Das in Winsolvenz integrierte GIS-Cockpit kann im Menü-Baum über GIS > GIS-Cockpit gestartet werden. Zur Übersicht über dessen Struktur kann nachfolgendes Schaubild dienen.
10.1 GIS Dashboard
Das GIS Dashboard stellt die Startseite des GIS-Cockpits dar, über das GIS-Importe und -Exporte für alle oder auch nur für ausgewählte Verfahren durchgeführt werden können. Es gliedert sich daher in zwei Bereiche.
Export nach GIS
Im Bereich Export nach GIS auf der rechten Seite stehen alle diejenigen Verfahren zur Verfügung, die in Winsolvenz unter Verfahren > Akte den Status [Exportieren] aufweisen.
Mit einem Klick auf [Alle exportieren] wird ein GIS-Export für alle diese Verfahren durchgeführt.
Dabei ist zu beachten, dass sowohl die Exporte als auch die Importe serverseitig durchgeführt werden. Dies bedeutet, dass kein Winsolvenz-Client geöffnet sein muss, damit ein Export oder Import abgeschlossen werden kann. Sie müssen nur vorher angestoßen werden.
Zudem erfolgt ein sog. Delta-Export. Es werden also nur eventuelle Änderungen im Vergleich zum letzten Export exportiert, nicht immer alle Daten erneut.
Es können auch lediglich bestimmte Verfahren exportiert werden. Hierzu klicken Sie entsprechend auf [Bestimmte Verfahren exportieren].
Anschließend kann nach Verfahrensname, Gericht, Verwalter oder Sachbearbeiter Kanzlei gefiltert werden.
Die Filter können dabei über die [Lupe] angepasst werden, so können u.a. die Parameter „enthält“, „beginnt mit“ und „endet mit“ ausgewählt werden.
Import nach Winsolvenz
Im Bereich Import nach Winsolvenz wird durch das System automatisch laufend geprüft und angezeigt, ob auf dem GIS-Portal oder dem Creditor Hub Daten eingegeben wurden, die nach Winsolvenz importiert werden sollten. Die betroffenen Verfahren werden dann hier angezeigt.
Wiederum können über [Alle importieren] GIS-Importe für alle betroffenen Verfahren bzw. über [Bestimmte Verfahren importieren] für ausgewählte Verfahren ausgeführt werden.
Das Verhalten des Systems bei den GIS-Importen kann detailliert konfiguriert werden.
Konflikte beim GIS-Import
Beim Import von Forderungsanmeldungen kann es zu sogenannten „Konflikten“ kommen. Mittels dieser wird durch das System darauf hingewiesen, dass durch den jeweiligen Gläubiger bezüglich
seiner eigenen Stammdaten,
der seiner Vertreter,
oder hinsichtlich seiner Forderung(en) über das GIS-Portal
abweichende Angaben im Vergleich zu den in Winsolvenz bereits vorhandenen Einträgen gemacht wurden.
Hinweis:
Konflikte werden für ein bestimmtes Feld nur dann angezeigt, wenn die Import-Regel für dieses
auf „Konflikt bei Abweichung“ gesetzt wurde. Bei den alternativen Import-Regeln „Überschreibe
winsolvenz“ bzw. „Ignorieren“ werden die Eintragungen in Winsolvenz ohne Hinweis
überschrieben bzw. die Angaben des Gläubigers ohne Hinweis ignoriert.
Sämtliche Verfahren, bei denen es Konflikte gibt, werden mit Angabe des Importzeitpunktes angezeigt, bei dem der Konflikt aufgetreten ist.
Durch einen Klick auf das [Blitz-Symbol] gelangt der Anwender zu einem Dialog-Fenster, in dem der betreffende Konflikt angezeigt wird und anschließend bearbeitet werden kann.
Mit einem Klick auf das [Pfeil-Kreis-Symbol] kann der Import ggf. erneut durchgeführt werden.
Bei der Konfliktlösung muss über den jeweiligen [Pfeil] dann entschieden werden, ob
die Angabe des Gläubigers („GIS-Datenbank“) übernommen,
oder der in Winsolvenz bereits vorhandene Eintrag („Winsolvenz-Datenbank“) beibehalten werden soll.
Das Ergebnis der Konfliktlösung wird in der Spalte Ergebnis angezeigt.
