Ein Wasserzeichen ist eine PDF-Datei, die unter der Grundeinstellung "PDF-Umwandlung" hinterlegt wird, je nach dort eingestellter Option nur in Seite 1 oder in alle Seiten des PDFs.
Word-Dokumente können ohne Briefkopfangaben und ohne Wasserzeichen auf hochwertigem vorbedrucktem Briefpapier ausgedruckt werden, wenn der Versand per Post erfolgen soll. Erfolgt der Versand elektronisch, wird das Wasserzeichen mit den darin enthaltenen Briefkopfangaben verwendet.
In Advoware besteht die Möglichkeit, über die der Aktengeschichte bei der PDF-Umwandlung
ein hinterlegtes Wasserzeichen in alle umgewandelten PDFs einzufügen.
Wenn Sie das Wasserzeichen eher selten nur für bestimmte Dokumente oder Empfänger nutzen möchten, bietet Advoware eine Option zur Einfügung eines Wasserzeichens über das Kontextmenü der Aktengeschichte und des Postausgangs.
Das unter der Grundeinstellung "PDF-Umwandlung" hinterlegte Wasserzeichen kann in sämtliche PDF-Dateien eingefügt werden. Der Umwandlungsprozess ist somit unabhängig von der Existenz eines Word-Dokuments. Das Programm erkennt automatisch, ob bereits ein Word-Dokument (Spalte "Typ 2") existiert. Das Wasserzeichen wird in allen Fällen in das PDF eingefügt.
Markups exportieren: Wenn Sie hier das Häkchen setzen, haben Sie die Möglichkeit zur Einbettung von Markups/Kommentaren aus Word in das PDF.
Durchsuchbarkeit von PDFs und Auflösung (dpi)
PDFs
§ 2 der Elektronischen-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV) regelt die Anforderungen an elektronische Dokumente. Mit dem "Gesetz zum Ausbau des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten und zur Änderung weiterer Vorschriften" vom 5. Oktober 2021 wurden die Anforderungen der Fassung von 2017 zum 01.01.2022 abgemildert. So entfiel das Erfordernis, dass PDFs "in druckbarer, kopierbarer und, soweit technisch möglich, durchsuchbarer Form" eingereicht werden müssen. Die technischen Voraussetzungen sind keine Wirksamkeitsvoraussetzung mehr für die Einreichung.
Ansonsten gilt: Aus der Aktengeschichte und aus dem Postausgang heraus können Sie PDF-Dokumente nachträglich durchsuchbar machen. Sie können mehrere Zeilen markieren und somit mehrere Dokumente in einem Arbeitsvorgang durchsuchbar machen. Die in Advoware integrierte 3-Heights™ PDF to PDF/A Converter der PDF Tools AG sorgt für die Einbettung der Schriftarten und Untergruppen in das PDF.
Die Qualität der Umwandlung richtet sich nach der
Arbeitsplatzeinstellung -
"PDF-Umwandlung" – "Auflösung (dpi)".
Für normale Dokumente sind je nach Verwendungszweck Auflösungen zwischen 150 und 300 dpi sinnvoll. Für eine automatische Texterkennung (OCR) reichen 200 bis 300 dpi vollkommen aus. Bei kleinen Schriften, z. B. AGB, können auch 400 dpi erforderlich sein. Fotos scannt man normalerweise mit 300 dpi.
Die Standardeinstellung ist 300 dpi. Wenn ein Dokument beim Ausdruck oder Senden per Fax unleserlich aussieht, weil die OCR-Funktion von advoscan die Auflösung (dpi) des Dokuments hochskaliert, versuchen Sie andere Werte. Die Qualität hängt immer von der Scanner-Software und den verwendeten Skalierungsfiltern ab. Je höher die Auflösung, desto länger dauert der Vorgang der Umwandlung.
Im Erfolgsfall wird das PDF neu abgespeichert. Das Datum der Aktengeschichte ändert sich nicht.
Durchsuchbare PDFs werden von der in die Aktengeschichte integrierten Volltextsuche einbezogen.