Welche Rechnungen müssen mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer vergeben werden?
Ein Rechtsanwalt ist verpflichtet, eine Rechnung mit den Pflichtinhalten gemäß § 14 Abs. 4 UStG zu erteilen, wenn er eine Beratung oder sonstige anwaltliche Dienstleistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person erbringt. Das gesetzliche Gebot zur Vergabe von fortlaufenden Rechnungsnummern bezieht sich also nur auf Honorarrechnungen, die an Unternehmer adressiert werden.
Die fortlaufende Nummerierung ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug des Mandanten. Bei Beratungen gegenüber Nicht-Unternehmern oder bei Beratungen gegenüber Unternehmern, die nicht deren Unternehmen betreffen, besteht keine umsatzsteuerrechtliche Pflicht zur Erteilung einer Rechnung. Die Rechnung ist aber zivilrechtliche Voraussetzung dafür, dass das Honorar gefordert und eingeklagt werden kann. Es gilt nicht
• für die Berechnung von Anwaltshonoraren in der Berechnung eines Verzögerungsschadens gemäß § 280 Abs. 2 BGB gegenüber dem Anspruchsgegner des eigenen Mandanten
• in Kostenfestsetzungsanträgen
• in Abrechnungen im Rahmen der Prozesskostenhilfe
• in Kostenberechnungen gegenüber der Rechtsschutzversicherung des Mandanten oder der Berufshaftpflichtversicherung des Anspruchsgegners in Kostenberechnungen gegenüber Dritten, die sich schuldrechtlich an der Begleichung der Anwaltshonorare beteiligt haben.
Werden von einem Mandanten lediglich Gerichtskosten angefordert, geht es nicht um das Entgelt für eine anwaltliche Dienstleistung, sondern um die Berechnung durchlaufender Posten. Eine fortlaufende Rechnungsnummer darf nicht vergeben werden.
Wir empfehlen, sämtliche Honorarrechnungen mit einer fortlaufenden Nummer zu versehen.
Müssen für mehrere Rechtsanwälte getrennt fortlaufende Rechnungsnummern vergeben werden?
Nein.
Wie erreiche ich eine eindeutige Rechnungsnummernvergabe bei mehreren Datenpools?
Kanzleien, die mit mehreren Datenpools arbeiten, können das Kürzel des Datenpools über die Grundeinstellung Aktenverwaltung" - "Honorar" - "Rechnungsnummer" - "Ausgabeformat in die Rechnungsnummer integrieren. Somit ist eine kanzleiweite Eindeutigkeit der Rechnungsnummern sichergestellt. Das Kürzel können Sie eingeben unter der Grundeinstellung "Kanzleiorganisation".
Was mache ich, wenn ich versehentlich eine Rechnungsnummer vergeben habe?
Wenn keine weiteren Rechnungen erstellt wurden, können Sie die Rechnung noch im Modul "bisherige Rechnungen" löschen. Die Rechnungsnummer wird dann neu vergeben. Wurden bereits weitere Rechnungen erstellt, ist eine "spurlose" Löschung nicht mehr möglich, da sonst unerlaubte Lücken im Rechnungsnummernregister entstehen würden. Sie müssen dann einen Löschungsgrund angeben. Grund: Schriftstücke über versehentlich vergebene Rechnungsnummern sind aufzubewahren und zu erläutern, warum keine Rechnung nach § 14 UStG vorliegt.
Wie erstelle ich Testrechnungen oder Entwürfe?
Wenn beim Erstellen der Rechnung das Kontrollfeld "Rechnungsnummer vergeben" deaktiviert ist, wird keine Rechnungsnummer vergeben. Die Rechnung erscheint unter den "bisherigen Rechnungen" als Entwurf in grüner Schrift. Wenn zusätzlich das Kontrollfeld "Rechnung buchen" deaktiviert ist, erscheint die Rechnung auch nicht in der Mandantenbuchhaltung.
Wie erstelle ich aus mehreren Entwurfs- oder Vorschussrechnungen eine Gesamtrechnung?
