Wenn eine ordnungsgemäße Buchführung betrieben wird, sollte es zum Zeitpunkt der Aktenablage keine offenen Rechnungen mehr in der OP-Liste geben. Dennoch gab es von Kunden, die nur die Mandantenbuchhaltung und nicht die Finanzbuchhaltung verwenden, immer wieder den Wunsch, dass die Behandlung von offenen Rechnungen bei der Aktenablage vereinfacht wird.
Bei aktivierter Einstellung wird bei der Aktenablage eine eventuell vorhandene offene Rechnung im bekannten Rechnungsdialog angezeigt und kann per Klick auf "ausbuchen" ausgebucht werden.
Advoware nimmt dann in der Mandantenbuchhaltung eine Gegenbuchung vor und die Rechnung wird mit dem neuen Status "ausgebucht" nicht mehr in der OP-Liste angezeigt. Diese Funktion steht nicht zur Verfügung, wenn die Kanzlei Sollbuchhaltung verwendet oder wenn in der Rechnung steuerfreie Auslagen oder Gerichtskosten geltend gemacht wurden. In diesen Fällen sind manuelle Buchungen vorzunehmen.
Beachten Sie die umfangreichen Grundeinstellungsmöglichkeiten zu diesem Thema unter "Aktenablage.
Hier noch einige Tipps:
• Falls das Ablagesystem in Ihrer Kanzlei auf Ablagenummern basiert, können Sie die Ablagenummer auf der Handakte vermerken.
• Das Datenfeld "Ablageort" können Sie auch nutzen, um für nicht abgelegte Akten einen Standort in Ihrem Büro einzugeben: Legen Sie die Akte ab, geben Sie den Standort ein und reaktivieren Sie die Akte wieder - der Standort bleibt gespeichert.
• Die Ablagenummer können Sie über die Grundeinstellung "Aktenverwaltung" "Akten" " Aktenablage Ablagenummern erhöhen. So können Sie z.B. jedes Jahr wieder bei 1 beginnen, wenn Sie der Ablagenummer die Jahreszahl voranstellen.
• In das Listenfeld "Ablagegrund" können Sie einen Ablagegrund eingeben. Die zur Verfügung stehenden Einträge verwalten Sie unter der Grundeinstellung "Aktenverwaltung" - "Akten" - "Standardwerte für Listen" - "Ablagegründe".
• Sie können in Word einen eigenen Ablagebogen entwerfen (Grundeinstellung Aktenverwaltung - Akten - Aktenablage in Verbindung mit den Platzhaltern in Word, Register Akte allgemein).
• Advoware bietet Ihnen eine Merkfunktion für die Option "Ablagebogen drucken" bei der Aktenablage an.
• Eine weitere Möglichkeit ist die Erstellung eines Maßnahmenblocks mit Maßnahmen, bei der Aktenablage automatisch ausgeführt werden sollen (mögliches Anwendungsszenario: Hinterlegung eines Fragebogens zur Mandantenzufriedenheit, Wiedervorlage für eine zukünftige aktive Kontaktaufnahme, …). Wechseln Sie hierzu in die Grundeinstellung Aktenverwaltung - Prozessautomatisierung - Maßnahmenblöcke und setzen Sie dort nach Erstellung des Maßnahmenblocks das Häkchen "Aktenablage".
• In der Rechteverwaltung finden Sie eine Berechtigung, mit der verhindert werden kann, dass aus Unachtsamkeit Akten abgelegt werden, in denen weder eine Rechnung geschrieben noch eine Sollstellung gebucht wurde ("Rechnungen" - "Aktenablage bei leerem Honorarkonto").
Abgelegte Akten werden farblich im gesamten Programm deutlich durch eine rote Farbgebung der Hauptsymbolleiste und einen Hinweistext. gekennzeichnet. Dieses Verhalten können Sie nicht abstellen.