Öffnen Sie in der Aktenverwaltung (Strg + "A") das Register "Akte Seite 2". Klicken Sie auf "Vergütungsvereinbarung".
• Im Register "Vereinbarung/Schriftsatz können Sie Vereinbarungen treffen und entsprechende Schriftsätze als Mustertext hinterlegen:
• Klicken Sie auf "Hinzufügen", um eine neue Zeile einzufügen. Wählen Sie in der Spalte "Mandant" den Mandanten aus. Wählen Sie in der Spalte "Vereinbarung" einen Mustertext aus. Es werden alle Schriftsätze aus dem Windows-Explorer-Ordner Advoware\Vergütungsvereinbarungen aufgelistet.
• Nach der Auswahl erscheint in der linken Spalte ein Symbol für den ausgewählten Schriftsatz. Mit einem Doppelklick auf das Symbol öffnet sich Word und fügt den Text mit allen ausgefüllten Platzhaltern in den Standardbriefkopf ein.
• Nach dem Speichern in Word steht in der Spalte Vereinbarung (2. Seite Akte) der Speichername. Mit einem Doppelklick können Sie den erstellten Schriftsatz sofort öffnen.
• Für das Zeithonorarmodul können Sie im Register "Zeithonorar 1" für jeden Kanzleimitarbeiter einen individuellen Stundensatz hinterlegen.
• Die Spalte mit dem Betrag zeigt an, wie aufgrund der aktuellen Einstellungen standardmäßig allgemein abgerechnet würde:
• Wenn Sie in der Spalte "Vereinbarung" ein Häkchen setzen, signalisiert dies, dass es in dieser Akte eine Abweichung gibt.
• Ausführliche Informationen erhalten Sie im Kapitel Vorbelegung der Stundensätze in advotime.
• Im Register "Zeithonorar 2" können Sie eine nach Stunden gestaffelte Vereinbarung speichern und zusätzlich - optional - ein zeitunabhängiges Grundhonorar (Pauschale) eingeben. Dieser Betrag wird grundsätzlich in Rechnung gestellt, egal wie viel Stunden Sie tätig sind. Die Pauschale kann mehrmals pro Akte abgerechnet werden, allerdings erfolgt ein Warnhinweis, wenn eine Pauschale bereits in Rechnung gestellt wurde.
• Vergütungsvereinbarungen zu einer Akte oder zu einem Mandanten (jeweils im Register "Seite 2" in den Modulen Akten und Adressen) erlauben nun den Ausweis von Auslagenpauschalen, die als prozentualer Anteil der Höhe des Honorars berechnet werden:
Zu Mandanten hinterlegte Vergütungsvereinbarungen werden ausschließlich bei den mandantenbezogenen Abrechnungen berücksichtigt und nicht bei aktenbezogenen Abrechnungen.
• Beispiel: Sie tragen die Auslagenpauschale sowohl zu der Akte als auch zu dem Mandanten ein. Hierbei gilt, die Sammelakte hat Vorrang. Erst, wenn dort nichts eingetragen wurde, tritt die Vereinbarung des Mandanten in Kraft.
• Der einstellbare prozentuale Wert erscheint anschließend in der Rechnung in der Liste, in der auch die Einträge für die Auslagenpauschale gem. 7001 und 7002 RVG zur Auswahl stehen:
• Neben Nachlässen können nun auch Zuschläge - sowohl als Pauschalbetrag als auch als prozentualer Anteil vom Honorar - zu Akten und Mandanten vereinbart werden.
Tipp: Ziehen Sie es in Erwägung, die eigene Tätigkeit in Intervallen abzurechnen. Diese ist dem Mandanten gegenüber leichter zu vermitteln. Psychologisch günstig sind auch zeitliche Staffelungen mit abnehmendem Stundensatz oder die Vereinbarung eines Höchstsatzes. Geben Sie die Intervalle unter "advotime" - "Grundeinstellungen" - "Optionen" ein.
Möchten Sie keine Vereinbarungen treffen und nach den allgemeinen Vorschriften des BGB abrechnen, stellt sich die Frage nach der Höhe der Vergütung. Hierbei ist auf regionale und branchenabhängige Unterschiede Rücksicht zu nehmen. Bedenken Sie, dass im Falle eines gerichtlichen Verfahrens eine Anrechnung erfolgen muss, wenn Sie keine gesonderte Vereinbarung treffen.
Möchten Sie weder nach RVG/VV abrechnen noch das Zeithonorarmodul benutzen, können Sie über das Modul "kanzleispezifische Rechnung" abrechnen. Sämtliche Positionen können Sie frei eingeben/vorbelegen. Weder in den Auslagen noch bei der Umsatzsteuer erfolgt ein Verweis auf das RVG. Schließen Sie dazu eine Vergütungsvereinbarung ab.