Klicken Sie in der Programmstartleiste auf "Aktenverwaltung" - "Aktengeschichte" (Tastenkombination Strg + H).
• Klicken Sie doppelt auf den gewünschten Eintrag, es öffnet sich ein kleines Fenster mit drei Registern.
• Wählen Sie den Register "Posteingang". Es werden alle Mitarbeiter angezeigt, die das Benutzerrecht "Posteingang aufrufen" besitzen.
• Klicken Sie die gewünschten Mitarbeiter an. In der Spalte "kontrolliert" sehen Sie, wer von diesem Aktengeschichteneintrag Kenntnis genommen hat.
Das Kontextmenü des Posteingangs bietet zahlreiche weitere Optionen. Die Funktionen sind weitgehend identisch mit denen der Aktengeschichte und werden dort beschrieben.
Wenn bei keinem Mitarbeiter die Grundeinstellung "alle Einträge immer vorlegen" und auch bei keinem Mitarbeiter die Einstellung "Einträge aus eigenen Akten immer vorlegen" gesetzt ist, bleibt nach Doppelklick auf den Eintrag im Posteingang im Dialog der Eintrag "vorlegen an" ohne Häkchen. Es ist dann nicht mehr möglich, über "Ok" zu beenden, ohne explizit einem Mitarbeiter vorzulegen (oder den Eintrag ganz aus dem Posteingang herauszunehmen - z.B. bei Werbung), indem man das Häkchen "Posteingang" deaktiviert.