Wenn Sie im Postausgang per Doppelklick auf einen Vorgang klicken, können Sie die Versendungsart, den Status und die Person auswählen, der das Dokument vorgelegt wird. Ebenso können Sie eine Wiedervorlage und/oder eine Aufgabe erstellen.
Tipp: Wenn Sie zur besseren Übersicht einige Spalten nicht sehen möchten, klicken Sie per Rechtsklick auf eine Spaltenüberschrift. Entfernen Sie so das Häkchen bei den Spalten, die Sie nicht sehen möchten. Im Postausgangsmodul könnten dies z.B. die Spalten "durchgef. von" und "letzte Änderung" sein, da sich diese Angaben auf die letzte Änderung innerhalb von Word beziehen und nicht auf die Änderung an Parametern der Postausgangsbearbeitung (Status, Versendungsart, ...). Wir möchten die Spalten dennoch im Vorfeld anbieten. Nachdem Sie Ihre Änderung vorgenommen haben, klicken Sie unter Optionen auf "Tabelleneinstellungen speichern", damit Ihre Änderung gespeichert wird.
Mit Hilfe der neuen Funktionen können Sie für die Postbearbeitung einen eigenen Workflow realisieren. Beispiel: Sekretärin fertigt generell neue Schriftsätze an. Diese sollen von den Aktensachbearbeitern kontrolliert und freigegeben werden. Anschließend erfolgt die Versendung wieder durch die Sekretärin.
Sekretärin "el" erstellt einen neuen Schriftsatz in Word und klickt nach Fertigstellung auf das Advoware-Symbol. Da dies die generelle Vorgehensweise der Kanzlei ist, wurde in den Grundeinstellungen für den Status der Eintrag "zur Kontrolle" hinterlegt.
Der Aktensachbearbeiter "BB" bekommt eine Benachrichtigung und klickt diese an - oder er bearbeitet in einer ruhigen Stunde die ihm vorgelegten Dokumente aus dem Postausgangsmodul. Er kontrolliert das Dokument entweder nur lesend im Viewer oder korrigierend in Word. Anschließend gibt er das Dokument durch einen Klick in das Kästchen der Spalte "freigeben" frei. Es reicht also ein Klick - Advoware erkennt automatisch, dass das Dokument ursprünglich von "Sekretärin "el" erstellt wurde und gibt das Dokument an sie zurück. Um eine andere Person mit der Versendung zu beauftragen, können Sie in der Tabelle doppelklicken und diese Person aus der Auswahlliste auswählen.
Sekretärin "el" bekommt eine Benachrichtigung, dass das Dokument versendet werden kann und setzt den entsprechenden Status. Wenn die Kanzlei über das Barcodemodul der advotools verfügt, können am Ende eines Arbeitstages alle Schriftsätze, ggf. stapelweise nach anfallendem Portobetrag vorsortiert, eingescannt werden. Der Status wird dann automatisch auf "versendet" gestellt. Ohne Barcodemodul kann über die Auslagenerfassung, Befehl "Porto erfassen", das Porto für sämtliche Schriftsätze in Stapelverarbeitung erfasst werden. Auch in diesem Fall wird automatisch der Status "versendet" vergeben. Als dritte Option markiert die Sekretärin alle fertig bearbeiteten Einträge im Postausgangsmodul und markiert diese über die rechte Maustaste als "versendet". Szenario wäre hier, dass die Kanzlei immer die Auslagenpauschale berechnet und deshalb kein Porto erfasst - oder immer eine Vergütungsvereinbarung erstellt.
Auch aus der Aktengeschichte können Sie den Postausgang bearbeiten. Nach einem Doppelklick auf einen Eintrag können Sie das Häkchen "Postausgang" setzen, um einen Eintrag in den Postausgang zu stellen (z.B. importierte Dokumente). Sie gelangen automatisch in das Register "Postausgang". Dort können Sie die Versendungsart, den Status und den Mitarbeiter auswählen, der das Dokument weiterbearbeiten soll. Anschließend erscheint der Eintrag auch im Postausgangsmodul.