Auch für natürliche Personen besteht die Möglichkeit zur Eingabe von Kontaktpersonen. Rechts oben neben der Rechtsform finden Sie für natürliche Personen die Option "Kontaktpersonen anzeigen". Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, werden das Geburtsdatum und andere Eingabefelder ausgeblendet. Es erscheint die Tabelle der Kontaktpersonen. Verfahren Sie wie für Personenmehrheiten. Wenn Sie das Häkchen wieder entfernen, ist wieder die Ursprungsmaske mit den ursprünglichen Datenfeldern sichtbar. Hilfe zu diesem Thema erhalten Sie im nachfolgenden Kapitel Adressen eingeben - Personenmehrheiten.
Geben Sie den Namen, Vornamen, ggf. den akademischen Grad oder einen Zusatz ein.
Mit dem "Suchnamen" können Sie Mandanten, die Sie sehr häufig vertreten, auf schnelle Art und Weise aufrufen. Dazu "erfinden" Sie ein Kürzel, das Sie dann nur noch eintippen müssen. Die Adresse wird umgehend aufgerufen. Benutzen Sie am besten nur Kleinschreibung, dies geht am schnellsten.
In Gesprächen mit unseren Kunden stellen wir immer wieder fest, dass dieses nützliche Feld zur schnellen Auffindung von Großmandanten weitgehend unbekannt ist. Wenn Sie z.B. 10 Mandanten "Müller" haben, aber darunter einen Großmandanten, vergeben Sie einfach einen eindeutigen Suchnamen. Unsere Suchalgorithmen schauen dort immer zuerst nach.
Geben Sie die Straße und die Postleitzahl ein. Advoware verfügt über ein Orts- und Straßenverzeichnis. Wenn Sie nach der Eingabe der PLZ die Tabulator- oder Eingabetaste drücken, erscheint der Ort automatisch. Analog wird bei der Eingabe von Ort und Straße die PLZ ermittelt.
Advoware unterscheidet nicht zwischen Straße und Postfach. Um eine Postfachadresse anzugeben, geben Sie diese mit der Bezeichnung "Postfach xyz" in der Spalte der Straße ein.
Über "Weitere Adressen" können Sie beliebig viele Adressen zusammen mit einem Gültigkeitsdatum eingeben (z.B. zweiter Wohnsitz). Sind mehrere Adressen vorhanden, zeigt das Programm die Anzahl der Adressen auf der Schaltfläche an. Klicken Sie auf "Weitere Adressen", um die Übersicht der eingegebenen Adressen aufzurufen. Über "neu" und "löschen" können Sie Adressen hinzufügen oder entfernen. Durch Klicken auf die Pfeiltaste rechts neben "Weitere Adressen" werden die Adressen der Reihe nach angezeigt, ohne dass die Übersichtstabelle geöffnet wird.
Die erste Adresse ist immer die Hauptadresse. Falls es sich um Umzüge von einer zur anderen Adresse handelt, können Sie in den Spalten "gültig von bis" eingeben, von wann bis wann die Adresse gütig war. Wenn Sie eine weitere Adresse, z.B. nach einem Umzug, hinzufügen, wird diese automatisch zur neuen Hauptadresse. Mit der rechten Maustaste können Sie aber jede vorhandene Adresse als neue Hauptadresse kennzeichnen.
Wenn Sie die Postleitzahl nicht wissen, ermittelt Advoware diese anhand des Ortes und der Straße. Klicken Sie auf das Fragezeichen rechts neben dem Datenfeld "Straße".
Nach der Auswahl einer "Anrede" erscheint automatisch die passende "Briefanrede". Sie können die Auswahlliste der zur Verfügung stehenden Anreden selbst erweitern: Klicken Sie in den Grundeinstellungen unter Aktenverwaltung" - "Adressen" - "Standardwerte für Listen" - "Anreden.
Geben Sie optional das Geburtsdatum, den Geburtsnamen, den Geburtsort, den Familienstand, das Herkunftsland, das Einkommen und den Beruf ein. Nach der Eingabe des Geburtsdatums wird das Lebensalter angezeigt - auch bei der Personensuche als weiteres Hilfsmittel.