Alternativ ist es auch möglich, an dieser Stelle über den [Stift] einen eigenen Eintrag vorzunehmen. Abschließend klicken Sie auf [Anwenden].
Übernahme der Daten nach Winsolvenz
Nachdem ein GIS-Import abgeschlossen und evtl. entstandene Konflikte aufgelöst wurden, werden sämtliche importierte Daten in die Winsolvenz-Datenbank übernommen. Sie sind entsprechend u.a. unter Gläubiger > Tabelle im jeweiligen Verfahren zu finden.
Forderungsanmeldungen, die über das GIS-Portal oder dem Creditor Hub abgegeben wurden, bekommen dabei zunächst die laufende Nummer 10.000.000 zugewiesen, um in der Tabelle direkt erkannt werden zu können. Sie müssen daher später neu nummeriert werden.
Der Haken „Unterschrift liegt vor“ muss manuell gesetzt werden. Im Fall der nicht „rein digitalen Anmeldung“, bei der vom Gläubiger zusätzlich zur digitalen Forderungsanmeldung über das GIS-Portal eine unterschriebene Forderungsanmeldung verlangt wird, wird durch den Haken „Unterschrift liegt vor“ bestätigt, dass diese vorliegt.
Im Fall der „rein digitalen Anmeldung“ wird der Haken automatisch gesetzt.
Hinweis:
Beachten Sie, dass zur Anzeige geschützter Web-Dokumente nicht (mehr) der Haken “Unterschrift liegt vor” einschlägig ist, sondern dass der Gläubiger als vertrauenswürdig markiert wurde und der Gläubiger eine Forderung angemeldet haben muss.
In der der Kanzlei-Verwaltung/Kanzlei GIS-Einstellungen können Sie einstellen, dass neue Gläubiger, die über das GIS-Portal oder Creditor Hub importiert wurden, automatisch als vertrauenswürdig gelten (oder nicht).
Nach Eintragung von Prüfungs- und Berichtigungsvermerken ist ein jeweils ein GIS-Export erforderlich, um dem Gläubiger diese zur Einsicht zur Verfügung zu stellen.
Beachten Sie dabei, dass nur festgeschriebene Prüfungs- und Berichtigungsvermerke sichtbar werden.
Die freiwillige Angabe bei Abgeben einer Forderungsanmeldung der Gläubiger im GIS-Portal, ob beabsichtigt wird an der Gläubigerversammlung teilzunehmen, wird nach Winsolvenz übertragen.
Unter Gläubiger > Tabelle wird beim jeweiligen Gläubiger unter dem Reiter [Spezielles] unter Teiln. Vers. Ein Haken gesetzt, falls der Gläubiger die Teilnahme an der Versammlung beabsichtigt.
Übernahme der Dokumente nach Documents (vormals LEXolution.DMS)
Wird in Ihrer Kanzlei Documents eingesetzt, werden beim GIS-Import sowohl die Forderungsanmeldung eines Gläubigers als auch die Nachweise zu dieser automatisch in einem Dokument nach Documents importiert.
Dabei wird die Zuordnung zu Akte, Register und Winsolvenz-Beteiligtem automatisch vom System vorgenommen und das Dokument als „Forderungsanmeldung“ betitelt.
Zusätzlich wird sowohl den Forderungsanmeldungen als auch den Belegen eine Aufgabenliste (z.B. „Neue Forderungsanmeldung“) in Documents angehängt.
Welchem Register die Dokumente zugeordnet werden und welche Aufgabenliste angehängt wird, kann frei konfiguriert werden.
Kann der Import nach Documents z.B. aufgrund einer fehlenden Registerzuordnung nicht automatisch abgeschlossen werden, wird dies ähnlich wie ein Konflikt im GIS-Dashboard angezeigt.
Auch ein offener Gläubiger- oder Forderungskonflikt führt dazu, dass der Import der Dokumente nach Documents zunächst nicht erfolgreich abgeschlossen werden kann.
Der Dokumentenimport wird hier jedoch nach Auflösung des Gläubiger- oder Forderungskonfliktes automatisch abgeschlossen.
Zum Löschen vorgemerkte Verfahren
Der Container Zum Löschen vorgemerkte Verfahren beinhaltet alle Verfahren, die im GIS-Cockpit angelegt wurden, aber gegenwärtig in Winsolvenz unter Verfahren > Akte im Reiter GIS-Opt. den Status „zum Löschen vormerken“ haben.
