Kommunikationsleiste

Die Kommunikationsleiste ermöglicht den Kanzleimitarbeitern, einfach und schnell miteinander zu kommunizieren, ohne zum Telefonhörer greifen oder eine E-Mail schreiben zu müssen. Auf einen Blick sehen Sie den Anwesenheitsstatus aller Mitarbeiter und können schnell und einfach interne Nachrichten versenden (z.B. zur Warnung des zwei Stockwerke höher sitzenden Anwalts, wenn ein unangemeldeter Besucher auftaucht) - oder mit einem einzigen Klick telefonieren. Optional erfolgt eine Übernahme der Nachrichten in die Aktengeschichte oder in die Aufgabenliste.

An der Farbe erkennen Sie, ob

    der Mitarbeiter anwesend oder abwesend ist

    er nicht gestört werden möchte

    er im Urlaub ist oder

    der Mitarbeiter den Nachrichtenempfang sperren möchte

Tipp: Wenn Sie Advoware Telefonie erworben habe, rufen Sie über die rechte Maustaste die hinterlegte Durchwahl der Mitarbeiter an.

Sollte eine Nachricht den Adressaten nicht sofort erreichen, weil dieser abwesend ist, wird die Nachricht automatisch beim nächsten Programmstart angezeigt.

Die Kommunikationsleiste zeigt nach einem Datenpoolwechsel über die Symbolleiste von Advoware die an diesem Pool teilnehmenden Mitarbeiter an.

Ein "datenpoolübergreifendes Nachrichtensystem" würde die Ressourcen enorm belasten, da - gesteuert über einen sogenannten Timer - jedes Mal die verbundenen Datenbankverbindungen ("Handles") getrennt und neu verbunden werden müssten. Dieser Vorgang ist zwar möglich (z.B. beim datenpoolübergreifenden Terminkalender), würde aber in diesem Fall zu signifikanten Verzögerungen führen. Auch ist nicht sichergestellt ist, dass die Mitarbeiter in unterschiedlichen Pools identisch sind. Eine Umsetzung ist daher nicht geplant. Die Anzeige des Telefoniestatus (erfordert gesonderte Lizenz Advoware Telefonie) funktioniert dagegen datenpoolübergreifend, da hier keine Datenbankverbindungen betroffen sind.

Den eigenen (Anwesenheits-) Status legen Sie durch einen Klick auf das eigene Kürzel fest:

Wenn Sie kurzzeitig nicht erreichbar sind, können Sie dies den anderen Mitarbeitern über die Kommunikationsleiste mitteilen . Über den "freien Eintrag" können Sie einen Grund angeben, warum Sie nicht gestört werden möchten oder wo Sie sich befinden. Alle Mitarbeiter können dies dann über den Tooltip Ihres Symbols in der Kommunikationsleiste sehen. Freie Einträge können wie alle anderen Status farblich gekennzeichnet werden.

Bei der Erstellung einer internen Nachricht oder Aufgabe kann diese direkt bei der Speicherung dem Aktensachbearbeiter in den Posteingang gestellt werden.

Es können für alle Aufgaben Benachrichtigungen versendet werden (auch für Arbeitsanweisungen zu Dokumenten aus der Aktengeschichte).

Der Empfänger einer internen Nachricht sieht, ob der Versender schon die Anzeige zur Aktengeschichte aktiviert hat.

Über einen Rechtsklick auf das eigene Kürzel in der Kommunikationsleiste werden alle zuvor weggeklickten Nachrichten erneut aktiviert.

Die Vorgaben für die automatische Aktualisierung ändern Sie im Befehlsmenü über "Optionen" - "Kommunikationsleiste".