Advoware erlaubt den Import von E-Mails und deren Anhänge per Drag & Drop in die Aktengeschichte.
Empfehlung: Wenn Sie unsere Drag & Drop-Funktionen nutzen (empfohlen), deaktivieren Sie die Grundeinstellung "Schriftverkehr" - "E-Mails" - "Optionen" das Kontrollfeld "ausgehende E-Mails in der Aktengeschichte speichern". Ziehen Sie die gesendeten E-Mails direkt aus dem Ordner "Gesendete Objekte" mit gedrückter Maustaste in Advoware hinein. Auf diese Weise speichern Sie die gesamte E-Mail mit allen relevanten Informationen direkt in der Datenbank. Die E-Mail kann anschließend in Ihrem Mailprogramm gelöscht werden (oder hierzu einfach beim Ziehen die Umschalttaste gedrückt halten).
Nicht übernommen werden können aus technischen Gründen Lesebestätigungen aus Outlook, elektronisch signierte Anhänge und Anhänge im Format .msg (also eine Outlook-Email als Anhang der empfangenen E-Mail). Anhänge im msg-Format können aber manuell aus der E-Mail in die Aktengeschichte gezogen werden.
Im Befehlsmenü von Advoware finden Sie unter den "Optionen" - "E-Mail-Schnittstelle" (arbeitsplatzbezogene Einstellung) zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten. Hierzu einige Erläuterungen:
• Briefanrede einfügen: Fügt bei E-Mails aus der Akte die Briefanrede ein. Bei Auswahl von mehreren Empfängern lautet die Briefanrede immer "Sehr geehrte Damen und Herren,".
• beim E-Mail-Import Adressen zuordnen: Wird eine Mail mit einer bisher nicht in der Datenbank gespeicherten Adresse importiert, erschient ein Fenster, über das eine Zuordnung der Adresse zu einem Aktenbeteiligten erfolgen kann.
• Akte automatisch ermitteln: Ist das Aktenzeichen im E-Mail-Betreff enthalten (und antwortet der Empfänger auf Ihre E-Mail, ohne den Betreff zu ändern), wird automatisch die Akte geöffnet.
• E-Mail-Adressen ohne Namen anzeigen: Angezeigt wird nur die reine E-Mail-Adresse (<m.mustermann@musterfirma.de>) und nicht der Name und die Adresse (Mustermann, Max <m.mustermann@musterfirma.de>). Auf die Funktionalität hat diese Einstellung keinen Einfluss.
• beim Import von E-Mails und beA-Nachrichten das Erfassungsdatum übernehmen: Ist diese Option aktiviert, wird das tatsächliche Empfangsdatum aus der E-Mail oder beA-Nachricht auch als Datum "erfasst" in die Aktengeschichte übernommen. Damit ist ein Risiko verbunden, wenn der Advoware Posteingang nicht tagesgenau bearbeitet wird.
Bsp: Das Datum einer E-Mail im Posteingang von Outlook ist
der 31.07.
Die E-Mail wird erst am 02.08. in Advoware der Aktengeschichte
und dem Posteingang zugeordnet. Dann hat das Datum "erfasst" im Posteingang das
Datum 31.07., liegt also "in der Vergangenheit" und könnte übersehen werden.
• Ist die Option deaktiviert, wird das aktuelle Datum der Zuordnung zur Aktengeschichte übernommen.
Verfahren Sie wie folgt:
• Öffnen Sie Advoware (beliebiges Modul).
• Öffnen Sie in Outlook den "Posteingang".
Tipp: Zur Vereinfachung des "Drag & Drop"-Vorgangs verkleinern Sie das Fenster (Symbol rechts oben neben dem X zum Schließen).
• Ziehen Sie die E-Mail, die Sie in die Aktengeschichte importieren möchten, bei gedrückter linker Maustaste aus dem Outlook-Fenster in Advoware.
• Lassen Sie die Maustaste wieder los. Es erscheint das Fenster "zur Aktengeschichte hinzufügen".
• Wenn Sie mehrere Dateien per Drag & Drop in die Aktengeschichte importieren möchten, dann kann man bei "Art des Vorgangs" einen Eintrag machen und das Schloss einrasten. Dann bleibt die Art des Vorgangs stehen und man muss nur noch auf "ok" gehen.