Alle Verfahren in diesem Container können über die Schaltfläche [Alle löschen] aus GIS gelöscht werden. Zudem ist es möglich, über die Schaltfläche [Bestimmte Verfahren löschen], ähnlich wie bei beim GIS-Import- bzw. -Export zu filtern, um nur einzelne Verfahren zu entfernen. Wenn der Nutzer die Löschung bestätigt, werden die entsprechenden Verfahren aus GIS gelöscht und deren Export-Status in Winsolvenz unter Verfahren > Akte auf [Nicht exportieren] gesetzt.
Hinweis:
Sollte in einem Verfahren ein noch nicht durchgeführter GIS-Import oder ein Konflikt offen sein, wird die Löschung für das entsprechende Verfahren nicht durchgeführt.
10.2 GIS Verfahren
Unter dem Punkt GIS Verfahren finden sich die beiden Unterpunkte Übersicht und Geplante Imports/Exports.
Übersicht
Mit einem Klick hierauf öffnet sich eine tabellarische Übersicht aller Verfahren, die den Status [exportieren] unter Verfahren > Akte aufweisen.
Nach einer erfolgreichen Suche nach einem Verfahren ergeben sich dann noch weitere Anwendungsmöglichkeiten.
Mit Klick auf diesen Button
wird der Link zu Verfahrenswebsite in die Zwischenablage gespeichert und kann mit [Strg+V] an beliebiger Stelle eingefügt werden, z.B. in einer E-Mail.
Hier wird die die Seite des Verfahrens innerhalb des
GIS-Portals im Browser geöffnet.
Mit Klick auf diesen Button - bzw. auf den Link eines Verfahrens (Pfeil) - wird die
Verfahrensübersichtsseite innerhalb des GIS-Cockpits
geöffnet.
Die Seite eines Verfahrens innerhalb des GIS-Cockpits ermöglicht die Einsicht aller Informationen über das ausgewählte Verfahren und bietet diverse Funktionen.
Grob gegliedert ist diese in die Schaltflächen oben rechts (Nummer 1) und die horizontale Navigationsleiste (Nummer 2).
| Es wird ein GIS-Import für das Verfahren durchgeführt. | |
| Es wird ein GIS-Export für das Verfahren durchgeführt. | |
| Es wird eine Übersicht der letzten Importe dieses Verfahrens erstellt. | |
| Es wird eine Übersicht der letzten Exporte dieses Verfahrens erstellt. | |
| Die GIS-Portalseite des Verfahrens wird geöffnet. |
Übersicht – Detailansicht
In der Übersicht wird ein Abgleich des lokalen Datenbestandes („Winsolvenz“) mit dem des GIS-Servers („GIS“) dargestellt. Differenzen zeigen an, dass ein GIS-Export bzw. -Import durchgeführt werden sollte.
Die Verfahrensstatistik wird nochmals durch eine Diagrammansicht verdeutlicht.
Tabelle
Innerhalb des Reiters Tabelle wird der Inhalt der Insolvenztabelle aus der Winsolvenz-Datenbank informatorisch dargestellt. Über einen Klick auf die beiden Buttons rechts in der Zeile öffnen sich die Gläubiger- bzw. Forderungsdetails.
In den Forderungsdetails können die Dokumente des Gläubigers (der Forderungsanmeldebeleg und die Nachweise) eingesehen und ggf. in das Dateisystem heruntergeladen werden.
Upload von Dateien nach GIS, wenn Documents nicht lizenziert ist
Das GIS Cockpit bietet die Möglichkeit, auch ohne Verbindung mit Documents, einem konkreten Gläubiger Dateien bereitzustellen. Gehen Sie hierzu in die Forderungsdetails (siehe vorherigen Punkt) und scrollen Sie herunter.
Mittels Datei auswählen und Datei hochladen kann eine Datei hochgeladen werden.
Hinweis:
Diese Datei wird sofort hochgeladen und dem Gläubiger zur Verfügung gestellt. Es wird kein Export- oder Importlauf abgewartet. Bitte stellen Sie daher sicher, dass Sie die richtige Datei hochgeladen haben und dass Sie diese wirklich zur Verfügung stellen wollen.
