Die Erfassung steuerpflichtiger Auslagen erfolgt über ein Auslagenblatt. Alle möglichen Auslagenarten werden in einer Tabelle angezeigt. Es müssen nur die Anzahlen bzw. Beträge eingetragen werden. Im
Sie können das Auslagenblatt direkt bei der Rechnungserstellung öffnen.
Alternativ starten Sie die Auslagenerfassung über die
Programmstartleiste "Aktenverwaltung" - "Honorar" (Umschalt + Strg + A). Dort
öffnen Sie über das
Auslagenblatt.
Klicken Sie in der linken Spalte auf die zu berechnende Auslage und der Cursor springt sofort in die "richtige" Stelle (je nach Auslagenart Anzahl oder Betrag).
In der Spalte Text können Sie optional einen individuellen, erläuternden Bemerkungstext hinzufügen. Dieser erscheint im Rechnungsdokument.
Möchten Sie Auslagen für ein anderes Datum eingeben, tragen
Sie dieses zuvor im Datumsfeld ein. Aktivieren Sie mit dem
Zeichen am Zeilenende eine neue
Auslagenzeile, um eine weitere Zeile für die neue Auslage zu erhalten.
Nachdem Sie alle Auslagen erfasst haben, bestätigen Sie mit Ok. Die Auslagen werden jetzt in der Auslagenerfassung angezeigt.
Alle Auslagen werden als Kostenposition in die nächste oder aktuell geöffnete Rechnung übernommen. Dort können sie aber nicht bearbeitet werden, dazu muss wieder das Auslagenblatt geöffnet werden.
Erläuterungen
Auslagen, die mehrfach pro Vorgang anfallen können, z.B. Fahrtkosen, Abwesenheitsgeld oder sonstige Auslagen, können durch Anklicken des Plus-Zeichens am rechten Rand wiederholt eingegeben werden.
In der Spalte Text können Sie optional eine nähere Beschreibung der Auslage als zusätzlich Information für den Rechnungsempfänger angeben.
Wenn Sie eine Auslagenart in der ersten Spalte anklicken, erscheint der Mauszeiger sofort an der richtigen Stelle (je nach Auslagenart die Spalte Anzahl oder Betrag).
Dient eine Reise mehreren Geschäften, sind die entstandenen Auslagen nach den Nummern 7003 bis 7006 nach dem Verhältnis der Kosten zu verteilen, die bei gesonderter Ausführung der einzelnen Geschäfte entstanden wären. In der Spalte Anteil können Sie die Positionen für Fahrtkosen und Abwesenheitsgeld über das Kontextmenü anteilsmäßig aufteilen.
Möchten Sie eine Anteilsberechnung für Nr. 7004 - Fahrtkosten (andere Verkehrsmittel) durchführen, geben Sie zuerst den Betrag und dann den Anteil an.
In die Spalte Datum wird immer das voreingestellte Datum aus der Symbolleiste des Fensters übernommen. Möchten Sie z.B. in einem Vorgang Abwesenheitsgelder für zwei verschiedene Tage erfassen, ändern Sie das Datum vor der Erfassung entweder in der Symbolleiste oder manuell nach der Eingabe in der Spalte Datum.
Sonderfall Porto
Möchten Sie alle bisher angefallenen Portokosten aus der
Aktengeschichte erfassen, aktivieren Sie die Option. Es erscheinen im Formular alle
Schriftsätze, die bisher für den Mandanten verfasst worden sind.
Diese Option wurde ausgelagert, da viele Kanzleien generell die Auslagenpauschale in Rechnung stellen und das Auslagenblatt übersichtlicher halten möchten. Advoware merkt sich aber die zuletzt gewählte Einstellung.
Wenn Sie mehrere Schreiben markieren, können Sie einen einheitlichen (von Ihnen in den Grundeinstellungen Porto hinterlegten) Portobetrag auswählen.
Sie haben zwei Möglichkeiten, Ihr Porto zu erfassen. Zum einen können Sie Ihr Porto über das Fenster "Auslagen erfassen" erfassen.
Zum anderen können Sie Ihr Porto über das Fenster "Porto erfassen" erfassen.
Ihr erfasstes Porto wird Ihnen in Ihrer Rechnung unter der Nr. 7001 RVG angezeigt. Diese befindet sich in derselben Zeile wie auch die Auslagenpauschale nach Nr. 7002 RVG.