Die Advoware Volltextsuche ermöglicht das schnelle Auffinden von Dokumenten und Inhalten. Sie basiert auf der Microsoft Technologie Windows Search. Die Vorteile liegen vor allem in der extrem hohen Geschwindigkeit, mit der Suchergebnisse geliefert werden, und in der guten Netzwerkunterstützung.
Jeder Arbeitsplatz verwaltet seinen eigenen lokalen Suchindex für die lokal angeschlossenen Speichermedien.
Auch Netzwerkfreigaben mit allen genannten Vorzügen durchsucht werden: Stellt Windows Search fest, dass eine Freigabe durchsucht werden soll, so verwendet es nicht den lokalen Suchindex, sondern es greift automatisch über das Netzwerk auf den Suchindex des Arbeitsplatzes zu, der die Freigabe zu Verfügung stellt.
Windows Search indiziert anhand von Filterkriterien bestimmte von einem Benutzer erreichbare Dokumente, Dateien und E-Mails auf der Festplatte eines lokalen Rechners oder im Netzwerk (auf UNC-Freigaben) und ermöglicht eine schnelle Volltextsuche. Windows Search durchsucht laut Angabe von Microsoft mehr als zweihundert gängige Dateiformate, darunter E-Mails, Dokumente, Bilder, Musik, Videos und PDF-Dateien.
Technische Einzelheiten und eine Hilfe zu Installationsproblemen erhalten Sie in unserer separaten Dokumentation Advoware Volltextsuche - Administrator Handbuch.
Windows Search wird von Advoware nicht nur unterstützt, sondern noch erweitert: Gesucht werden kann alternativ nach Dateiinhalten oder -namen, und zwar mit oder ohne Aktenbezug.
Stellen Sie sich vor, Sie suchen einen Schriftsatz, eine E-Mail oder ein anderes Dokument, und können sich nicht mehr an den jeweiligen Vorgang oder die Akte erinnern. Sie wissen aber eventuell noch ungefähr das Datum, an dem es verfasst wurde, oder können sich an einen Namen des Beteiligten erinnern oder an ein Wort, das in dem Dokument mit hoher Sicherheit vorkommen müsste. Jetzt hilft Ihnen die neue Suchfunktion, die Sie in der Aktengeschichte finden.
Klicken Sie in der Aktengeschichte auf . Es erscheint ein Suchfenster.
Geben Sie als Dateinamen den vollständigen Namen oder einen Teil des Dateinamens an. Wildcards (Joker Zeichen) sind wie bei der Windows-Suche erlaubt. Ein ? steht für ein einziges Zeichen und ein * für beliebig viele Zeichen.
Die Suche nach kramer*.* findet alle Dokumente, die mit "kramer" beginnen (z.B. kramer.doc, kramer.docx, kramer.pdf, kramer1234.doc usw.).
Die Suche nach kr?mer.doc findet z.B. kramer.doc , krämer.doc und kremer.doc, aber nicht kramer1234.doc oder kramer.docx).
Weiterhin können Sie den Dateipfad und den Zeitraum eingrenzen und einen Text (Suchbegriff) eingeben, nach denen "Volltext" im eigentlichen Inhalt des Dokuments gesucht werden soll. Besitzt der unter "Pfad" angegebene Order Unterordner, so werden diese ebenfalls durchsucht.
Unter "was suchen?" können Sie auswählen, ob Sie nur in der Datenbank (Einträge aus "Art des Vorgangs" und "Bemerkungen"), nur in Dokumenteninhalten auf der Festplatte oder beides durchsuchen möchten.
Bei "wo suchen?" können Sie den Suchort genauer definieren. Suchen Sie entweder "nur in zur Akte gespeicherten Dokumenten" oder "in allen Dokumenten" - hierbei wird der gesamte angegebene Pfad durchsucht, auch wenn die Dokumente nicht zur Akte gespeichert wurden.
Bei aktenbezogener Speicherung wird bei Auswahl der Option "in allen Dokumenten des Suchpfads suchen" nicht der Ordner der aktuellen Akte vorgegeben, sondern der übergeordnete Ordner für alle Akten.
Beispiel: Der unter der Grundeinstellung "Standortverwaltung" eingestellte Ordner ist "W:\Texte" bei aktenbezogener Speicherung. Der Aufruf erfolgt aus Akte 1/20:
Vorgabe bei aktivierter Option "in allen Dokumenten des Suchpfads suchen": w:\Texte
Vorgabe bei aktivierter Option "nur in zur Akte gespeicherten Dokumenten suchen": w:\Texte\2020000001
Wenn das Schloss geschlossen ist, wird der unter
"Ordner" angegebene Dateipfad nicht mehr automatisch geändert.
Aktengeschichte - Textfilter
Sie können den Text der Bemerkung oder der Art des Vorgangs
in der Aktengeschichte per Klick auf rechts in der Spaltenüberschrift filtern:
Wichtig ist, dass Sie Groß- und Kleinschreibung beachten und das Wort, nachdem Sie filtern möchten, genauso eingeben wie es auch in Advoware geschrieben wurde.
Ebenso können Sie den Filter wieder leeren:
Die Textfilterungsmöglichkeit finden Sie auch im Postein-/Ausgang und im Überweisungsmodul.