versendet haben, sollten Sie den Differenzbetrag gut schreiben bzw., nachberechnen.

    in Musterrechnung einfügen: Advoware bietet Ihnen zahlreiche Vorlagen mit vorbelegten Standardtexten, in die Sie Ihre Rechnungen einfügen können. Diese Vorlagen sind nach Empfängerart gelistet (Tastenkombination für den 1. Mandanten: Alt + 1).

    in aktuelles Dokument einfügen: Die Rechnung wird in das aktuell in Word geöffnete Dokument an die Position des Mauszeigers eingefügt (Tastenkombination Alt + 2).

    in Favoritenrechnung einfügen: nach erstellter Favoritenrechnung wird die Rechnung dort eingefügt, Änderungen sind dann nicht mehr möglich. Favoritenrechnungen erstellen Sie in den Grundeinstellungen.

    als Entwurf speichern: Sie speichern zunächst die Rechnung, ohne sie auszudrucken. Die Rechnung wird dann unter "bisherige Rechnungen" (Strg + Umschalt + R) aufgelistet aber nicht gebucht. Im Kästchen "berechnet" ist kein Häkchen, daran erkennen Sie, dass die Rechnung noch nicht versendet wurde. Sie können die Rechnung noch ändern: klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Rechnung und wählen dann "Rechnung ändern". Sie gelangen dann wieder in das Rechnungsmodul

    Aufteilung auf mehrere Rechnungsempfänger: Für Rechnungen, die anteilig auf mehrere Rechnungsempfänger verteilt werden, vergibt Advoware für jede gesplittete Rechnung eine eigene Rechnungsnummer (Tastenkombination Alt + 3). Die Verteilung kann als prozentualer Anteil am Gesamtbetrag oder als Aufteilung auf feste Rechnungsbeträge erfolgen.

Werden Tätigkeiten unterschiedlicher Sachbearbeiter abgerechnet, schlägt Advoware eine automatische Honorarverteilung vor, wenn Sie die Grundeinstellung Optionen - "bei mehreren Sb. in einer Abrechnung autom. Honorarverteilung vorschlagen" aktiviert haben

Bereits erstellte Rechnungen können nachträglich per Doppelklick aus dem Modul "bisherige Rechnungen" geändert werden. Es ist auch möglich, die Rechnung aus dem Modul "bisherige Rechnungen" zu einem späteren Zeitpunkt in einen Schriftsatz einzufügen.