Advoware bietet die Möglichkeit, einzelne Adressen aus den Outlook-Kontakten zu importieren. Starten Sie Microsoft Outlook.
• Wählen Sie den Befehl "Datei" - "Importieren/Exportieren".
• Wählen Sie die Aktion "Exportieren in eine Datei" und klicken Sie auf "Weiter".
• Als Dateityp wählen Sie entweder "kommagetrennte Werte (Windows)". Klicken Sie auf "Weiter".
• Als Export-Ordner wählen Sie "Kontakte". Klicken Sie auf "Weiter".
• Wählen Sie einen Namen für die Exportdatei. Merken Sie sich diesen Namen für den späteren Import.
• Optional (wenn Sie diesen Schritt überspringen, werden alle Felder exportiert): Klicken Sie auf "Felder zuordnen". Outlook zeigt auf der linken Seite die vorhandenen Felder an. Vor manchen Feldern (z.B. bei Name) steht ein Plus-Zeichen. Wenn Sie auf dieses Zeichen klicken, können Sie untergeordnete Felder sehen (z.B. Vorname, Nachname, Anrede ...). Ziehen (gedrückte linke Maustaste) Sie nacheinander sämtliche Felder, die Sie in Advoware exportieren möchten, aus dem linken Listenfeld "Von:" in das entsprechende rechte Listenfeld "Nach:". Nachdem Sie alle Felder aus der linken in die rechte Liste gezogen haben, klicken Sie auf Ok.
• Klicken Sie auf "Fertig stellen". Outlook exportiert die ausgewählten Felder in eine csv-Datei.
Die oben erstellte csv-Datei können Sie über den Importassistenten importieren:
• Starten Sie aus den Hilfsprogrammen von Advoware den Importassistenten.
• Als Import-Datei wählen Sie die oben erstellte csv-Datei aus. Klicken Sie auf "Weiter".
• Als Trennzeichen wählen Sie das "Komma". Setzen Sie ein Häkchen bei "1. Datensatz enthält Feldnamen" und klicken Sie auf Aktualisieren. Die Daten sollten jetzt lesbar in der Tabelle erscheinen. Klicken sie auf "Weiter".
• Wählen Sie als Zieldatei den Eintrag "BETEILIGTE". Anschließend können Sie die Felder aus der Quelldatei den Feldern aus der Zieldatei zuordnen. Ziehen Sie die einfach ein Feld aus der Quelldatei bei gedrückter linker Maustaste auf die richtige Zeile in der Zieldatei. In der Spalte "zugeordnet" wird die Zuordnung anschließend zur Kontrolle angezeigt. Zugeordnete Felder der Quelldatei werden mit einem Häkchen gekennzeichnet. Um eine Zuordnung wieder aufzuheben, verfahren Sie umgekehrt: Ziehen Sie einfach ein Feld aus der Zieldatei an eine beliebige Stelle in die Quelldatei. Wenn Sie alle gewünschten Zuordnungen vorgenommen haben, klicken Sie auf "Weiter".
• Der Assistent zeigt alle Daten an, die in die ausgewählte Zieldatei übernommen werden. Als Voreinstellung sind alle Datensätze mit einem Häkchen markiert. Um einen Datensatz nicht zu importieren, entfernen Sie das Häkchen. Klicken Sie auf "Import starten", um den Importvorgang zu starten. Sollte es unvorhergesehene Probleme geben, erhalten Sie für jeden Datensatz eine Fehlermeldung. Sie können die Meldung ignorieren und auf Continue klicken (der Datensatz wird dann nicht importiert). Der Grund liegt häufig in Sonderzeichen, die nicht übernommen werden können (z.B. Hochkommas oder Apostrophe in Namen oder Datumsangaben). Prüfen Sie eventuell, welche Felder Sie im vorherigen Schritt vom Import ausschließen können und wiederholen Sie den Vorgang.
Sie können den gesamten Importvorgang für einen späteren Import als "Schema speichern". Der Importassistent merkt sich dann sämtliche Einstellungen. Bei Kontoauszügen ist dann z.B. später nur noch der Dateiname zu ändern.