Bei der Anlage von Aktenbeteiligten muss bei Kataloggeschäften im Sinne von § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG eine Identitätsprüfung erfolgen. In Advoware erfolgt diese aus dem Adressmodul über den Knopf "Identifizierung".
Es öffnet sich ein Dialog. Die Gestaltung ist abhängig von der in der Adresse gespeicherten Rechtsform.
Für natürliche Personen werden die Pflichtangaben aufgeführt sowie die erforderlichen Angaben zur Legitimierung.
Auch in dieser Maske gelangen Sie über Hilfeknöpfe direkt auf eine Webseite mit dem Gesetz (Anlage 1 GwG, Faktoren für ein potenziell geringeres Risiko und Anlage 2 GwG, Faktoren für ein potenziell höheres Risiko).
Häufig verwendete Begründungen können Sie als Vorlagen über den Kontextmenübefehl "Textbaustein speichern" abspeichern und zukünftig über den Befehl "Textbaustein einfügen" in weitere Begründungsfelder einfügen. Direkt aus dem Dialog können Sie Aufgaben für notwendige weitere Maßnahmen eintragen.
Für juristische Personen können Sie digitale (eingescannte) Dokumente zur Identifizierung sowie Aufzeichnungen über die eingeholten Informationen zur wirtschaftlichen Berechtigung erfassen. Hierzu zählen insbesondere Transparenzregisterauszüge, Handelsregisterauszüge, Gesellschafterlisten, Gesellschaftsverträge, sonstige Dokumente zur Eigentums- und Kontrollstruktur (etwa Beherrschungs-, Stimmbindungs- oder Treuhandverträge oder eine schematische Dokumentation der Eigentums- und Kontrollstruktur). Diese erscheinen anschließend auch in der Tabelle der zur Adresse gespeicherten Dokumente im "Register Seite 2".
In beiden Fällen können Sie kennzeichnen, wenn es sich bei dem Beteiligten, dem wirtschaftlich Berechtigten, dem Familienmitglied oder einer bekanntermaßen nahestehende Person um oder ist eine politisch exponierte Person (PeP) handelt (§ 1 Abs. 12 GwG). In diesem Fall erfolgt unmittelbar die Einstellung eines erhöhten Risikos.
Advoware stellt als Hilfestellung für Ihre Bewertung rechtsformabhängige Checklisten zur Verfügung. Die Vorlage können Sie individuell abändern. Sie finden diese im Unterordner \Advoware\GwG.
Es kann bei jedem Öffnen des Dialogs protokolliert werden, wann und durch wen die Prüfung oder Änderung erfolgt ist.
Wenn die Risikobewertung auf "hoch" oder auf "niedrig" gestellt wird, fragt das Programm, ob alle (nicht abgelegte) Akten, in denen dieser Beteiligte vorhanden ist, ebenfalls auf hohes Risiko gestellt werden soll.
Die Felder zur Legitimierung stehen auch als Platzhalter und für den Handaktenbogen zur Verfügung.