Wenn ein Anwalt die Kanzlei verlässt und nur seine eigenen Akten und Daten mitnehmen möchte, übernehmen wir die technische Datentrennung mithilfe eines Tools als Dienstleistung.
Szenario:
Drei Anwälte arbeiten gemeinsam mit einer zentralen Advoware-Datenbank. Einer der Anwälte verlässt die Kanzlei und möchte nur seine eigenen Akten und Daten mitnehmen.
Für die vollständige Trennung der Daten führen wir folgende Schritte aus:
- Klärung der Datenbankinhalte: Wir klären mit dem Kunden, welcher Sachbearbeiter (Anwalt) übernommen werden soll und welche Optionen des Löschtools aktiviert werden sollen (z. B. Adressen löschen, Dokumente löschen, nur abgelegte Akten etc.).
- Erstellung einer Kopie der Datenbank: Wir erstellen eine Kopie (Replikation) der bestehenden Datenbank unter neuem Namen. Die Originaldatenbank bleibt dabei unangetastet.
- Durchführung der Datentrennung: Wir melden uns an der kopierten Datenbank an und führen das Datentrennungstool mit den gewünschten Optionen aus.
Für die Datentrennung stehen bereits in der GUI von Advoware zwei alternative Optionen zur Verfügung.
- Über "Akten löschen" können sämtliche Akten gelöscht werden mit Ausnahme der Akten des ausscheidenden Anwalts. Problematisch war hier in der Vergangenheit, dass Datenbankeinträge ohne Aktenbezug (Termine, Aufgaben, Nachrichten, ...) nicht gelöscht wurden. Die Löschung erfolgte intransparent durch Nutzung interner SQL-Skripte duch die stp.
- Eine weitere - bessere - Alternative ist die Anlage einer neuen leeren Datenbanken und Nutzung der Funktion "Akten kopieren". Probleme mit Einträgen ohne Aktenbezug stellen sich dann nicht.
Mit dem major release nach Advoware 6.7.2 wird das Tool "Akten löschen" angepasst. Einträge ohne Aktenbezug anderer Mitarbeiter werden ohne separate Option gelöscht.
Nach erfolgreicher Datentrennung erhält der Kunde die neue Datenbank und die zugehörigen Dokumente aus den nicht gelöschten Akten. Wenn sich die Pfade im Dateisystem geändert haben, können diese über ein weiteres Tool an die neue Umgebung auf dem neuen Server angepasst werden.
Sonderfall Finanzbuchhaltung
Die Funktion "Akten löschen" aus der Programmstartleiste von Advoware löscht auch in den Folgeversionen keine Daten aus der Finanzbuchhaltung. Die Löschung von Buchhaltungsdaten durch den Kunden selbst ist aus mehreren rechtlichen Perspektiven problematisch und darf nicht unkontrolliert möglich sein.
1. GoBD/GDPdU-Konformität
Nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) gilt:
- Buchhaltungsdaten dürfen nicht gelöscht werden, bevor die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist (i. d. R. 10 Jahre).
- Die Daten müssen unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar sein.
- Auch bei einer Datenmigration oder Datentrennung müssen die Originaldaten weiterhin zugriffsbereit gehalten werden – für mögliche Prüfungen durch das Finanzamt (GDPdU/GoBD-konform).
Eine Funktion zur Löschung von Buchungen sollte daher dem Kunden nicht zur freien Verfügung gestellt werden.
2. Haftungsrisiko
Wenn ein Kunde mithilfe unseres Tools rechtswidrig steuerrelevante Daten löscht und später z. B. eine Betriebsprüfung scheitert, könnten wir im Rahmen der Produkthaftung oder Mitverantwortung in die Pflicht genommen werden. Vor allem, wenn die Funktion dokumentiert, frei zugänglich und nicht mit klaren Warnhinweisen versehen war.
Die Ausführung darf daher nur durch die stp erfolgen, nach klar dokumentierter Anfrage, mit triftigem Grund, und unter Hinweis auf die Rechtsfolgen (Aufklärungsfragebogen; Dokumentation, dass in der Originaldatenbank keine problematischen Daten gelöscht wurden).