Bei Eingabe einer "Selbstbeteiligung RSV" und Zuordnung einer RSV wird der Inhalt dieses Feldes mit dem Text "Selbstbeteiligung RSV (Name Mandant)" automatisch in eine Rechnung aufgenommen.
Sie können zu einer Person beliebig viele Telekommunikationsnummern eingeben:
• Klicken Sie auf das Symbol , um eine neue Verbindung einzugeben.
• Klicken Sie auf das Symbol , um eine markierte Verbindung zu löschen (oder drücken Sie die Entf-Taste).
• Klicken Sie auf das Symbol , um die in der Zeile angegebene Verbindung herzustellen (Anruf, E-Mail, Fax, URL).
• Klicken Sie auf das Symbol , um die Tabelle zu vergrößern, wenn nicht alle Einträge in die Tabelle passen.
Über die Grundeinstellung "Aktenverwaltung" - "Adressen" - "Optionen" - "unbelegte Komm.-Nummern ausblenden" legen Sie fest, ob noch Advoware bereits die (noch unbelegten) Zeilen für die wichtigsten Verbindungsarten einblendet. Dies erhöht den Eingabekomfort. Sie können die Nummern direkt in die richtige Zeile schreiben, ohne zuvor auf das Symbol klicken zu müssen. Wenn Sie es lieber etwas übersichtlicher mögen, dann entfernen Sie das Häkchen.
deaktivierte Einstellung (ausblenden = nein): nicht vorhandene Verbindungsarten werden angezeigt und können unmittelbar eingegeben werden
aktivierte Einstellung (ausblenden = ja): keine Zeilen für nicht belegte Verbindungsarten, neue Verbindungen müssen über das Symbol oder über die rechte Maustaste eingegeben werden
Tipp: Die oberste Telefonnummer des ersten Beteiligten einer Akte wird beim Klicken auf das Hörersymbol in der Akte angewählt. Sie können die Reihenfolge der angezeigten Verbindungsarten per "Drag und Drop" in der Spalte "Verbindung" ändern. Klicken Sie in die gewünschte Zeile und halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Es erscheint ein Rechteck. Ziehen Sie dieses in die erste Zeile und lassen Sie die Maustaste wieder los.
Tipp: Wenn in den Grundeinstellungen die Option "Faxnummer übernimmt Telefonnummer" aktiviert ist (Voreinstellung), übernimmt Advoware eine bereits eingegebene Telefonnummer mit Ausnahme der letzten Ziffer automatisch für die Faxnummer.
Sie können direkt aus der Tabelle der Kommunikationsdaten telefonieren, faxen oder eine E-Mail schreiben. Klicken Sie in die gewünschte Zeile und dann auf das "Hörer"-Symbol. Die entsprechende Verbindung wird automatisch angewählt. Weiterhin können Sie die Verbindung löschen oder in die Zwischenablage kopieren.
Sie können beliebig viele Bankverbindungen eingeben. Wenn Sie die Bankleitzahl nicht kennen, klicken Sie auf das Fragezeichen links neben dem Datenfeld "Bankleitzahl". Advoware öffnet das Modul "Bankleitzahlen". Sie haben nun die Möglichkeit nach drei verschiedenen Kriterien zu suchen: nach einer Bankleitzahl, nach einem Ort und nach dem Namen der Bank. Sie können die angezeigten Bankdaten ändern, Einträge löschen oder Einträge einfügen. Um die markierte Bankverbindung einzufügen, klicken Sie auf "Bank einfügen" oder klicken Sie doppelt in die entsprechende Zeile. Advoware verfügt über eine automatische Kontoprüfung. Wenn es die von Ihnen angegebene Kontonummer nicht zu der Bankleitzahl passt (= das Konto existiert nicht bei dieser Bank), erfolgt eine Warnmeldung.
Das Feld "Anschrift" zeigt, wie diese bei einem Anschreiben in Word eingefügt wird. Das Datenfeld setzt Advoware anhand Ihrer Eingaben automatisch zusammen.
