Beschreibung der Funktionen

Gruppe "Art des Vorgangs"

    Exportieren: Die ausgewählten Akten werden in eine XML-Datei exportiert.

    Importieren: Eine zuvor erzeugt XML-Datei kann importiert werden.

    Kopieren nach Datenpool Es werden Akten von einem Pool in einen anderen kopiert. Quellpool ist dabei die Datenbank, bei der man sich in Advoware angemeldet hat. Das Zielpool muss rechts aus dem Auswahlmenü eingestellt werden. Alle verfügbaren Datenbanken sind aufgelistet.

Gruppe "Akten anzeigen"

Die Akten, die exportiert werden, müssen ausgewählt werden. Hier können die Akten nach Anlagedatum, abgelegt Ja/nein/alle, Sachbearbeiter und Referat selektiert werden. Nach dem Einstellen muss einmal aus das Blitzsymbol geklickt werden, um die Akten aufzulisten manuelle Suche

Um einzelne Akten in den Export aufzunehmen, können über "manuelle Suche" bei "Akte hinzufügen" einzelne Akten aufgenommen werden.

Aktenliste

    Bei "Art des Vorgangs" exportieren oder kopieren: Es werden die Akten angezeigt die exportiert/kopiert werden sollen.

    Bei "Art des Vorgangs" importieren: Es werden alle Akten angezeigt, die die zu importierende XML-Datei enthält.

Profil

Bei der Auswahl eines Profils werden alle Einstellungen (die darunterliegenden Häkchen) entsprechend gesetzt.

Einstellungen

Ursprüngliche Aktennummer beibehalten: Jede zu importierende Akte besitzt bereits ein Aktenzeichen. Ist das Häkchen gesetzt, so wird die Akte mit dem Ursprungsaktenzeichen importiert. Gibt es dieses Aktenzeichen bereits, so wird die bereits vorhandene Akte überschrieben.

Aktennummer der zu importierenden Akten erhöhen um: Hier kann angegeben werden, um welchen Wert die Aktenzeichen der zu importierenden Akten erhöht werden sollen. Aus Akte 5/14 und Erhöhung um 1000 wird dann Akte 1005/14. Hier muss zwingend etwas angegeben werden, wenn in beiden Datenbeständen dieselben Aktenzeichen vorkommen, die Aktenzeichen aber nicht überschrieben werden dürfen.

Sind beide oben genannten Häkchen nicht gesetzt, werden die Aktenzeichen automatisch vergeben (letztes Aktenzeichen + 1).

alle Aktennummer im Zielpool erhöhen (nur Importieren/Kopieren): Hier kann angegeben werden, um welchen Wert das Aktenzeichen der Akten aus dem Zielpool erhöht werden sollen. Aus Akte 5/14 und Erhöhung um 1000 wird dann Akte 1005/14. Wenn die Umstellung während des Importvorgangs stattfinden soll, muss das Häkchen gesetzt werden. Die Umstellung kann auch vorgenommen werden, ohne dass Akten importiert werden. Dafür muss auf "Jetzt erhöhen" geklickt werden.

Rechnungen übernehmen. Rechnungsnummern erhöhen um (betrifft nur den Import; Rechnungen werden grundsätzlich exportiert): Sollen Rechnungen importiert werden, so muss dieses Häkchen gesetzt werden. Damit es nicht zu Überschneidungen von Rechnungsnummern kommt, kann rechts ein Wert angegeben werden, um welche Zahl die Rechnungsnummern erhöht werden sollen.

ursprüngliche Adressnummern beibehalten: Ist dieses Häkchen nicht gesetzt, so wird für jede neu angelegte Akte eine neue Adressnummer vergeben. Ist dieses Häkchen gesetzt, wird die ursprüngliche Adressnummer beibehalten. Es wird nicht geprüft, ob es sich dabei um dieselbe Adresse handelt. Das Häkchen ist zu setzen, wenn regelmäßig Akten in einen anderen Pool kopiert werden (z.B. in einen Ablagepool). Es wird dann nicht jedes Mal eine neue Adresse angelegt, wenn eine Adresse wiederholt exportiert/importiert wird.

Buchungen übernehmen (nur Mandantenbuchhaltung): Ist dieses Häkchen gesetzt, werden auch Buchungen im- oder exportiert. Beim Import werden nur Daten aus der Mandantenbuchhaltung übernommen. Buchungen aus der Finanzbuchhaltung werden übernommen, jedoch erscheinen diese Buchungen nur in der Mandantenbuchhaltung. Die Einträge aus der Finanzbuchhaltung (Finanzkonto und Konto) werden nicht übernommen.

Akten als "ausgelagert" kennzeichnen: Ist dieses Häkchen gesetzt, werden alle zu exportierenden Akten als "ausgelagert" gekennzeichnet. Die Akte kann dann nicht mehr bearbeitet werden. Zum Löschen der Inhalte können zusätzlich die Häkchen "Inhalte löschen" und "Fristen, Wiedervorlagen, Aufgaben löschen" gesetzt werden. Diese Option ist sinnvoll, um z.B. abgelegte Akten in einen Ablagepool zu kopieren und in der Hauptdatenbank die Inhalte zu löschen, damit die Größe der Datenbank verkleinert wird und die Programmfunktionen beschleunigt werden.

nicht aktenbezogene Termine kopieren: Der Export geschieht grundsätzlich nur aktenbezogen. Um auch Termine, die keinen Aktenbezug besitzen, exportieren zu können, kann dieses Häkchen gesetzt werden. Enthält eine XML-Datei nicht aktenbezogene Termine, werden diese grundsätzlich importiert.

Dokumente aus Aktengeschichte verschieben: Ist dieses Häkchen gesetzt, öffnet sich nach dem Import/Kopiervorgang ein Fenster, mit dem Dateien aus der Aktengeschichte in ein anderes Verzeichnis verschoben werden können. Es handelt sich hierbei um dasselbe Fenster wie unter "Hilfsprogramme - Systemprogramme - Dokumente verschieben".

HTML-Datei erzeugen: Beim Exportieren/Kopieren wird eine HTML-Datei erzeugt, wenn dieses Häkchen gesetzt wird. Die Datei wird in demselben Verzeichnis abgelegt, wie die XML-Datei selber und besitzt denselben Dateinamen außer der Dateierweiterung. Die HTML-Datei wird auf Basis der Datei "aktenanlage.xslt" erzeugt und kann bei entsprechenden Kenntnissen angepasst werden.

Import(Export-) Datei auswählen: Legen Sie hier die Datei fest, in die exportiert (bzw. welche Datei importiert) werden soll. Beim Kopieren von Akten muss hier nichts angegeben werden.

Prüfen: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, sucht Advoware nach Überschneidungen von Aktennummern und Überschneidungen von Rechnungsnummern und gibt eine entsprechende Meldung aus. Diese Überprüfung wird auch bei jedem Import durchgeführt.

Importieren: Startet den Export-, Import oder Kopiervorgang.