Sie können im Modul "bisherigen Rechnungen" aus mehreren Entwurfsrechnungen eine Gesamtabrechnung erstellen, indem Sie die markierten Rechnungen in ein Word-Dokument einfügen. Advoware fragt, ob eine Rechnungsnummer vergeben und die Rechnung gebucht werden soll. Falls eine Rechnungsnummer vergeben wird, werden die Entwürfe gelöscht. Die Gesamtrechnung bekommt eine neue Rechnungsnummer und enthält zusätzlich zu den Einzelrechnungen den Ausweis der insgesamt angefallenen Umsatzsteuer und den Gesamtbetrag. Der Vorgang ist buchungsneutral.
Wie korrigiere ich nachträglich eine Rechnung mit falschem Betrag?
Wenn Sie die Rechnung noch nicht abgeschickt haben, können
Sie diese per Doppelklick aus dem Modul "bisherige Rechnungen" öffnen und
korrigieren. Klicken Sie anschließend auf das Symbol , dann öffnet Advoware unmittelbar den
zugehörigen Schriftsatz mit der korrigierten Rechnung. Auch die entsprechende
Honorarbuchung wird entsprechend korrigiert.
Wenn Sie die Rechnung bereits abgeschickt haben, können Sie diese gutschreiben und eine neue Rechnung erstellen.
Wie berücksichtigt Advoware die Anrechnungsvorschriften?
Advoware berücksichtigt automatisch das BGH-Urteil vom 7. März 2007 (Az.: VIII ZR 86/06):
• Ist nach der Vorbemerkung 3 Abs. 4 zu Nr. 3100 VV RVG eine wegen desselben Gegenstands entstandene Geschäftsgebühr anteilig auf die Verfahrensgebühr des gerichtlichen Verfahrens anzurechnen, so vermindert sich nicht die bereits entstandene Geschäftsgebühr, sondern die in dem anschließenden gerichtlichen Verfahren anfallende Verfahrensgebühr.
• Die Entscheidung besagt, dass die zuerst entstehende Geschäftsgebühr in voller Höhe bestehen bleibt und sich durch die Anrechnung die Verfahrensgebühr verkürzt und nicht die Geschäftsgebühr.
• Welche Anrechnungsvorschriften im Einzelnen automatisch berücksichtigt werden, sehen Sie, wenn Sie in den Grundeinstellungen den Punkt Aktenverwaltung" - "Honorar" - "Abrechnung nach RVG/VV" - "Anrechnungsvorschriften auswählen. Jedes Mal, wenn Sie zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung eine Rechnungsposition aktivieren, überprüft das Programm anhand dieser Liste automatisch, ob die gerade ausgewählte Gebühr auf eine der anderen zuvor ausgewählten Gebühren angerechnet werden kann und schlägt diese dann vor.
• Advoware öffnet das Dialogfenster "Anrechnung durchführen" und schlägt als Bezugsgebühr für die Anrechnung erst einmal die Gebühr vor, die unmittelbar oberhalb der angeklickten Gebühr in der Rechnung ausgewählt wurde (sind mehrere Auslagenpauschalen in der Rechnung vorhanden, werden diese übersprungen). Wenn Sie die Gebühr auf eine andere Gebühr anrechnen möchten, klicken Sie auf das Kontrollfeld "alle in Rechnung gestellten Gebühren dieser Akte anzeigen". Advoware listet dann sämtliche Gebühren auf, die in dieser Akte - also auch in vergangenen Rechnungen - bisher berechnet wurden.
• Bei Bußgeld- und Strafsachen erfolgen keine automatischen Anrechnungen. Das Programm überprüft jedoch, ob in der Akte in vergangenen Rechnungen bereits eine Grundgebühr gem. Nr. 4100/4101 oder 5100 VV berechnet wurde und gibt einen Warnhinweis, wenn eine dieser Gebühren erneut berechnet werden soll.
