PDF-Umwandlung

PDF/A ist ein Dateiformat zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente. Der Buchstabe "A" steht für "Archiv“. Es gibt mehrere PDF/A-Formate (A-1 – A4), für diese gibt es wiederum unterschiedliche Konformitätsstufen a, b und c (a = "accessible", b = "basic", u = "unicode").

Die Anforderungen des Gesetzgebers sind nicht einheitlich und wurden mehrfach geändert.

Elektronischer Rechtsverkehr/beA

Zulässig sind seit dem 1. April 2022 (neben TIFF) die PDF-Versionen PDF 2.0, PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/UA (Zweite Bekanntmachung zu § 5 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung – 2. ERVB 2022).

Urkundenverzeichnis (UVZ)

Zulässig ist seit dem 1. Januar 2022 ausschließlich PDF/A-1b (Bekanntmachung zu
§ 35 Absatz 4 Satz 2 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse - Urkundenarchiv-Dateiformat-Bekanntmachung-2022).

X-Rechnung/ZUGFeRD

Zulässig sind alle Konformitätsstufen von PDF/A-3.

Diese Anforderungen werden von Advoware erfüllt. Die Umwandlung kann aus unterschiedlichen Programmteilen erfolgen. Alle Umwandlungen erzeugen das Format PDF/A-1b.

    Umwandlung aus Word (Advoware-Symbol, Option "PDF erzeugen")

    Umwandlung beim Import per "Drag & Drop"

    Umwandlung aus dem Kontextmenü "PDF/A erstellen" der Module Aktengeschichte, Posteingang, Postausgang

    Umwandlung aus dem Kontextmenü "Veröffentlichen" aus dem Viewer (Dokumentenvorschau)

    X-Rechnungen, die aus dem Rechnungsmodul über das Kontexmtenü erstellt werden, werden automatisch in PDF/A-3 umgewandelt.

PDF-Formulare (Vollstreckungsaufträge, PKH- und Beratungshilfeabrechnungen) werden zunächst nicht in PDF/A umgewandelt. Grund ist, dass nach der Umwandlung keine Eingaben mehr in die Formularfelder vorgenommen werden können. Wenn Sie diese Formulare an die Justiz übergeben möchten, wandeln Sie diese nach der Fertigstellung – wenn alles passt - manuell über das Kontextmenü der Aktengeschichte, Posteingang und Postausgang in das PDF/A-1b Format um.