Advoware bietet die Möglichkeit, Adressen im csv-Format zu exportieren. Dieses Format kann von zahlreichen Fremdprogrammen importiert werden. Beispielsweise können Sie Adressen in eine Excel-Datei oder in den Ordner Kontakte von Microsoft Outlook übernehmen. Sie können auch Adressen und Termine in das eigene Advoware - Format in eine andere Advoware Datenbank exportieren, wenn Sie mit mehreren Datenpools arbeiten. Die Vorgehensweise ist in beiden Fällen gleich:
Klicken Sie in der Programmstartleiste auf "Aktenverwaltung" - "Adressen" - "Adressen exportieren".Sie erhalten ein Fenster mit verschiedenen Optionen:
• Option "alle Adressen auswählen": Sie erhalten eine Auflistung aller Adressen, die Sie in Advoware angelegt haben. Sie haben die Möglichkeit in der Spalte "Exportieren" bestimmte Adressen zu selektieren. Alle Adressen mit einem Häkchen werden später exportiert.
• Wenn Sie viele Adressen angelegt haben kann die Auswahl lange und mühselig sein. Daher können Sie einen bestimmten Suchtext eingeben und so nur bestimmte Kriterien zulassen.
• Klicken Sie auf "nur Adressen auswählen, die den Suchbegriff enthalten".
• Geben Sie den Suchbegriff ein.
• Wählen Sie ein Feld, wo der Suchbegriff vorkommen soll (z.B. ein bestimmter Ort etc.). Beachten Sie unbedingt die richtige Schreibweise.
• Klicken Sie auf "Auswahl starten".
• Alle in Frage kommenden Adressen werden nun aufgelistet. Sie können trotzdem noch die Adressen selektieren: entfernen Sie in der Spalte "Exportieren" einfach die Häkchen.
Beispiel:
Um die Adresse "Müller-Lüdenscheid" zu exportieren, geben Sie als Suchbegriff "Müller-Lüdenscheid" und als Feld "Name" an.
• Klicken Sie auf "Auswahl starten", um die gewünschten Adressen aufzulisten. Um die Exportdatei zu erstellen, klicken Sie auf "Exportieren". Es werden alle Adressen exportiert, bei denen in der Spalte "Exportieren" das Häkchen gesetzt ist.
• Um die Dateien in das csv-Format (unterstützt z.B. von Outlook, Excel) zu exportieren, wählen Sie als "Dateityp" "kommagetrennt (Outlook)".
• Um die Dateien in das Advoware - Format zu exportieren, wählen Sie als Dateityp das Advoware - Format. Merken Sie sich den ausgewählten Pfad und den Dateinamen für den späteren Datenimport.
• Starten Sie Excel. Klicken Sie im Menü "Daten" auf "externe Daten importieren" - "Daten importieren".
• Wählen Sie die Datenquelle aus, dies ist die zuvor gespeicherte csv-Datei. Klicken sie auf "öffnen".
• Im ersten Fenster klicken Sie dir Option "getrennt" an und dann auf weiter.
• Klicken Sie im nächsten Fenster unter "Trennzeichen" Komma an und bei Texterkennungszeichen " (Anführungszeichen). Klicken sie auf "Weiter".
Sie können nun für jedes unten angezeigte Feld entscheiden, ob das Dateiformat als Standard, Text oder Datum formatiert werden soll oder gar nicht übernommen werden soll. Sie können mehrere Spalten gleichzeitig markieren: drücken Sie die Tasten Strg und "Umschalttaste" klicken Sie mit der Maus das erste und dann das letzte Feld an. Wichtig: Sie können nur von links nach rechts markieren.
• Nach Ihrer Auswahl klicken Sie auf "fertig stellen", Ihre Daten werden dann importiert.