Der Menüpunkt "Auswertungen" bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, um Ihre Honorare und Arbeitsstunden statistisch auszuwerten:
Über den Menüpunkt "Auswertungen" können Sie die vorgenommenen Abrechnungen für einen frei wählbaren Zeitraum einsehen und ausdrucken. Sie haben die Möglichkeit, nach Akten- oder mandantenbezogen, Sachbearbeiter, Referat oder nach Tätigkeiten Auswertungen zu selektieren.
Sie können sich z. B. das "Datum", "Von" und "Bis" aufsteigend oder absteigend sortieren. Hierzu klicken Sie auf eine der drei Überschriften mit der rechten Maustaste. Wählen Sie nun entweder "Aufsteigend sortieren" oder "Absteigend sortieren". Die Sortierung können Sie über "Optionen" – "Tabelleneinstellungen speichern" abspeichern. Wichtig ist, dass sie nicht alle drei gleichzeitig sortieren können, sondern entweder nur nach "Datum", oder Sie sortieren nach "Von" oder "Bis".
Die Benutzer der Auswertungen müssen in den Grundeinstellungen (Kanzleiorganisation - Mitarbeiter) einer Gruppe angehören, die die Berechtigung zur Anzeige der Auswertungen hat. Für alle anderen Mitarbeiter sind die Menüpunkte nicht sichtbar.
Aktenbezogene Auswertung: Nach Eingabe des Aktenzeichens/Rubrums werden alle erfassten Daten für die gewählte Akte angezeigt. Sie können gleichzeitig nach Zeitraum, Tätigkeit, Sachbearbeiter, nur offene Summen und die Summe des jeweiligen Sachbearbeiters selektieren.
Mandantenbezogene Auswertung: Diese Auswertung zeigt Ihnen alle im Zeithonorar bebuchten Akten an, in denen der eingegebene Beteiligter als "Mandant" vorkommt. Bei Großmandanten, die in sehr vielen Akten vorkommen ist diese Anzeige sehr hilfreich, um einen Überblick zu erhalten.
Kontextmenü für akten- und mandantenbezogene Auswertungen:
Mit einem Klick der rechten Maustaste auf eine gewünschte Zeile können Sie
• die erfassten Daten ändern
• den Stundensatz ändern
• eine Rechnungsnummer zuweisen
• die Zeile löschen
• die Tätigkeit für die Abrechnung frei geben
• festlegen, dass die angezeigt Tätigkeit nie zur Abrechnung vorgeschlagen werden soll
• festlegen, dass die markierte Tätigkeit abgerechnet werden soll.
Falls die Tätigkeit schon abgerechnet wurde, können Sie mit einem Klick auf "Rechnung" eine Rechnung erstellen. Der zuvor eingestellte Zeitraum wird dann in der Rechnung als Leistungszeitraum übernommen.
Sachbearbeiterbezogene Auswertung: Die Auswahlmöglichkeiten sind die gleichen wie bei der aktenbezogenen Auswertung, nur können Sie hier eine Auswertung pro Sachbearbeiter vornehmen.
Referatsbezogene Auswertung: Die Auswahlmöglichkeiten sind die gleichen wie bei der aktenbezogenen Auswertung, nur können Sie hier eine Auswertung pro Referat vornehmen.
Tätigkeitsbezogen Auswertung: Die Auswahlmöglichkeiten sind die gleichen wie bei der aktenbezogenen Auswertung, nur können Sie hier eine Auswertung pro Tätigkeit vornehmen.
Wirtschaftlichkeitsanalyse: Über diese Auswertung können Sie die Wirtschaftlichkeit Ihrer Mandate überprüfen. Diese Auswahl zeigt an
• wie viele Stunden bereits abgerechnet wurden
• wie viele stunden noch nicht in Rechnung gestellt wurden
• wie viele Stunden nicht abgerechnet werden sollen
• die Summe der Stunden
• das abgerechnete und nichtabgerechnete Honorar
• die Summen der Honorare für abrechenbare und nicht abrechenbare Honorare.
Advoware berücksichtigt Honorare aus dem Zeithonorar und die ins Soll gestellten Honorare.
Sie können nach Zeitraum, Sachbearbeiter, Referat und Abrechnungsart (Zeithonorar, kein Zeithonorar oder beides) weitere Differenzierungen vornehmen.
• Treffen Sie über die Symbolleiste die gewünschten Einstellungen und wählen Sie den Zeitraum aus, für den die erfassten Zeiten angezeigt werden sollen. Diese Zeiträume in den akten- und mandantenbezogenen Auswertungen werden in der Rechnung als Voreinstellung für den Abrechnungszeitraum berücksichtigt. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf "markierte Tätigkeiten abrechnen".
• Wenn Sie das Häkchen "nur offene" deaktivieren, zeigt das Programm auch bereits abgerechnete Tätigkeiten an. In der Übersicht erscheint dann eine neue Spalte mit der Rechnungsnummer. Zum Einsehen der Rechnung klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Zeile und wählen den Punkt "Rechnung".
Weitere Optionen:
• Tätigkeit löschen: markieren Sie den entsprechenden Eintrag und drücken <Entf>.
• Übersicht ausdrucken: Klicken Sie auf das Druckersymbol.
• Zeitangaben können in den Auswertungen optional im Format "hh:mm" (Stunden - Minuten) angezeigt und ausgegeben werden Leistungsübersicht.
• Leistungsübersichten können aus dem Kontextmenü des Moduls "Bisherige Rechnungen" zu jedem beliebigen Zeitpunkt in ein Word-Dokument übernommen werden. Wenn Sie bei der Abrechnung in der Tabelle der abzurechnenden Tätigkeiten die Sortierung verändern, wird diese in die Leistungsübersicht übernommen. Die Sortierung wird aus Advoware in im Worddokument beibehalten!
• Werden in einer Abrechnung Tätigkeiten unterschiedlicher Sachbearbeiter abgerechnet, können Sie über eine die Grundeinstellung "Aktenverwaltung" - "Honorar" - "Abrechnung nach Zeit" - Optionen festlegen, ob das Programm automatisch eine Honorarverteilung vorschlägt.
• Sie können die Daten nach Microsoft Excel oder in die Zwischenablage exportieren, um zum Beispiel Statistiken zu erstellen oder weiter zu bearbeiten.