Sie können die Anschrift frei editieren, z.B. um noch einen weiteren Zusatz einzufügen. Einen Zeilensprung erzeugen Sie mit Strg + Eingabetaste. Damit die Änderungen nicht wieder vom Programm überschrieben werden, klicken Sie auf das Schloss. Dieses rastet nun ein und die aktuelle Anschrift wird fortan nicht mehr automatisch geändert - bis Sie das Schloss durch erneutes Anklicken wieder öffnen.
Sie können auf die Schaltfläche zur Übernahme der Anschrift in die Zwischenablage (z.B. für XNotar) klicken:
Sie können auch in der Adresse über "weitere Adressen" eine oder mehrere Adressen in die Zwischenablage kopieren:
Über die rechten Maustaste in das Feld "Anschrift" können Sie auch ohne Aktenbezug ein Anschreiben erstellen, die Adresse duplizieren, die mit der Adresse verknüpften Personen aufrufen, die Adressdaten drucken, die Adresse zur aktuellen Akte hinzufügen oder die Adresse löschen.
Wenn Sie die Anschriften gemäß DIN-Norm 5008/AI (keine Leerzeile zwischen Straße und Ort) erstellen möchten, stellen Sie diese Option über die Grundeinstellung Aktenverwaltung" - "Adressen" - "Optionen - "Anschrift Feld nach 5008/AI" ein.
Über das "Notizen" -Symbol können Sie einen beliebig langen Text als Notiz zur Person speichern. Einen Zeilensprung erzeugen Sie mit Strg + Eingabetaste.
Immer wiederkehrende Texte können Sie dauerhaft speichern und durch Eingabe der Anfangsbuchstaben wieder aufrufen um sie den Notizen hinzuzufügen: Schreiben Sie wie gewohnt Ihren Text. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und dann auf "Anmerkung in die Auswahlliste übernehmen". Wenn Sie nun später die ersten Buchstaben der Notiz eingeben, erhalten Sie eine Auswahlliste, in denen alle gespeicherten Notizen mit diesen Buchstaben enthalten sind. Der Text kann dann mit der Eingabetaste eingefügt werden.
Register "Adresse Seite 2"
Klicken Sie auf Register "Adresse Seite 2" oder drücken Sie die + Taste auf Ihrem Nummernblock.
Personenbezogene Dokumente (Führerschein, Ausweise, Registerauszüge etc.) geben Sie in der Tabelle "Dokumente" ein. Wählen Sie hierzu aus dem Kontextmenü den Befehl "Dokument hinzufügen". Wählen Sie die gewünschte Datei aus und klicken Sie auf "öffnen". Der Speichername der Datei steht dann in der Spalte "Datei". Da manche Speichernamen nicht unbedingt aussagekräftig sind, können Sie in der nächsten Spalte Bemerkungen hinzufügen. Zum Öffnen der Datei klicken Sie diese doppelt an oder wählen Sie den Befehl "Dokument öffnen" aus dem Kontextmenü (rechte Maustaste). Den Speicherort geben Sie über die Grundeinstellung "Kanzleiorganisation" - "Standortverwaltung" zu jedem Standort im Register "Speicherorte für Dokumente" unter "Dokumente ohne Aktenbezug" vor. Für jede Person legt das Programm dort automatisch einen eigenen Unterordner an, bezeichnet mit der Adressnummer.
Über die "Gruppenzugehörigkeit" können Sie gleichartige Empfänger, z.B. für einen Serienbrief oder eine Serienmail, zusammenfassen. Die Beteiligten für diese Gruppen müssen nicht zwingend einer Akte zugeordnet sein. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl "Adresse einer Gruppe hinzufügen". Es erscheint ein Auswahlfenster mit allen vorhandenen Gruppen. Durch einen Doppelklick auf die gewünschte Gruppe wird der Beteiligte in der Gruppe "aufgenommen" und der Gruppenname erscheint in dem entsprechenden Feld. Sie können eine Person mehreren Gruppen zuordnen.
