Aktengeschichte - Offline-Export

Der Offline-Export ermöglicht mobilen und netzunabhängigen Zugriff auf alle digitalen Akten. Alle Einträge der Aktengeschichte werden mit einem Index versehen in eine HTML-Datei geschrieben. Unter Windows öffnet dann der Klick auf diesen Index die verlinkte Datei.

Für andere Betriebssysteme (iOS/iPadOS, Android)  funktioniert dies nicht. Eine Lösung bietet hier der Offline-Modus des Zusatzmoduls Advoware mobile.

So sind sie jederzeit verfügbar, ob bei Mandanten, während Verhandlungen oder im Gericht. Auch die Weitergabe ganzer Akten oder ausgewählter Dokumente an Kollegen oder Mandanten ist damit problemlos möglich. Es besteht keine Notwendigkeit, für den Aktenzugriff online zu sein oder gar Berge von Akten zu fotokopieren.

In einer übersichtlichen Tabelle sind alle Dokumente aufgelistet, inklusive Datum, Autor und Anmerkungen. Die Dokumente selbst können wahlweise zur schnellen Einsicht als PDF-Datei oder zur Bearbeitung im ursprünglichen Format geöffnet werden.

Verfahren Sie wie folgt:

    Klicken Sie in der Symbolleiste der Aktengeschichte auf "Export".

    Wählen Sie den gewünschten Ordner oder das Laufwerk für den Export aus (z.B. auf einem Stick). Das Programm merkt sich den zuletzt ausgewählten Ordner für weitere Exportvorgänge.

    Klicken Sie auf Ok. Advoware erstellt automatisch einen Unterordner in Form einer 10stelligen Nummer (der Aktennummer).

    In diesem Ordner finden Sie sämtliche Dokumente der Akte zusammen mit einem Inhaltsverzeichnis der Datei mit dem Namen _Index.html. Per Doppelklicken wird diese im Browser geöffnet und zeigt die von Advoware bekannte Struktur.

Beim Export erfolgt eine Rückfrage, ob vorhandene Dateien überschrieben werden sollen. Falls Sie diese verneinen, werden die Dateien automatisch mit einem angehängten nummerierten Index versehen. Im Exportordner sind dann sowohl die ursprüngliche Datei als auch die neu exportierte Datei vorhanden. Die generierte HTML-Datei verweist immer auf die umbenannte Datei. Sie haben die Option, beim Export anzugeben, dass der Export-Ordner automatisch vor dem Export gelöscht wird (Achtung!).

Beispiel:

Aktengeschichte Eintrag 1: w:\texte2019\xyz.pdf

Aktengeschichte Eintrag 2: w:\texte2020\xyz.pdf

Ergebnis Exportordner:

xyz.pdf

xyz_1.pdf

    Per Doppelklick auf die Datei oder Originaldatei öffnen Sie die mit dem Dokument verknüpfte Anwendung (z.B. Word, Adobe Reader etc.).

Der Offline-Export steht auch im Modul "Beteiligteninfo" zur Verfügung. Hier können Sie z.B. alle zu einem Mandanten gespeicherten Dokumente aus mehreren Akten zu einem Auswärtstermin mitnehmen.