Aktenbeteiligte - Funktionen des Kontextmenüs

Wenn Sie in der Liste der Beteiligten mit der rechten Maustaste auf einen Beteiligten klicken, öffnet Advoware ein Kontextmenü mit häufig benötigten Befehlen:

Tipp: Über die Tastenkombination Alt+E+X erstellen Sie ein Anschreiben an den "x.-ten" Beteiligten, ohne zur Maus greifen zu müssen( z.B. Alt-e-1 für den ersten Beteiligten bei gedrückter Alt-Taste).

Über die Befehle "Anschreiben", "Anschreiben mit..." (nur verfügbar, wenn für den Sachbearbeiter der Akte mehrere Briefköpfe hinterlegt wurden), "Kenntnisnamezettel", "Musterschriftsatz", "Expresstexte", "E-Mail", "Fax" erstellen Sie ein Anschreiben an die Adresse des Beteiligten.

Unter "Anschreiben" erscheinen die Einträge, die unter dem Aktensachbearbeiter als Briefkopfvorlagen eingestellt sind. (Grundeinstellungen-Kanzleiorganisation-Mitarbeiter-<Mitarbeiter auswählen>-Register Briefköpfe). Es werden alle Dateien mit der Endung DOT (bzw. *.DOT*) angezeigt.

Unter "Expresstexte" erscheinen die Einträge, die unter Grundeinstellungen-Schriftverkehr-Textverarbeitung-Expresstexte eingestellt sind. Es werden alle Dateitypen aufgelistet.

Der Betreff ist in der Regel das Aktenzeichen, Gerichtsaktenzeichen oder - bei Versicherungen - die Versicherungsnummer. Wenn Sie einen Schriftsatz an einen Beteiligten erstellen, erscheint der eingegebene Betreff automatisch in dem Schriftsatz. Wenn Sie Kontaktpersonen (= Ansprechpartner) zu Versicherungen erfassen und diese zur Akte hinzufügen, werden sämtliche Betreffs (inkl. Schaden- und Versicherungsnummer) der Versicherung automatisch für die Kontaktperson übernommen. Die anschließende Angabe eines abweichenden Betreffs ist möglich.

Achtung: Wenn Sie die Kontaktperson einer Versicherung über die F9-Taste und nicht aus der Tabelle der Kontaktpersonen hinzufügen, sind die Betreffs der übergeordneten Versicherung noch nicht im Dialog zur Auswahl der "Art des Beteiligten" ausgefüllt, da Advoware noch nicht weiß, welchem Beteiligten zugeordnet werden soll. Sie brauchen einen Betreff aber nicht auszufüllen. Dies erfolgt automatisch.

Tipp: Wenn Sie im Betreff einer Versicherung die Versicherungsnummer eingeben, wird diese bei einer späteren erneuten Zuordnung des Beteiligten zu einer anderen Akte automatisch wieder übernommen.

In den Kontextmenüs von Kontaktpersonen stehen optional immer auch die Adressen und Telekommunikationsverbindungen der übergeordneten Firma zur Verfügung. Wenn Ihnen dies zu unübersichtlich ist, können Sie die Option unter der Grundeinstellung "Adressen" - "Optionen" abschalten. Entfernen Sie das Häkchen bei "Daten der Zentrale im Kontextmenü von Kontaktpersonen ausblenden".

Standardmäßig erstellt Advoware Anschreiben an Gerichte und an Staatsanwaltschaften in einer gesonderten Form:

Zeile 1 ist abhängig vom Referat:

Im Strafrecht: "In der Strafsache"

Im Familienrecht: "In der Familiensache"

Bei Ordnungswidrigkeit- und Bußgeldverfahren: "In der Ordnungswidrigkeit"

sonst: "In dem Rechtsstreit"

Zeile 2: Gerichtsrubrum (aufrufbar über das Modul "Akte bearbeiten" - "Register Akte 2")

Zeile 3: Betreff (falls eingegeben)

Sie können diese Vorgaben referatspezifisch ändern (Grundeinstellungen "Aktenverwaltung" - "Akten" - "Standardwerte für Listen" - "Referate) oder ganz aufheben, wenn Sie in den Grundeinstellungen für das Referat im Feld "Briefanrede Gericht" keinen Eintrag machen. Dann erfolgen die Anschreiben in derselben Form wie für die übrigen Beteiligtenarten.

Für gesetzliche Vertreter geben Sie über das Kontextmenü dessen rechtliche Stellung ein, z.B. für den Mahnbescheid. Schneller geht es, wenn Sie die gesetzlichen Vertreter direkt bei der Anlage der übergeordneten Firma in der Tabelle der Kontaktpersonen. Bei einer WEG mit juristischer Person als Verwalter muss als Stellung des gesetzlichen Vertreters der Name des Verwalters übergeben werden.

Auch eine Überweisung kann direkt aus dem Kontextmenü ausgeführt werden. Die Vorbelegung erfolgt dann anhand der eingetragenen Kontodaten.

Für Gerichte legen Sie die Gerichtskennziffer für den Mahnbescheid ("Gerichtskennziffer DTA") fest. Es legt im Falle eines Widerspruchs gegen den Mahnbescheid das Prozessgericht fest. Im Zweifel sollten Sie die Voreinstellung (0-automatisch) belassen.

Über den Punkt "Adressermittlung" erreichen Sie die Schnittstelle zu unseren Partnern Riser und Supercheck.

Über den Punkt "Sonstige…" können Sie die Art der Beteiligung ändern (falls Sie sich einmal vertan haben), die Webseite des Beteiligten aufrufen und besonders wichtige Mandanten zu den Favoriten der Programmstartleiste hinzufügen.

Wenn Sie zu einer Person im Adressmodul eine Internetseite gespeichert haben, können Sie diese direkt über das Kontextmenü über den Befehl "Sonstige…" aufrufen.

Wenn Sie mehr als einen Mandanten unter einem gemeinsamen Namen in der Akte führen möchten, können Sie unter "Sonstige…" - "Anzahl Auftraggeber" die entsprechende Anzahl eingeben (doppelte Berücksichtigung = 2, dreifache Berücksichtigung = 3 usw.). Wenn Sie in der Adressenanlage im Feld "Anrede" den Eintrag "Eheleute" oder "Lebensgemeinschaft" eingeben, fragt das Programm bei der Zuordnung der Adresse zur Akte automatisch nach, ob der Beteiligte bei der Berechnung der Erhöhungsgebühr doppelt berücksichtigt werden soll.

Außerdem können Sie festlegen, ob der Beteiligte in der online Akte in der Mandantenansicht in den Stammdaten als Beteiligter angezeigt oder ausgeblendet werden soll.