Um eine interne Nachricht zu versenden, klicken Sie auf die Schaltfläche eines Mitarbeiters in der Nachrichtenleiste.
• Wählen Sie in der Liste "Empfänger" aus, an welchen Mitarbeiter die interne Nachricht gesendet werden soll und welche Akte die Nachricht betrifft.
• Geben Sie den "Text" Ihrer Mitteilung an.
• Für eine Rückrufbitte können Sie einen Gesprächspartner und eine Rufnummer angeben. Der Empfänger der Nachricht kann anschließend direkt über den "anrufen" - Knopf den Rückruf auslösen.
Szenario: Anruf eines Mandanten in der Kanzlei. Die Sekretärin nimmt das Gespräch entgegen, kann aber nicht wie vom Mandanten gewünscht an den Anwalt durchstellen, da dieser bereits in einem anderen Gespräch oder in einer Besprechung ist. Die Sekretärin sendet Frau Meier über die interne Nachrichtenleiste eine Nachricht. Diese erscheint unmittelbar bei Frau Meier auf dem Bildschirm.
Die Vorbelegungen für die Zuordnung zur Aktengeschichte und zum Posteingang richten sich nach der zuletzt gewählten Bearbeitung (Merkfunktion).
Wenn Sie die Option "als Aufgabe speichern" anklicken, wird die interne Nachricht - ohne dass ein weiteres Fenster geöffnet wird - in der Aufgabenliste des Empfängers gespeichert.
Das Fenster ändert unmittelbar sein Aussehen. Es stehen alle Datenfelder zu einer Aufgabe zur Verfügung:
Der Mitarbeiter, den Sie in der Nachrichtenleiste angeklickt haben (hier: Maria Meier), wird automatisch unter "delegieren an" eingetragen. Bleibt das Häkchen "interne Nachricht" aktiviert, wird Maria Meier im Beispiel zusätzlich sofort benachrichtigt. Als weitere Option können Sie die Aufgabe/Nachricht zusätzlich per E-Mail versenden, z.B. wenn Maria Meier sich nicht in der Kanzlei befindet.
• Aktivieren Sie die Option "Aktengeschichte", um die interne Nachricht in der Aktengeschichte der ausgewählten Akte zu speichern.
• Nachrichten, die den Empfänger nicht sofort erreichen, weil diese abwesend sind, werden automatisch beim nächsten Programmstart angezeigt.
Wenn am Arbeitsplatz des Empfängers zum Zeitpunkt der Versendung Advoware geöffnet ist, erscheint dort die Nachricht nach wenigen Sekunden automatisch am Bildschirm. Ansonsten erscheint die Nachricht unmittelbar, wenn der Empfänger das nächste Mal Advoware startet. Der Empfänger kann jetzt
• eine Antwort verfassen ("Antwort schreiben")
• eine Lesebestätigung mit einem Standardtext senden
Lesebestätigungen können automatisch in die Aktengeschichte übernommen werden. Aktivieren Sie hierzu die Grundeinstellung unter "Standortverwaltung" im Register "Optionen".
• über "Akte" direkt in die Akte wechseln
• die Nachricht ausdrucken
• im Falle einer Rückrufbitte (d.h. Gesprächspartner und Rufnummer wurden ausgefüllt) über den "Anrufen" - Knopf den Rückruf auslösen
• die Nachricht dauerhaft "als Aufgabe speichern".