Drücken Sie im Modul "Akte bearbeiten" F9 oder wählen Sie aus dem Kontextmenü der Aktenbeteiligten den Befehl "Hinzufügen".
• Geben Sie die Anfangsbuchstaben ein (Groß- und Kleinschreibung werden nicht unterschieden), Advoware listet alle in Frage kommenden Beteiligten anhand der eingegebenen Buchstabenfolge auf. Dies verhindert Mehrfacheinträge i. S. d. § 43 a BRAO.
• Ist kein Eintrag identisch, klicken Sie auf "Neu". Es erscheint die Eingabemaske für Adressen.
• Ist das Suchergebnis negativ (= Advoware konnte keinen Beteiligten gleichen Namens ermitteln), so gelangen Sie direkt in das Modul "Adresse anlegen".
Konnte Advoware einen Beteiligten nicht ermitteln, obwohl Sie glauben, dass er sich bereits in der Datenbank befindet, kann es an der Schreibweise liegen (z.B. bei Firmennamen). Um zu vermeiden, den Beteiligten ein zweites Mal anzulegen, überprüfen Sie die Schreibweise, oder verwenden Sie die gründliche Suchfunktion ("Fernglas" - Symbol).
• Füllen Sie die Datenfelder aus. Wenn Sie bei den Telekommunikationsdaten auf die Pfeile neben dem Eingabefeld klicken, können Sie weitere Nummern eingeben.
• Wenn Sie eine E-Mail-Adresse oder eine Internetseite angeben, gelangen Sie mit einem Klick darauf direkt auf die Homepage oder in Ihr Mail-Programm.
• Wenn Sie alle Eingaben gemacht haben, drücken Sie F9. Wählen Sie im Dialogfenster "Art des Beteiligten" die Beteiligtenart aus. Handelt es sich um eine untergeordnete Beteiligtenart, müssen Sie noch den übergeordneten Beteiligte auszuwählen (z.B. den Versicherungsnehmer im Falle einer Rechtsschutz- oder Haftpflichtversicherung).
Ob eine Beteiligtenart eine übergeordnete andere Beteiligtenart voraussetzt, bestimmen Sie über die Grundeinstellung "Aktenverwaltung" "Akten" - "Standardwerte für Listen" - "Beteiligte Ein strittiger Fall ist z.B. der "Drittschuldner". Entscheiden Sie selbst.
• Klicken Sie auf Ok. Der Aktenbeteiligte wird angezeigt. In der Liste der Beteiligten entsteht ein Explorerbaum, wenn Sie untergeordnete Beteiligte gewählt haben. Mit einem Klick auf das Minuszeichen können Sie diese ausblenden. Anhand des Pluszeichens erkennen Sie, dass es noch weitere Beteiligte gibt.