Benachrichtigungen (arbeitsplatzbezogen)

Wenn Sie von einem anderen Mitarbeiter eine interne Nachricht bekommen, legen Sie über das Befehlsmenü "Optionen" – "Benachrichtigungen" fest, was beim Empfang geschieht.

Der Name "Toasts" steht für Benachrichtigungen, die ausgelöst werden, weil andere Mitarbeiter eine Aktion ausgeführt haben, die einen anderen Mitarbeiter betreffen (eine solche Aktion ist z.B. eine Aufgabe oder interne Nachricht). Damit dieser Mitarbeiter darüber sofort in Kenntnis gesetzt wird, öffnet sich an dessen Arbeitsplatz eine Sofortnachricht, die wie ein fertiger Toast aus einem Toaster am unteren Bildschirmrand oben aufklappt.

Toasts oder Windows-Benachrichtigungen erscheinen für interne Nachrichten, Aufgaben, Telefonate, Einträge aus dem Postein- und -ausgang und für Diktate.

Einige Mitarbeiter fühlen sich durch aufpoppende Fenster gestört und arbeiten lieber allein mit der Aufgabenleiste, die so individuell konfiguriert werden kann, dass sämtliche Ereignisse auch dort erscheinen. Einzige Ausnahme sind explizit eingetragene Erinnerungen für Termine und/oder Aufgaben. Hier erfolgt immer eine gesonderte Benachrichtigung.

Entfernen Sie hierzu aus dem Befehlsmenü "Optionen" - "Toasts" die Häkchen bei den Toasts, die Sie an Ihrem Rechner deaktivieren möchten:

Telefonate

Diese Einstellung betrifft nur Kunden, die das Zusatzmodul "Advoware Telefonie" erworben haben.

Option gesetzt: Im Falle eines eingehenden Anrufs erscheint ein Toast oder eine Windows-Benachrichtigung. Ein Klick darauf öffnet das Telefoniefenster. Ausnahme: Über das "X" in der rechten oberen Ecke kann ein Toast weggeklickt werden. Sie sollten dies nur dann tun, wenn Sie nicht möchten, dass das Telefoniefenster erscheint, wenn Sie den Hörer abnehmen.

Option nicht gesetzt: Advoware öffnet das Telefoniefenster (beachten Sie aber den untenstehenden Hinweis).

Einige Kunden möchten nicht, dass sich bei eingehenden Anrufen ein Fenster öffnet, weil Sie z.B. gerade einen Text schreiben und dann in das Telefoniefenster hineintippen würden. Hierzu gibt es im Befehlsmenü von Advoware den Befehl "Optionen" - "Telefonie" - "Telefoniefenster bei eingehenden Anrufen nicht öffnen". Das Telefoniefenster öffnet sich in diesem Fall erst dann, wenn Sie den Hörer abnehmen.

Eine Benachrichtigung erscheint nur bei eingehenden Anrufen, wenn die Option "Telefoniefenster bei eingehenden Anrufen nicht öffnen" nicht gesetzt ist:

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Terminerinnerungen

Option gesetzt: Der Empfänger (= angeklicktes Kürzel der Kommunikationsleiste) bekommt zur Erinnerungszeit ein Toast oder eine Windows-Benachrichtigung. Ein Klick darauf öffnet das Dialogfenster mit dem Termin. Hier können Sie festlegen, ob und wann eine weitere Erinnerung erscheint. Ausnahme: Über das "X" in der rechten oberen Ecke kann ein Toast zunächst ignoriert/weggeklickt werden. Die Erinnerung öffnet sich in diesem Fall automatisch im eingestellten Intervall (Befehlsmenü - "Optionen" - "Kommunikationsleiste" - "Einstellungen") ständig neu. Eine Windows-Benachrichtigung erscheint immer nur ein einziges Mal. Wenn Sie hier eine erneute Benachrichtigung bekommen möchten, müssen Sie dies im Termin-Dialog unter "erneut erinnern" einstellen.

Option nicht gesetzt: Advoware öffnet am Arbeitsplatz des Empfängers zum Erinnerungszeitpunkt das Terminfenster.

Diktate

Option gesetzt: Der Empfänger - also statusabhängig die Korrekturkraft oder der Diktant - bekommt ein Toast oder eine Windows-Benachrichtigung. Ein Klick darauf öffnet das Diktatfenster. Ausnahme: Über das "X" in der rechten oberen Ecke kann der Toast dauerhaft weggeklickt werden. Er wird dann für den verknüpften Eintrag nicht mehr angezeigt.

Option nicht gesetzt: Es passiert gar nichts. Die Mitarbeiter müssen aktiv die zur Bearbeitung anstehenden Einträge aus der Aufgabenleiste oder der Diktatübersicht beobachten.

Für Diktate, die zur Bearbeitung in den Pool gestellt werden, werden keine Toasts erzeugt.

Posteingang und Postausgang

Option gesetzt: Der Mitarbeiter, dem ein Eintrag vorgelegt wird, bekommt ein Toast oder eine Windows-Benachrichtigung, sofern dieser den Eintrag nicht "für sich selbst" vorlegt (in diesem Fall passiert gar nichts). Ein Klick darauf öffnet das Modul "Posteingang" bzw. "Postausgang" und markiert die entsprechende Zeile. Gleichzeitig öffnet sich der Dialog "Vorgang bearbeiten", in dem Sie sofort alle weiteren Aktionen zu dem eingehenden Dokument veranlassen können. Im Viewer sehen Sie den die Vorschau des verknüpften Dokuments. Ausnahme: Über das "X" in der rechten oberen Ecke kann der Toast dauerhaft weggeklickt werden. Er wird dann für den verknüpften Eintrag nicht mehr angezeigt.

Für den Fall, dass Sie den aufgehenden Dialog als störend empfinden, weil Sie erst einmal einen Blick auf den Posteingang werfen möchten, um zu entscheiden, ob es wichtig ist oder eine Aktion veranlasst werden soll: Deaktivieren Sie die Option und arbeiten Sie für diese Einträge mit der Aufgabenleiste. Dort sehen Sie mit Einfachklick das Dokument im Viewer. Doppelklick öffnet zusätzlich den Dialog "Vorgang bearbeiten".