Serienbriefe an Beteiligte

Um Serienbriefe oder Adressetiketten für Aktenbeteiligte zu erstellen, verfahren Sie wie folgt:

    Klicken Sie in der Programmstartleiste auf "Aktenverwaltung" - "Adressen" - "Serienbriefe" - "Serienbrief an Beteiligte".

    Wählen Sie aus den Listenfeldern "Beteiligtenart", "Sachbearbeiter" und "Referate" die gewünschten Einträge aus. Eine Mehrfachauswahl innerhalb derselben Auswahlart ist möglich.

    Falls Sie nicht Ihren Standardbriefkopf verwenden möchten, können Sie hier alle Vorlagen auswählen, die im Advoware-Ordner im DOT-Ordner gespeichert sind. Sie könnten sich zum Beispiel eine schöne Vorlage für einen Weihnachtsgruß erstellen. Wichtig: wenn Sie sich eine neue Vorlage erstellt haben und sie endgültig speichern, müssen Sie bei "Dateityp" den Eintrag "Dokumentenvorlage (*.dot?)" anklicken.

    Zur Beschränkung des Einzugsgebietes geben Sie in den Feldern PLZ-Gebiet die entsprechenden Postleitzahlen ein.

    Zur Einschränkung der Aktennummern geben Sie bei "Akten von bis" Sie die entsprechenden Aktennummern ein. Die Begrenzung auf Akten ist z.B. sinnvoll, wenn Sie sehr viele Mandanten haben. Sie können den Serienbrief dann in Etappen erstellen, sortiert nach Aktennummern. Oder Sie möchten einen Serienbrief nur an Mandanten aus Akten schicken, die ab einem bestimmten Zeitpunkt angelegt worden sind.

    Im Eingabefeld "Geburtstagsliste" können Sie einen bestimmten Tag eingeben. Es werden alle Geburtstage aufgelistet, die zu der oben ausgewählten Beteiligtenart gehören

    Wenn Sie jeweils auf Ok klicken, erscheinen alle Empfänger im unteren Feld mit einem Haken rechts in der Spalte "Auswahl". Standardmäßig sind alle Beteiligten ausgewählt. Wenn Sie ein Kontrollkästchen in dieser Spalte anklicken, verschwindet das Häkchen. Der Beteiligte wird dann im Serienbrief nicht berücksichtigt. Ein erneuter Mausklick in das Kontrollkästchen aktiviert es wieder. Sie haben die Möglichkeit alle Haken auf einmal zu deaktivieren: Klicken Sie auf "alle abwählen". Selektieren Sie nun die Empfänger, indem Sie in das Kästchen klicken und das Häkchen wieder setzen.

Tipp: Sämtliche Serienbrieffunktionen bieten die Möglichkeit, die ausgewählten Adressaten per Mausklick in eine Adressgruppe zu übernehmen. Weiterhin ist es möglich, mehrere Beteiligtenarten, Sachbearbeiter und Referate gleichzeitig auszuwählen.

    Klicken Sie auf "Ok". Wenn Sie auf "Ok" klicken, erzeugt Advoware die Datenquelldatei für den Serienbrief. In der aktuellen Version speichert Advoware die Datei automatisch unter [Advoware-Verzeichnis]\temp\SerienbriefQuelle.doc. Nachdem Advoware die Quelldatei erzeugt hat, erscheint in Word der Vordruck für den Serienbrief und die Symbolleiste für den Seriendruck ist sichtbar.

    Erstellen Sie Ihren Text. Sie können alle Mittel der Textverarbeitung nutzen (Formatierungen, Einfügen von Grafiken oder Tabellen etc.).

    Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf das Symbol "Vorschau Ergebnisse". Sie können sich Brief für Brief ansehen und gegebenenfalls Korrekturen vornehmen (z.B. die Briefanrede anpassen). Wenn Sie in einem Brief im Text etwas ändern, wird diese Änderung in jedem Brief dieser "Serie" übernommen!

    Wenn alles in Ordnung ist, klicken Sie auf "Fertig stellen und zusammenführen". Die Briefe werden nun gedruckt.