Hinweis:
Die Funktion, Dateien an dieser Stelle hochzuladen, ist nur möglich, wenn Documents nicht verfügbar / lizenziert ist.
Zur Sicherheit müssen Sie bestätigen, dass Sie die Datei wirklich hochladen wollen.
Im unteren Bereich können Sie sehen, ob sich die Datei im Zustand Exportiert oder In Warteschlange befindet.
Sie können die Dateien hier auch Löschen oder Herunterladen.
Hinweis:
Löschen Sie die Dateien, so sind diese auch nicht mehr der Forderung im GIS Portal zugeordnet.
Sobald die Datei den Zustand Exportiert erhalten
hat, ist sie zum GIS Portal übertragen worden und steht dem Gläubiger,
dem diese konkrete Forderung zugeordnet ist, zur Verfügung. Beachten
Sie, dass sich die Statusanzeige nicht automatisch aktualisiert. Bitte
rufen Sie die Seite nochmals auf oder Klicken Sie auf das
Aktualisieren-Symbol (oben links, Symbol ).
Upload von Dateien in GIS, wenn Documents lizenziert ist
Gehen Sie in den Bereich Gläubiger/Tabelle in Winsolvenz und aktivieren Sie den Haken bei DokV. Nun können Sie Dateien aus Documents auf einzelne Forderungen ziehen (Drag and Drop).
Bitte stellen Sie sicher, dass in der Detailansicht der Forderung, die mit dem +-Symbol geöffnet wird, die gewünschte Einstellung bei Export nach GIS gesetzt ist.
Termine
Unter Termine werden alle relevanten Verfahrenstermine aufgelistet, welche für die Gläubiger im GIS-Portal und Creditor Hub sichtbar sind. Logbucharten, die exportiert werden, sind folgende:
Antragstellung
Vorläufiges Verfahren
Eröffnungstermin
Anmeldefrist
Gläubigerversammlung
Berichtstermin
Prüfungstermin
Erklärung Massearmut
Erklärung Masseunzulänglichkeit
Beendigung aufgrund Rechtsmittelentscheid §34 InsO
Sachverständigenbestellung
Schlusstermin/Einwendungsfrist § 197 Abs. 1 InsO
Einstellung wegen Wegfalls des Eröffnungsgrunds
Einstellung mit Zustimmung der Gläubiger
Einstellung nach Anzeige der Masseunzulänglichkeit
Aufgehoben nach Planbestätigung
Aufgehoben, keine Masse vorhanden
Aufgehoben nach Verteilung
Zudem kann an dieser Stelle die Möglichkeit für die Gläubiger, Forderungen über das GIS-Portal und dem Creditor Hub anzumelden, zeitlich eingeschränkt werden.
Voraussetzung dafür ist, dass die Option unter Kanzlei-Verwaltung > GIS-Einstellungen grundsätzlich eingeschaltet wurde. Als Vorschlag werden durch das System zunächst die Termine Eröffnungstermin (Starttermin) und die Anmeldefrist (Endtermin) eingetragen, die jedoch manuell geändert werden können. Abschließend speichern Sie über [Termine speichern] ab.
Verfahrensdokumente
Im Reiter Verfahrensdokumente werden alle WEB-Dokumente nochmals informatorisch aufgelistet.
Forderungs- bzw. Gläubigerkonflikte
Innerhalb der Reiter Forderungs- und Gläubigerkonflikte werden ggf. aktuell offene Forderungs- bzw. Gläubigerkonflikte anzeigt, die von hier aus bearbeitet werden können.
Einstellungen
In den Einstellungen können die als Kanzleistandard gesetzten GIS-Einstellungen ggf. verfahrensbezogen abgeändert werden. Dazu Klicken Sie auf den [Schieberegler] rechts in der Zeile und nehmen dann die entsprechende Änderung vor (hier am Beispiel „Rein digitale Anmeldung“). Anschließend speichern Sie über das [Diskettensymbol] ab.
Zudem kann der Export des Verfahrens zurückgesetzt oder ein Verfahren aus dem GIS gelöscht werden.
Import-Einstellungen
Unter Import-Einstellungen können die als Kanzleistandard definierten GIS-Import-Einstellungen ggf. verfahrensbezogen angepasst werden.