• In den Anrechnungsvorschriften nicht berücksichtigt wurden die Gebühren 3335 - 3337 VV. Nach § 16 Nr. 2 RVG sind das Verfahren über die Prozesskostenhilfe und das Verfahren, für das die Prozesskostenhilfe beantragt wurde, dieselbe Angelegenheit. Der RA erhält die Gebühr des Nr. 3335 VV also nicht zusätzlich zur Verfahrensgebühr Nr. 3100 VV, sondern kann nach § 15 Abs. 2 Satz 1 RVG die Gebühren nur einmal fordern.
• Ebenfalls nicht berücksichtigt wurden die Gebühren für Beratungshilfe Nr. 2500 ff. VV, da diese in der Regel über das gesonderte Modul "Beratungshilfe" in Rechnung gestellt werden. Das Programm gibt aber einen entsprechenden Hinweis, wenn die Gebühren zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung bereits abgerechnet wurden. Sie können die Anrechnung dann programmunterstützt über die rechte Maustaste vornehmen.
Beim Einfügen einer neuen Rechnung in eine Musterrechnung schlägt das Programm die "Standardkostenrechnung..." vor und nicht die unter der Grundeinstellung "Honorar" - "Musterrechnungen" in der Spalte "Schriftsatz" die für die Beteiligtenart "Mandant" eingegebene Vorlage.
Die Grundeinstellung greift nur, wenn Sie bei der Speicherung der Rechnung unter den "angezeigten Word-Vorlagen" den Eintrag "beteiligtenspezifische Vorlagen" auswählen. Advoware merkt sich die zuletzt gewählte Einstellung.
Wie berechne ich eine Terminsgebühr ohne Termin?
In Verfahren, in denen grundsätzlich eine mündliche Verhandlung vorgeschrieben ist, fällt eine Terminsgebühr auch bei Entscheidung ohne mündliche Verhandlung, schriftlichem Vergleich oder angenommenem Anerkenntnis an. Die Höhe der Gebühr beträgt fix 90% der Verfahrensgebühr beim Sozialgericht und BSG, 75% der Terminsgebühr beim LSG. Diese Terminsgebühr ohne Termin wurde in die Rechnungen eingepflegt und kann unterhalb der Terminsgebühr 3106 ausgewählt und für Vorlagen unter der Grundeinstellung zum RVG Vorbelegung der Rechnungspositionen voreingestellt werden:
Wird die Bezugsgebühr (Verfahrensgebühr) zuerst ausgewählt, wird die fiktive Terminsgebühr automatisch berechnet.
automatische Berechnung der Einigungsgebühr 1005
Nach der gesetzlichen Regelung entspricht die Einigungsgebühr 1005 in der Höhe der Geschäftsgebühr 2302 und die Einigungsgebühr nach 1006 (gerichtl. Verfahren) (Berufung, Revision) der Verfahrensgebühr 3102. Wird die Geschäfts-/Verfahrensgebühr zuerst aktiviert, übernimmt Advoware die Höhe automatisch.
Aktenversendungspauschale Nr. 9003 GKG KostVerz.
Nach bisher einheitlicher Auffassung in Literatur und Rechtsprechung ist der Rechtsanwalt, der Akteneinsicht beantragt, selbst Kostenschuldner der Aktenversendungspauschale. Die entstehenden Kosten sind also kein durchlaufender Posten, sondern dem Mandanten zzgl. der Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen! Ein anders lautendes Urteil des Amtsgerichts Dessau vom 07.12.2006 (Aktenzeichen 4 C 655/06) dürfte keinen Einfluss auf die Praxis der Finanzämter bei Außenprüfungen haben zumal nur der Rechtsanwalt, nicht aber der Mandant ein Akteneinsichtsrecht hat und damit der Rechtsanwalt auf eine eigene Kostenschuld zahlt. Diese Kosten muss er unter Hinzusetzung des geltenden Umsatzsteuersatzes an den Mandanten weiterleiten, will er spätere Nachforderungen des Finanzamtes verhindern.
Über die Auslagenerfassung besteht die Möglichkeit, die Aktenversendungspauschale als gesonderte Position steuerpflichtig abzurechnen.