Adressen - Import - Microsoft Excel

Advoware bietet die Möglichkeit, einzelne Adressen aus der Excel-Tabelle zu importieren.

Damit Sie Adressen aus einer Excel-Tabelle importieren können, müssen in der ersten Zeile der Tabelle die Bezeichnungen der Spalten stehen. Sie müssen mit den Bezeichnungen der Datenfelder im Modul "Adresse bearbeiten" identisch sein.

Beispiel:

•    Wählen Sie den Befehl "Datei" - "Speichern unter".

•    Geben Sie der Datei einen Namen. Merken Sie sich diesen Namen. Wählen Sie als Dateityp CSV(*.csv) mit dem Zusatz Trennstrich getrennt. Eventuelle Abfragen beantworten Sie mit Ok bzw. "Ja".

•    Öffnen Sie Advoware.

Die oben erstellte csv-Datei können Sie über den Importassistenten importieren:

•    Starten Sie aus den Hilfsprogrammen von Advoware den Importassistenten.

•    Als Import-Datei wählen Sie die oben erstellte csv-Datei aus. Klicken Sie auf "Weiter".

•    Als Trennzeichen wählen Sie das "Komma". Setzen Sie ein Häkchen bei "1. Datensatz enthält Feldnamen" und klicken Sie auf Aktualisieren. Die Daten sollten lesbar in der Tabelle erscheinen. Klicken sie auf "Weiter".

•    Wählen Sie als Zieldatei den Eintrag "BETEILIGTE". Anschließend können Sie die Felder aus der Quelldatei den Feldern aus der Zieldatei zuordnen. Ziehen Sie die einfach ein Feld aus der Quelldatei bei gedrückter linker Maustaste auf die richtige Zeile in der Zieldatei. In der Spalte "zugeordnet" wird die Zuordnung anschließend zur Kontrolle angezeigt. Zugeordnete Felder der Quelldatei werden mit einem Häkchen gekennzeichnet. Um eine Zuordnung wieder aufzuheben, verfahren Sie umgekehrt: Ziehen Sie einfach ein Feld aus der Zieldatei an eine beliebige Stelle in die Quelldatei. Wenn Sie alle gewünschten Zuordnungen vorgenommen haben, klicken Sie auf "Weiter".

•    Der Assistent zeigt alle Daten an, die in die ausgewählte Zieldatei übernommen werden. Als Voreinstellung sind alle Datensätze mit einem Häkchen markiert. Um einen Datensatz nicht zu importieren, entfernen Sie das Häkchen. Klicken Sie auf "Import starten", um den Importvorgang zu starten. Sollte es unvorhergesehene Probleme geben, erhalten Sie für jeden Datensatz eine Fehlermeldung. Sie können die Meldung ignorieren und auf Continue klicken (der Datensatz wird dann nicht importiert). Der Grund liegt häufig in Sonderzeichen, die nicht übernommen werden können (z.B. Hochkommas oder Apostrophe in Namen oder Datumsangaben). Prüfen Sie eventuell, welche Felder Sie im vorherigen Schritt vom Import ausschließen können und wiederholen Sie den Vorgang.

Sie können den gesamten Importvorgang für einen späteren Import als "Schema speichern". Der Importassistent merkt sich dann sämtliche Einstellungen. Bei Kontoauszügen ist dann z.B. später nur noch der Dateiname zu ändern.