Mit dem DATEV-Export kann das Buchhaltungsjournal für eine oder mehrere Buchungsperioden (in der Regel monatsweise oder jahresweise) an den Steuerberater der Kanzlei übermittelt werden, und zwar in einem Dateiformat, das der Steuerberater problemlos in seine Steuer-Software importieren kann. Es ist nicht zwingend erforderlich, dass der Steuerberater DATEV einsetzt. Die Software des Steuerberaters muss lediglich über eine DATEV-konforme Importfunktion verfügen.
Moniert der Steuerberater nach Import Ihrer Buchhaltungsdaten die von Ihnen verwendeten Kontonummern, so können Sie für den DATEV-Export exklusive, von Ihren in Winmacs verwendeten Kontonummern abweichende Nummern vergeben. Dies kann im Kontenrahmen geschehen. Klicken Sie hierzu auf das Menüband "Einstellungen" und dort im Bereich "Buchhaltung" auf den Button "Kontenrahmen".
Im Fenster "Kontenrahmen" können Sie für jedes Konto neben der Winmacs-eigenen Kontonummer eine DATEV-Kontonummer vergeben.
Betrifft die Monierung des Steuerberaters ein Sachkonto der Finanzbuchhaltung der Kanzlei (beispielsweise ein Finanzkonto, Aufwandskonto, Anlagekonto), so gehen Sie wie folgt vor:
Suchen Sie das jeweils monierte Konto im Kontenrahmen heraus und markieren es, dann klicken Sie im Menüband des Kontenrahmens den Button "Bearbeiten".
Im Bearbeitungsmodus des Kontos können Sie nun das Feld "DATEV Kto." mit der vom Steuerberater gewünschten Kontonummer befüllen. Anschließend beenden Sie die Eingabe durch Klick auf den OK-Button. Im Kontenrahmen sehen Sie nun in der Zeile des von Ihnen bearbeiteten Kontos, dass die in der Spalte "DATEV" angezeigte Kontonummer nicht mehr der Winmacs-Kontonummer (erste Spalte) entspricht.
Betrifft die Monierung des Steuerberaters ein Konto der Aktenbuchhaltung (wie Fremdgeldkonto, Auslagenkonto, Erlöskonto für Honorarumsätze), so gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie auf dem Menüband "Einstellungen" im Bereich "Buchhaltung" auf den Button "Parameter". Es öffnen sich die Buchhaltungs-Parameter. In diesem Fenster klicken Sie auf die Karteikarte "DATEV". Im unteren Bereich dieser Karteikarte können Sie für die Kontenarten Fremdgeld, steuerfreie Auslagen, steuerpflichtige Auslagen sowie Honorarerlöse jeweils ein DATEV-Konto für den DATEV-Export hinterlegen. Das jeweils hier hinterlegte DATEV-Konto für die jeweilige Kontenart wird in jedes artgleiche Konto der Aktenbuchhaltung geschrieben. So muss z. B. nicht für jedes Fremdgeldkonto jeden Referats das Konto einzeln angepasst werden.
Änderungen an den DATEV-Kontonummern im Winmacs-Kontenrahmen sind unterjährig jederzeit möglich und wirken sich unmittelbar auf den nächsten DATEV-Export aus. Im Gegensatz zu sonstigen Änderungen am Kontenrahmen können Sie die DATEV-Kontonummern im Winmacs-Kontenrahmen also jederzeit und beliebig oft anpassen.
Sonstige Hinweise:
DATEV-Automatik: Zu jedem DATEV-Konto haben Sie die Möglichkeit, einen Haken in eine Checkbox zu setzen, die "Automatik" heißt. Diese Checkbox bezieht sich auf eine Eigenschaft, die Konten in DATEV-konformen Steuer-Softwares haben können. Diese Checkbox ist also nur dann anzuhaken, wenn die DATEV-Kontonummer, die Sie zu einem Ihrer Winmacs-Konten vergeben, in der Software Ihres Steuerberaters das "Automatik"-Merkmal hat. Hat es dort dieses Merkmal nicht, so ist in Winmacs der Haken nicht zu setzen.
Sammelkonten: Sammelkonten sind eine Winmacs-Besonderheit. In DATEV-konformen Softwares ist diese Kontenklasse nicht enthalten. Sammelkonten werden nicht per DATEV-Export übermittelt, sind aber für die technische Funktionalität der Buchhaltung in Winmacs zwingend erforderlich.
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