Geplante Imports/Exports
Abschließend besteht unter Geplante Imports/Exports die Möglichkeit, geplante Import- und Export-Jobs (siehe unten) für das Verfahren einzusehen, zu ändern oder zu entfernen.
E-Mail-Aktionen
Es besteht die Möglichkeit, mittels der entsprechenden E-Mail-Aktion im GIS-Cockpit die Gläubiger in einem Verfahren zur Überprüfung und ggf. Aktualisierung ihrer Bankdaten aufzufordern.
Der Reiter Email-Aktionen ist dazu gedacht, entsprechende E-Mails an die Gläubiger zu versenden.
Dabei können Sie festlegen, ob die Gläubiger ein Nachweisdokument für die Bankverbindung einreichen müssen, falls sie ihre Bankverbindung ändern.
Mittels der Schaltfläche [Neue Aufforderungen senden] werden dann die E-Mails mit nur einem Klick an alle Gläubiger verschickt. Es sollte jedoch nur beim erstmaligen Anschreiben dieser Button verwendet werden, da bei nochmaligem Betätigen auch die Gläubiger wieder eine E-Mail erhalten, die ggf. schon ihre Bankdaten bestätigt (bzw. aktualisiert) haben.
Die Hyperlinks, die Inhalt der E-Mail-Benachrichtigung sind, haben eine Gültigkeit von zwei Wochen, ehe sie ablaufen.
Um ggf. Nachzügler oder diejenigen, die zum Zeitpunkt der ersten E-Mail-Aktion noch kein Benutzerkonto für das GIS-Portal angelegt hatten, nachgelagert anzuschreiben, kann der Button [Nicht verwendete E-Mails erneut senden] verwendet werden.
Dies kann falls notwendig auch mehrfach geschehen. Es werden jeweils E-Mails an alle Gläubiger des Verfahrens geschickt, deren Link abgelaufen ist, bzw. die noch keine Bankdaten eingegeben haben.
Sie können alternativ auch einzelne Gläubiger in der Tabelle markieren und mit dem Button [Ausgewählte E-Mails erneut senden] direkt E-Mails zur Aktualisierung der Bankverbindung an diese versenden.
In allen Fällen erhält der Gläubiger eine E-Mail mit einem Hyperlink und eine Benachrichtigung im GIS-
Portal. Durch Öffnen des Links gelangt er direkt zu seinen Bankdaten, die bisher im System waren und kann diese dort entweder bestätigen oder abändern.
Im Reiter Email-Aktionen kann nachvollzogen werden, wer wann bereits seine Bankverbindungsdaten aktualisiert bzw. bestätigt hat.
Bankverbindungsänderungen
Haben sich Änderungen an den Bankverbindungen ergeben, werden diese im Dashboard unter Import nach Winsolvenz angezeigt.
Wenn der Gläubiger seine Bankverbindung lediglich bestätigt, wird kein Konflikt ausgelöst.
Im Falle einer Abweichung wird ein Konflikt angezeigt, der entsprechend aufgelöst werden muss.
Bei einer Bankverbindungsänderung wird automatisch ein dem Gläubiger zugeordneter Beleg generiert. Dieser wird in Documents(wie die Forderungsanmeldungen) entsprechend Ihrer Documents/LEXolution-Import-Einstellungen abgelegt.
Im GIS-Cockpit auf der Verfahrensseite unter dem Reiter Tabelle > Gläubigerdetails kann der Beleg zur Bankverbindungsänderung ebenfalls aufgerufen werden.
Geplante Imports/Exports
Pläne für automatische GIS-Importe bzw. Exporte können unter GIS-Verfahren > Geplante Imports/Exports dagegen verfahrensübergreifend festgelegt werden.
Durch sie besteht die Möglichkeit, GIS-Importe und -Exporte zu automatisieren, sodass diese nach einem von Ihnen bestimmten Zeitplan durch das System eigenständig für alle oder bestimmte Verfahren angestoßen werden.
Zunächst legen Sie fest, ob der Plan GIS-Importe und/oder -Exporte umfassen soll.
Danach sollte der Plan benannt und eine Beschreibung eingefügt werden. Weiterhin können Sie eine Auswahl treffen, ob der geplante Im-/Export täglich, wöchentlich, monatlich oder zu einem festen Datum ausgeführt werden soll.
Im letzten Schritt werden die gewünschten Verfahren dem Plan hinzugefügt.
Hinweis:
Haben Sie alle (Pfeil) momentan im GIS-Cockpit verfügbaren Verfahren ausgewählt, werden neu angelegte Verfahren automatisch zu diesem Plan hinzugefügt.
Sollten Sie im Nachgang noch Änderungen an den angelegten Plänen vornehmen wollen, ist dies über die [Bearbeiten] Schaltfläche möglich. Das Löschen eines Plans erfolgt über die [Papierkorb] Schaltfläche.
10.3 GIS - Zum Portal
Unter diesem Navigationspunkt öffnet sich über den Browser die Startseite des GIS-Portals Ihrer Kanzlei, auf der nach Verfahren gesucht werden kann.
10.4 Verfahrens-Management
Das Verfahrens-Management stellt eine verfahrensübergreifende Ansicht dar, innerhalb derer folgende Informationen eingesehen werden können:
Import/Export-Logs
In den Import/Export-Logs können Details über einzelne Import- und Exportaktionen über alle Verfahren und Gläubiger hinweg eingesehen werden. Es besteht die Möglichkeit, nach verschiedenen Kriterien zu filtern.
Forderungsanhänge
Der Bereich Forderungsanhänge bietet die Möglichkeit, die Forderungsbelege und -Anhänge, die die Gläubiger über GIS hochgeladen haben, verfahrensübergreifend einzusehen. Hier kann z.B. nach Verfahren, Gläubiger oder angemeldetem Betrag gefiltert werden.
Mit den vier Buttons am Ende der Reihe haben Sie folgende Aktionsmöglichkeiten:
Der erste Button ruft im GIS-Cockpit die Verfahrensübersichtsseite des entsprechenden Verfahrens auf, für das die Anmeldung hochgeladen wurde („Zeige Verfahrensdetails“).
Der zweite Button ruft innerhalb des GIS-Cockpits die Tabelle auf und zeigt direkt die Daten und sämtliche Forderungen des Gläubigers an („Zeige Gläubigerdetails“).
Der dritte Button ruft innerhalb des GIS-Cockpits die Tabelle auf und zeigt direkt alle Daten zur Forderung des Gläubigers an („Zeige Forderungsdetails“).
- Mit dem vierten Button können schließlich die Anhänge zur entsprechenden Forderungsanmeldung direkt in das Dateisystem heruntergeladen werden („Herunterladen“).
Verfahrensdokumente
Unter Verfahrensdokumente finden Sie eine Übersicht über alle Verfahrensdokumente, die momentan in GIS verfügbar sind - also u.a. die Dokumente, die über Verfahren > Akte in Winsolvenz als Web-Dokumente zu dem Verfahren hinzugefügt wurden. Hier kann ebenfalls nach Dokumentname, Verfahren, Web-Kategorie sowie öffentlich oder nicht öffentlich einsehbar gefiltert werden.
Forderungskonflikte
Im Bereich Forderungskonflikte sehen Sie verfahrensübergreifend offene Konflikte, die dadurch hervorgerufen wurden, dass die vom Gläubiger bei der Forderungsanmeldung eingetragenen Angaben in Bezug auf die Forderung von den Daten in Winsolvenz abweichen. Grad und Umfang der dafür relevanten Abweichungen, die einen solchen Konflikt auslösen, können unter Synchronisations-Einstellungen > GIS-Import-Einstellungen als Kanzleistandard bzw. unter GIS Verfahren > Übersicht > Import-Einstellungen verfahrensbezogen bestimmt werden.
Gläubigerkonflikte
Unter Gläubigerkonflikte werden verfahrensübergreifend offene Konflikte, bei denen der Gläubiger bei der Erfassung seiner Stammdaten bzw. der seiner Vertreter abweichende Eintragungen gemacht hat, z.B. bei der Gläubigerbezeichnung (Nachname, Firma). Grad und Umfang der dafür relevanten Abweichungen, die einen solchen Konflikt auslösen, können unter Synchronisations-Einstellungen > GIS-Import-Einstellungen als Kanzleistandard bzw. unter GIS Verfahren > Übersicht > Import-Einstellungen verfahrensbezogen bestimmt werden.
