Um eine Person als Beteiligten zu einer Akte zuzuordnen, drücken Sie im Modul "Akte anlegen" im Feld Beteiligte die "F9-Taste".
Wählen Sie im Dialogfenster "Art des Beteiligten" die entsprechende Beteiligtenart aus. Falls in den Grundeinstellungen für den Beteiligten das Kontrollfeld "untergeordnet" aktiviert angeklickt wurde, fordert Advoware Sie in einem neuen Dialogfenster auf, den übergeordneten Beteiligten zu wählen. Sie sehen den untergeordneten Beteiligten wie im Windows-Explorer etwas nach rechts verschoben. Mit einem Klick auf das + oder - Zeichen kann der untergeordnete Beteiligte ein- oder ausgeblendet werden.
Kontaktpersonen werden in der Akte angezeigt, wenn Sie im Modul "Adresse bearbeiten" in der Tabelle "Kontaktpersonen" ein Häkchen in der Spalte "akt. Akte" setzen.
Beim Hinzufügen einer Aktenbeteiligten über F9 bietet Advoware eine Auswahlmöglichkeit aller bisherigen Verknüpfungen dieser Person. Die Voreinstellung für "untergeordnete Verknüpfungen aus anderen Akten" richtet sich an der aktuell letzten (=zeitlich neusten) Akte aus, in der der Beteiligte vorhanden ist. Alle untergeordneten Beteiligten aus dieser Akte werden mit einem Häkchen versehen.
Kontaktpersonen müssen immer manuell ausgewählt werden. Ausnahme: Ein gesetzlicher Vertreter wird immer vorgeschlagen (Häkchen ist gesetzt). Advoware erkennt einen gesetzlicher Vertreter daran, dass die Position/Stellung in der Tabelle der Stellungen enthalten ist ("Akten" - "Standardwerte für Listen" - "Stellungen").
Wenn ich eine GmbH als Mandanten habe und über F9 einen gesetzlichen Vertreter unterordne, vergibt Advoware als Stellung automatisch den "Geschäftsführer". Dies funktioniert auch, wenn ich aus der Tabelle der Kontaktpersonen auf der 2. Seite der Adresse einen Untergeordneten zur Akte hinzufüge, wenn ich in der Spalte "Position (Stellung)" den "Geschäftsführer" eintrage.
Ausführlich Informationen zu diesem Thema erhalten Sie im Kapitel Aktenbeteiligte hinzufügen.