Bei aktiviertem GwG-Modul erscheint in der Akte ein Auswahlfeld, das zu aktivieren ist, wenn der Sachbearbeiter der Akte Verpflichteter im Sinne von § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG ist. Bei den dort genannten "Kataloggeschäften" sind bereits bei der Anlage der Akte die allgemeinen Sorgfaltspflichten zu beachten. Advoware bietet hier einen gewissen Automatismus, wenn ein Referat ausgewählt wird, das unter der Grundeinstellung "Referate" in der Spalte "GwG" mit einem Häkchen versehen wurde. Für andere Referate muss die Auswahl manuell aktiviert werden.
Die Auswahl "ja" löst eine Risikoanalyse aus. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Angaben zur Risikobewertung hinterlegen:
Für das Ergebnis der Risikoanalyse stehen drei Antwortmöglichkeiten zur Auswahl:
• hoch: muss begründet werden, Folge sind verstärkte Sorgfaltspflichten (§ 15 GwG)
• mittel: muss nicht begründet werden, Folge sind allgemeine Sorgfaltspflichten (§ 10 GwG)
• gering: muss begründet werden, Folge sind vereinfachte Sorgfaltspflichten (§ 14 GwG)
Über Hilfeknöpfe gelangen Sie direkt auf eine Webseite mit dem Gesetz (Anlage 1 GwG, Faktoren für ein potenziell geringeres Risiko und Anlage 2 GwG, Faktoren für ein potenziell höheres Risiko).
Häufig verwendete Begründungen können Sie als Vorlagen über den Kontextmenübefehl "Textbaustein speichern" abspeichern und zukünftig über den Befehl "Textbaustein einfügen" in weitere Begründungsfelder einfügen.
Direkt aus dem Dialog können Sie eine interne Benachrichtigung an den Aktensachbearbeiter versenden oder eine Aufgabe und Wiedervorlage eintragen.
In der Hauptleiste von Advoware erfolgt modulübergreifend die gesonderte Anzeige des Risikos:
Die Risikoanalyse ist zu dokumentieren, regelmäßig zu prüfen und ggf. zu aktualisieren. Über die Durchführung und über die Ergebnisse der Risikobewertung und über die Angemessenheit der auf Grundlage dieser Ergebnisse ergriffenen Maßnahmen sind hinreichende Informationen aufzuzeichnen und aufzubewahren (§ 8 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 GwG).
Die Ergebnisse der Risikoanalyse erscheinen auch in Ihrem Handaktenbogen.
Die Risikoanalyse ist regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren (§ 5 Abs. 2 Nr, 2 GwG). Als Nachweis können Sie hierzu den Dialog öffnen und die Protokollierung aktivieren. Das Datum der letzten Prüfung wird dann automatisch aktualisiert.