• Gesendete oder empfangene Mails lassen sich zur Aktengeschichte zuordnen. Gesendete Mails können Sie nach dem Mailvorgang direkt aus dem Ordner "Gesendete Objekte" in Advoware hineinziehen. Wenn die E-Mail-Adresse des Absenders einem Kanzleimitarbeiter zugeordnet wurde, wird die Mail als "gesendete" Mail erkannt, ansonsten als "eingehende" Mail. Stellen Sie also sicher, dass alle E-Mail-Adressen der Kanzlei einem Mitarbeiter zugeordnet wurden. Wenn Sie über allgemeine (nicht personenbezogene) E-Mail-Adressen wie info@kanzlei.de verfügen, legen Sie ggf. auch hierfür einen Dummy-Mitarbeiter an.
• Advoware versucht anhand des Namens und der E-Mail-Adresse automatisch die "richtige" Akte zu ermitteln. Ist dies erfolglos, weil z.B. die E-Mail-Adresse noch nicht in Advoware erfasst wurde, müssen Sie die Akte manuell auszuwählen.
Tipp: Advoware erkennt, wenn beim Import von E-Mails per Drag & Drop im Betreff von eingehenden E-Mails ein Aktenzeichen vorhanden ist. Das Programm sieht in sämtlichen Akten nach, ob das Aktenzeichen als Buchstabenkombination im Betreff der E-Mail vorhanden ist. Wird eine Akte gefunden, schlägt Advoware diese bei der Zuordnung automatisch vor. Voraussetzung: Die Länge des Aktenzeichens beträgt insgesamt mehr als 10 Zeichen (um die Wahrscheinlichkeit falscher Aktenzuordnungen aufgrund von Mehrdeutigkeit auszuschließen). Damit die Funktion verwendet werden kann, muss unter der Grundeinstellung "Schriftverkehr" - "E-Mails" - "Betreff" das eigene Aktenzeichen als Bestandteil des Betreffs eingebunden werden. Wenn der Mandant die E-Mail über "Antworten" beantwortet, kann diese anschließend richtig zugeordnet werden.
• Im Register "E-Mail" des Dialogfensters "Aktengeschichte" finden Sie die Felder speziell für den E-Mail-Import (Absender, Empfänger, Betreff, Empfangs- und Sendedatum und eventuelle Anlagen) zu Ihrer Information. Es sind hier keine Eingaben erforderlich.
• Für die Angabe des Betreffs können Sie unter der Grundeinstellung "Schriftverkehr" -"E-Mails" - "Betreff" die Zusammenstellung festlegen.
Über die Grundeinstellung unter "Akten" - "Aktengeschichte" - "Optionen" legen Sie fest, ob der E-Mail-Betreff beim Import unter "Art des Vorgangs" oder unter den "Bemerkungen" (verhindert das "Abschneiden" von Betreffs, die länger als 200 Zeichen sind) aufgeführt wird.
• Wenn Sie mehrere E-Mails importiert haben und feststellen, dass Sie die aktuell angezeigte Mail nicht importieren möchten, klicken Sie auf "Überspringen".
• Wenn Sie für den Vorgang eine Wiedervorlage oder eine Aufgabe anlegen möchten, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche.
• Zum Speichern klicken Sie auf Ok. Advoware kopiert die E-Mail direkt in den Ordner, den Sie unter der Grundeinstellung "Kanzleiorganisation eingestellt haben. Wenn Sie mehrere E-Mails auf einmal in Advoware hineingezogen haben und die aktuell angezeigte Mail nicht importieren möchten, klicken Sie auf "überspringen". Wenn die E-Mail-Adresse bisher noch keinem Aktenbeteiligten zugeordnet wurde, fragt Advoware Sie, ob Sie die Adresse für die weitere Korrespondenz speichern möchten. Doppelklicken Sie in diesem Fall auf den entsprechenden Aktenbeteiligten oder brechen Sie den Vorgang ab.
Wenn Sie während des Drag & Drop-Vorgangs die Umschalttaste gedrückt halten, wird die E-Mail aus Ihrem Posteingang entfernt (erst die Maus loslassen, dann die Umschalttaste).
• Die E-Mail und die Anhänge können Sie per Doppelklick direkt aus der Aktengeschichte öffnen.
Tipp: Beim Import einer E-Mail per "Drag & Drop" aus Microsoft Outlook (msg-Format) können Sie jeden Anhang als separaten Eintrag übernehmen. Der Eintrag für den Anhang in der Aktengeschichte behält das Datum der E-Mail. Unter "Art des Vorgangs" erscheint der Eintrag "Anhang zur E-Mail" und der Name des Anhangs.