Aktengeschichte - Ordnerstruktur

Mit der Ordnerstruktur erreichen Sie eine übersichtliche Strukturierung der Aktengeschichte. Die Ordner können Sie individuell festgelegen (Grundeinstellung Aktenverwaltung - Akten - Aktengeschichte - Ordner). Ein mögliches Anwendungsszenario ist der Offline-Export der Einträge aus der Aktengeschichte, z.B. zur Mitnahme auf einem Gerät (Laptop) ins Gericht. Denkbar wäre die Erstellung eines Ordners "Export" oder "wichtig". Alle Dokumente, die diesem Ordner zugeordnet wurden, können dann z. B. zu einer Gerichtsverhandlung oder zu einem anderen Auswärtstermin "mitgenommen" werden. Andere Szenarien sind denkbar. So sagte uns einer unserer Kunden, dass ihn Schriftsätze wie Terminladungen oder Kenntnisnahmezettel an die Mandantschaft in den meisten Zusammenhängen nicht interessieren, er diese aber trotzdem in der Aktengeschichte speichern möchte.

Die Aktivierung der Ordnerstruktur erfolgt über die "Optionen" der Symbolleiste:

Über die Grundeinstellung "Aktenverwaltung" - "Akten" - "Aktengeschichte" - "Ordner" geben Sie allgemeine Ordner für alle Akten vor und definieren Farben für die Darstellung (Kanzleieinstellung). Einige Ordner sind in Advoware nach dem Update bereits vorgegeben:

 

Sie können hier bestehende Ordner löschen oder umbenennen und neue Ordner hinzufügen. Zusätzlich können Sie jedem Ordner eine gesonderte Farbe zuweisen:

Über das Kontextmenü der Ordnerstruktur können Sie diese Vorgabe für jede einzelne Akte individuell erweitern. Es sind beliebig viele Ordner und Unterordner pro Akte erlaubt.

Ebenfalls im Kontextmenü finden Sie Optionen für

    individuelle Sortierung pro Akte

    Kopieren von individuell angelegten Ordnern mit Inhalt in andere Akten

    Verschieben von individuell angelegten Ordnern mit Inhalt in andere Ordner

 

Über die Grundeinstellung "Aktenverwaltung" - "Akten" - "Standardwerte für Listen" - "Beteiligte" können für jede Beteiligtenart bereits einen Ordner vorgeben. Dieser wird insbesondere bei eigenen Anschreiben bei der Speicherung zur Aktengeschichte automatisch vorgeschlagen.

Wenn Sie für untergeordnete Beteiligtenarten keinen Eintrag hinterlegen, wird automatisch der Ordner der übergeordneten Beteiligtenart vorgeschlagen. Somit kann es nicht passieren, dass Dokumente für Kontaktpersonen oder Ansprechpartner in demselben Ordner geführt werden.

Beispiel: Durch die Auswahl des Eintrags "Korrespondenz Gegner" in der Spalte "Ordner" erscheinen automatisch alle aus Advoware erstellten Schriftsätze an einen Gegenanwalt in den Ordner "Korrespondenz Gegner".

In der Aktengeschichte können Sie anschließend alle Schreiben nach "Ordnern" filtern. Hierzu klicken Sie in den Optionen auf "Ordnerstruktur anzeigen". Nun erscheint in der Aktengeschichte eine Liste, aus der Sie eine oder mehrere Ordner auswählen können. Sie können sich aber auch die Vorgänge anzeigen lassen, die bisher noch keinem Ordner zugeordnet sind. Dazu klicken Sie in der Ordnerstruktur auf "nicht zugeordnet":

Tipp: Wenn Sie Dokumente direkt aus der Aktengeschichte per Drag and Drop in die Ordnerstruktur ziehen möchten, halten Sie die Taste "Strg" und Umschalttaste gedrückt und ziehen Sie dann Ihr Dokument mit der gehaltenen Maustaste in die Ordnerstruktur.

Wenn Sie mehrere Dokumente einem Ordner hinzufügen möchten, gehen Sie wie folgt vor. Über die Strg- (einzelne nicht zusammenhängende Zeilen) oder die Shift-Taste (Block von Zeilen) markieren Sie die Dokumente und halten einer dieser Tasten gedrückt, bevor Sie mit dem Ziehen auf einen Ordner beginnen.

Wenn Sie auf den Ordner "alle" mit der rechten Maustaste klicken, werden alle Dokumente exportiert:

Es öffnet sich eine index.html, die wie folgt aufgebaut ist:



In dieser index.html werden nur die Dateien angezeigt, denen Ordnern zugeordnet wurden. Die Dokumente, die keinem Ordner zugewiesen sind, liegen momentan einfach in dem Exportordner. Durch Klick auf die blauen Pfeile werden die Dateien des jeweiligen Ordners angezeigt oder ausgeblendet.

Die Dokumente können im offline-Modus per Mausklick aufgerufen werden. Ordner können wie in Advoware auf- und zugeklappt werden. Übernommen wird - falls vorhanden - die Bemerkung. Wurde diese nicht eingegeben, wird die "Art des Vorgangs" übernommen.

Die Dateien aus der index.html können Sie auch mit der rechten Maustaste in einem neuen Tab öffnen, damit die Index im ersten Tab aktiv bleibt:



Auch können Sie alle Dateien vor dem Export ins PDF-Format umwandeln, da Dateien wie msg, eml, jpg, tif etc. meist nur mit Warnhinweisen von den Explorern geöffnet werden: