Personenmehrheiten (Mitarbeiter/Ansprechpartner, Mitglieder, Eheleute, …) werden anhand der Rechtsform identifiziert. Der Unterschied zur Eingabe natürlicher Personen liegt darin, dass an Stelle der für die meisten Personenmehrheiten nicht benötigten Datenfelder wie Daten zur Geburt, zum Einkommen oder zum Beruf sofort eine Tabelle zur Verwaltung von Kontaktpersonen zur Verfügung steht. So können z.B. bei Firmen oder Versicherungen verschiedene Abteilungen mit den zuständigen Ansprechpartnern eingegeben werden. Eine besondere Rolle spielen Eheleute und Lebensgemeinschaften. Beachten Sie hierzu die Hinweise im Kapitel Adressen - Eheleute.
Die Steuerung, ob einer Rechtsform eine natürliche Person zugeordnet wird oder nicht, erfolgt über die Grundeinstellung "Aktenverwaltung" - "Adressen" - Standardwerte für Listen" - "Rechtsform".
Verfahren Sie wie folgt:
•
Klicken Sie rechts neben der Tabelle "Kontaktpersonen" auf das Symbol
oder
klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Tabelle und dann auf "Kontaktperson
hinzufügen" oder klicken Sie die erste Zeile an und drücken dann die
"einfügen"-Taste (Einfg) auf Ihrer Tastatur.
• Wenn Sie wissen, dass die Person bereits früher in der Datenbank angelegt wurde, reicht die Eingabe des Nachnamens. Über die bekannte Suchmaske wird die gewünschte Adresse gefunden und als Kontaktperson in die Tabellenzeile übernommen. Wenn die Person noch nicht angelegt wurde, geben Sie den Namen in der Form "Nachname, Vorname" oder "Vorname" - Leerzeichen - "Nachname" ein. Advoware legt dann automatisch auf Rückfrage im Hintergrund einen neuen Datensatz für die Person an, ohne zunächst die aktuell ausgewählte Person zu verlassen. Erscheint zuvor das Suchfenster, weil es eine gleichnamige Person bereits gibt, klicken Sie dort auf "Neuanlage".
Wenn sich im Namen mehrere Leerzeichen befinden oder die Person einen akademischen Grad besitzt, klicken Sie nach der Eingabe auf den Namen doppelt. Advoware wechselt dann in den neuen Datensatz der Person. Vervollständigen Sie die Daten und kehren Sie mit einem neuen Symbol "Zurück zu…" in die Beteiligtenmaske der Personenmehrheit.
Bei einer Neuanlage erscheinen nacheinander zwei neue Spalten für die Angabe einer Anrede und einer Rechtsform. Am schnellsten geht die Auswahl durch Drücken des Anfangsbuchstaben (z.B. "h" für "Herr" und Eingabetaste). Damit haben Sie folgende Daten direkt in der Tabelle der übergeordneten Firma erfasst: Vorname, Name, Anrede, Rechtsform. Die Briefanrede und die Anschrift wählt das Programm automatisch aus.
Die Angabe einer Adresse ist nicht notwendig, wenn die Person z.B. in der Firma beschäftigt ist! Im Falle des Umzugs der Firma muss dann nur eine Adresse geändert werden.
Sie können in der Tabelle noch eine Abteilung, eine Position und eine Bemerkung eingeben.
Diese Daten reichen für Kontaktpersonen häufig schon aus. Sie können somit sehr viele Personen einer Personenmehrheit erfassen, ohne die aktuelle Adresse wechseln zu müssen.
Möchten Sie dennoch weitere Daten wie eine eigene Durchwahl
oder einen akademischen Grad zur Kontaktperson speichern, genügt ein Doppelklick
auf die entsprechende Zeile. Das Programm wechselt dann zur Adressmaske für die
angeklickte Person. Nach Eingabe aller Daten gelangen Sie über das Symbol oben links in der Symbolleiste
auf direktem Weg zurück zur Firma, wenn Sie weitere Kontakte erfassen
möchten.
Jede Kontaktperson kann durch Setzen des Häkchens in der Spalte "akt. Akte" als Aktenbeteiligter in die gerade ausgewählte Akte übernommen werden.
Über ein Häkchen in der Spalte "akt. Akte" fügen Sie die neue Person gleich der aktuell ausgewählten Akte hinzu.
Achtung: Wenn Sie in der Spalte "Position" eine Auswahl per Mausklick aus der Liste treffen, fügt Advoware die Person automatisch als gesetzlichen Vertreter zur Akte hinzu und nicht als Kontaktperson. Dies ist relevant für Vollstreckungsaufträge, Mahnbescheide usw.
Beim Öffnen der Adresse einer Personenmehrheit ("Firma")
sind die Tabelle der Kommunikationsdaten, der Briefanrede und der Anschrift
zunächst weiß. Es werden die Kommunikationsdaten der übergeordneten Person (z.B.
"der Firma") angezeigt. Durch einen Klick auf den Namen einer
Kontaktperson (in der Spalte "Name") werden die Tabellen "Kommunikation"
und "Adresse" grau hinterlegt. Daran erkennen Sie, dass es sich um die Daten der
schwarz markierten Kontaktperson handelt. Über die rechte Maustaste können Sie
sofort eine Kontaktperson anrufen oder eine E-Mail erstellen, ohne zuvor die
Adresse wechseln zu müssen. Klicken Sie erneut auf den Namen oder auf (F5), um wieder die Daten der
Firma anzuzeigen.
Für die Angabe der übrigen Daten verfahren Sie wie im vorherigen Kapitel Adressen eingeben - natürliche Person beschrieben.
• Weitere Besonderheiten bei der Verwaltung von Kontaktpersonen:
• Eine untergeordnete Person kann aus der Tabelle der Kontaktpersonen auch dann zusammen mit der übergeordneten Person eingefügt werden, wenn die übergeordnete Person noch kein Beteiligter der aktuellen Akte ist.
• Beim Duplizieren einer Person mit Kontaktpersonen erfolgen Rückfragen, ob auch die Kontaktpersonen und Telekommunikationsverbindungen dupliziert werden sollen.
Über das Kontextmenü besteht die Möglichkeit zur nachträglichen Übernahme einer Kontaktperson in alle Akten der übergeordneten Person.
Um eine Kontaktperson zu löschen, verfahren Sie wie folgt:
• Wenn Sie eine Kontaktperson aus der Tabelle löschen, hat dies keine Auswirkungen auf andere Akten als der aktuell geöffneten Akte. Die gelöschte Person bleibt dort weiterhin als Aktenbeteiligter aufgeführt.
• Um
eine Kontaktperson unwiederbringlich aus der Datenbank und aus allen Akten zu
löschen, rufen Sie im Modul "Adresse bearbeiten" die Person und löschen Sie sie
dort über die Symbolleiste .