Mit advotime können Sie Zeiten über eine "Stoppuhr" vom Programm erfassen lassen oder manuell über einen Dialog eingeben (Z.B. Auswärtstermine). Bei der Stoppuhrfunktion haben Sie die Möglichkeit die Zeit über das Modul "Abrechnung nach Zeit" zu erfassen oder direkt über eine zusätzliche Symbolleiste, die - wenn Sie es wünschen - immer sichtbar ist. Das Arbeiten mit der Symbolleiste wird im Kapitel Kanzlei-Controlling und automatische Zeiterfassung behandelt. Wenn Sie die Stoppuhr-Funktion verwenden, können Sie mehrere Akten gleichzeitig bearbeiten. Die Stoppuhr läuft immer nur im aktuell geöffneten Fenster.
Klicken Sie in der Programmstartleiste auf Aktenverwaltung - Honorar - Abrechnung nach Zeit - akten- oder mandantenbezogene Erfassung.
Klicken Sie auf "Zeit erfassen" oder drücken Sie F2. Sie
können nun wählen, ob Sie manuell Ihre Eingaben machen möchten oder ob Sie
direkt die Stoppuhr laufen lassen möchten. Bei der manuellen Eingabe Klicken Sie
auf (F2), für die Stoppuhr
drücken Sie F6 oder klicken auf das Stoppuhr-Symbol.
Wählen Sie eine Akte und den Mandaten aus, für den das Honorar erfasst werden soll.
In der Grundeinstellung "Aktenverwaltung" - "Akten" - "Standardwerte für Listen" - "Beteiligte" können beliebige Beteiligtenarten für die Zeithonorarerfassung aktiviert werden (Voreinstellung: Erfassung nur für "Mandanten").
• Wählen Sie den Sachbearbeiter aus.
• Der vorgeschlagene Stundensatz wird vom Programm ermittelt. Ausführliche Informationen erhalten Sie im Kapitel Vorbelegung der Stundensätze in advotime.
• Die Vorgabe für das Datum ist das aktuelle Systemdatum des Servers.
Unter der Grundeinstellung Aktenverwaltung" - "Honorar" - "Abrechnung nach Zeit" - "Optionen - "voreingestellter Sachbearbeiter" legen Sie fest, ob bei der Erfassung von Tätigkeiten der angemeldete Benutzer oder der Sachbearbeiter der Akte aus dem Modul "Akte bearbeiten" voreingestellt ist.
• Bei
der Erfassung über die Stoppuhr läuft im Datenfeld "Dauer" eine Uhr, um die Zeit
der aktuellen Tätigkeit festzuhalten. Sie läuft so lange, bis Sie auf das Symbol
rechts neben dem Feld "Dauer"
klicken. Enthält das kleine Quadrat einen roten Punkt, so steht die Uhr, ist es
grün läuft sie weiter. Sie können eine Tätigkeit auch unterbrechen, indem Sie
auf "Pause" in der Menüleiste klicken. Um mit der Tätigkeit fortzufahren,
klicken Sie erneut auf "Pause". Sie können gleichzeitig mehrere Fenster für
verschiedene Mandanten geöffnet halten. Sobald Sie in ein anderes Fenster
wechseln, hält die Uhr automatisch im zuletzt aktiven Fenster an und startet im
neu ausgewählten Fenster.
• Bei der manuellen Eingabe können Sie in den Eingabefeldern "von" und "bis" die Anfangs- und Endzeit Ihrer Tätigkeit angeben. Die Dauer wird dann automatisch berechnet. Wenn Sie in Ihrer Auswertung auf den Ausweis der Anfangs- und Endzeiten verzichten, genügt die Eingabe der Dauer.
• Beträge können auch ohne Eingabe von Zeiten als Pauschale erfasst werden. Geben Sie einfach im Datenfeld "Stundensatz/Pauschale" den Betrag ein und lassen Sie die Felder "von", "bis" und "Dauer" leer.
• Sie können Zeiten dezimal (geben Sie für 75 Minuten z.B. "1,25" ein) oder im Format hh:mm eingeben (75 Minuten entsprechen dann 01:15). Wählen Sie den entsprechen Eintrag aus der Auswahlliste. Das Programm merkt sich die zuletzt gewählte Einstellung für den nächsten Programmstart.
Wenn Sie dezimal erfassen, werden alle Zeiten mit sechs Nachkommastellen ausgewiesen. Dies erfolgt, damit mathematisch bedingte Rundungsfehler sich nicht auf die Beträge auswirken. Rundungsfehler könnten andernfalls entstehen bei der Gesamtsumme der einzelnen Beträge oder beim zeilenweisen Produkt aus "Zeit * Stundensatz".
• Geben Sie die Bezeichnung der Tätigkeit ein oder wählen Sie eine Tätigkeit aus dem entsprechenden Listenfeld aus. Weiterhin steht noch ein Textfeld für weitere Anmerkungen zur Verfügung.
• Wenn Sie die Option "Tätigkeiten nicht abrechnen" anklicken, erscheint die Tätigkeit in der Auswertung, wird aber dem Mandanten nicht in Rechnung gestellt.
• Klicken Sie entweder auf "Neu", wenn Sie weitere Eingaben für weitere Mandanten machen möchten oder auf Ok, dann verlassen Sie das Fenster.
Wenn die Akte bereits abgelegt wurde oder wenn das Datum in der Zukunft liegt, erfolgt eine Warnmeldung.
In den Grundeinstellungen – Kanzleiorganisation – Benutzergruppen – Register "Recht II" können Sie vorbelegen, ob nur die eigenen Tätigkeiten angezeigt werden sollen.