Für das Zeithonorarmodul können Sie für einen Mandanten einen gesonderten Stundensatz festlegen. Wenn Sie mit Ihrem Mandanten für die Akte eine Vergütungsvereinbarung treffen, klicken Sie auf "Vergütungsvereinbarung". Verfahren Sie anschließend wie im Kapitel Vergütungsvereinbarung eingeben beschrieben.
Für jeden Beteiligten kann eine bevorzugte Kommunikationsart eingestellt werden:
Für Gerichte wird bei der erstmaligen Einfügung in eine Akte als "bevorzugten Kommunikationsart" automatisch "EGVP/beA" vorbelegt. Gleiches gilt für jede Adresse, wenn eine beA-Adresse erfasst wird.
Wird als Kommunikationsart "E-Mail (sicher)" ausgewählt wird der Button "E-Mail-Einstellungen" angezeigt. Wird der Button angeklickt wird das Fenster zur Voreinstellung der S/MIME Einstellungen angezeigt. Die genaue Beschreibung der einzelnen Datenfelder finden Sie in der Anleitung "Advoware-Mail" im Kapitel E-Mails – Sicherheitseinstellungen (S/MIME).
Im Feld "Pass. PDF-Anh. (E-Mail)“ können Sie ein Passwort für die Verschlüsselung von PDFs aus Advoware hinterlegen.
Das Passwort verschlüsselt nur die PDF-Anhänge, nicht die E-Mail selbst. Das Dokument in der Aktengeschichte bleibt unberührt und kann damit weiterhin ohne Passwort geöffnet und im Viewer betrachtet werden. Wenn Sie auch die E-Mail selbst verschlüsseln möchten, bietet Advoware die Option der S/MIME-Verschlüsselung aus dem internen E-Mail-Client Advoware Mail an.
Das Passwort aus der Adresse unterstützt die Funktionen "als Anlage per E-Mail an…" und "als PDF-Anlage per E-Mail an…" aus den Kontextmenüs der Module Aktengeschichte, Postausgang und Posteingang.
Keine Berücksichtigung findet das Kennwort für E-Mails an mehrere Beteiligte und Serienmails.
Um einen PDF-Anhang mit einem Kennwort versehen an mehrere Empfänger zu verwenden, wählen Sie aus dem Kontextmenü der Aktengeschichte oder des Postausgangs vor dem Versand den Befehl "Kennwort". In diesem Fall wird das PDF im Dateisystem mit dem Kennwort geschützt und kann daher auch von anderen Mitarbeitern nicht mehr geöffnet oder im Viewer betrachtet werden.
Die nächsten beiden Felder, "Mahngericht" und "DTA-Einreicher-Kz" dienen zum Erstellen eines Mahnbescheids.
In den weiteren Feldern können Sie Daten für die Anwaltliche Verrechnungsstelle (falls Sie diese Schnittstelle nutzen), die Handelsregisternummer, die Umsatzsteueridentifikationsnummer (unbedingt mit Länderkürzel des entsprechenden Landes in der Form z.B. "ATU12345678") und die Wirtschafts-ID eingeben.
Sollte ein Beteiligter versterben, können Sie das Sterbedatum, das Standesamt, die Register-Nr. eingeben. Das Sterbedatum wird wie das Geburtsdatum als optisches Hilfsmittel bei der Aktensuche angezeigt. Advoware fragt Sie nach Eingabe des Todesdatums, ob der Verstorbene aus allen Adressgruppen gelöscht werden soll (um dann z.B. zukünftig nicht mehr in Serienbriefen berücksichtigt zu werden). Weiterhin finden Sie Eingabefelder für die Staatsangehörigkeit und Konfession.
Für aktuelle oder bisherige Lebenspartnerschaften steht eine eigene Tabelle zur Verfügung. Hier können Sie den Beginn und das Ende der Partnerschaft und die Anzahl der Kinder angeben.
Register "Adresse Seite 3"
Es stehen Ihnen zehn Eingabefelder für individuelle Daten zur Verfügung. Die Vorgabe erfolgt über Freifelder.