PDF/A ist ein Dateiformat zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente. Der Buchstabe "A" steht für "Archiv“. Es gibt mehrere PDF/A-Formate (A-1 – A4), für diese gibt es wiederum unterschiedliche Konformitätsstufen a, b und c (a = "accessible", b = "basic", u = "unicode").
Die Anforderungen des Gesetzgebers sind nicht einheitlich und wurden mehrfach geändert.
Elektronischer Rechtsverkehr/beA
Zulässig sind seit dem 1. April 2022 (neben TIFF) die PDF-Versionen PDF 2.0, PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/UA (Zweite Bekanntmachung zu § 5 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung – 2. ERVB 2022).
Urkundenverzeichnis (UVZ)
Zulässig ist seit dem 1. Januar 2022 ausschließlich
PDF/A-1b (Bekanntmachung zu
§ 35 Absatz 4 Satz 2 der Verordnung über die
Führung notarieller Akten und Verzeichnisse -
Urkundenarchiv-Dateiformat-Bekanntmachung-2022).
X-Rechnung/ZUGFeRD
Zulässig sind alle Konformitätsstufen von PDF/A-3.
Diese Anforderungen werden von Advoware erfüllt. Die Umwandlung kann aus unterschiedlichen Programmteilen erfolgen. Alle Umwandlungen erzeugen das Format PDF/A-1b.
• Umwandlung aus Word (Advoware-Symbol, Option "PDF erzeugen")
• Umwandlung beim Import per "Drag & Drop"
• Umwandlung aus dem Kontextmenü "PDF/A erstellen" der Module Aktengeschichte, Posteingang, Postausgang
• Umwandlung aus dem Kontextmenü "Veröffentlichen" aus dem Viewer (Dokumentenvorschau)
• X-Rechnungen, die aus dem Rechnungsmodul über das Kontexmtenü erstellt werden, werden automatisch in PDF/A-3 umgewandelt.
PDF-Formulare (Vollstreckungsaufträge, PKH- und Beratungshilfeabrechnungen) werden zunächst nicht in PDF/A umgewandelt. Grund ist, dass nach der Umwandlung keine Eingaben mehr in die Formularfelder vorgenommen werden können. Wenn Sie diese Formulare an die Justiz übergeben möchten, wandeln Sie diese nach der Fertigstellung – wenn alles passt - manuell über das Kontextmenü der Aktengeschichte, Posteingang und Postausgang in das PDF/A-1b Format um.