10.5 Synchronisationseinstellungen
In den Synchronisationseinstellungen finden Sie alle Konfigurationsmöglichkeiten, die für die GIS-Importe und -Exporte, also den Datenaustausch zwischen Ihrem lokalen System und dem GIS-Server, relevant sind. Die Einstellungen werden an dieser Stelle verfahrensübergreifend als Kanzleistandard definiert.
Mapping: Nach Winsolvenz
Das Mapping wird durch das System nach dem ersten Start des GIS-Dienstes (STP GIS Service) weitgehend automatisch vorgenommen und im Rahmen der Ersteinrichtung von GIS ggf. manuell komplettiert. Es sollte für Sie daher nicht notwendig sein, hier selbst Eintragungen vornehmen zu müssen.
Das Mapping dient dazu, bezüglich der Länder, den Titeln, Anreden und Vertreterarten eine Zuordnung zwischen der Winsolvenz-Datenbank und GIS zu treffen. Dies ist deswegen notwendig, da die jeweiligen Auswahlmöglichkeiten nicht vollständig identisch sind.
Hinweis:
Bei den Anreden und Vertreterarten wird zwischen den Gerichtsschnittstellen Bayern, BES, Charlottenburg, IT-InsO-Standard, IT-InsO Spezial und XJustiz unterschieden. Entsprechend ist das Mapping auch nur für die in Ihrer Kanzlei verwendeten Gerichtsschnittstellen relevant. Welche dies sind, können Sie in Winsolvenz unter Einstellung > Gericht einsehen.
Ein Beispiel für ein solches Mapping wäre das Land „Abchasien“, das auf dem GIS-Portal ausgewählt werden kann, in Winsolvenz jedoch standardmäßig nicht vorhanden ist. Es wird daher in Winsolvenz „Georgien“ zugeordnet.
Beim Mapping von GIS nach Winsolvenz sind
in der Spalte links die Auswahlmöglichkeiten auf dem GIS-Portal zu sehen („GIS“)
und rechts die in der Winsolvenz-Datenbank vorhandenen („Winsolvenz“).
In der Spalte „Mapped“ wird schließlich angegeben, ob für den jeweiligen Eintrag eine Zuordnung vorhanden ist („wahr“) oder nicht („falsch“).
Um ein Mapping ggf. zu ändern, klicken Sie in der mittleren Spalte in die entsprechende Zeile, wählen den passenden Eintrag aus und speichern anschließend über das schwarze [Diskettensymbol] ab.
Mapping: Nach GIS-Cockpit
Hier wird das oben beschriebene Mapping in die andere Richtung, also von der Winsolvenz-Datenbank zu GIS, in gleicher Weise vorgenommen.
Winsolvenz-Import-Einstellungen
Im Bereich Winsolvenz-Import-Einstellungen legen Sie zum einen fest, ob für die GIS-Importe in Winsolvenz ein Logbuch-Eintrag geschrieben werden soll.
Des Weiteren bestimmen Sie bei Maximale Abweichung von Fibuwerten, innerhalb welcher Spanne Forderungsanmeldungen eines Gläubigers einer evtl. bereits vorhandenen Fibuforderung zugeordnet bzw. für denselben Gläubiger eine zusätzliche Forderung in der Tabelle angelegt wird. Zulässig ist ein Eintrag zwischen 0 und 100.000.000,00 %.
Änderungen speichern Sie über das schwarze [Diskettensymbol] ab.
Hinweis:
Wollen Sie möglichst häufig eine Zuordnung einer Forderungsanmeldung zu einer bereits vorhandenen Fibuforderung erreichen, setzen Sie den Eintrag auf 100.000.000,00 %.
Documents / LEXolution.DMS-Import-Einstellungen
In den LEXolution.DMS-Import-Einstellungen (Documents) erfolgt eine Aktenablageplan-Register-Zuordnung. Damit legen Sie fest, welches Aktenregister den Forderungsanmeldungen und deren Anlagen in Documents (LEXolution.DMS) zugwiesen wird. Über das Drop-Down-Menü sind alle in Documents (LEXolution.DMS) vorhandenen Aktenregister auswählbar.
Weiterhin kann eine Insolvenzverwalter-Aufgabenlisten-Zuordnung erfolgen. Hier legen Sie fest, welche Aufgabenliste den Forderungsanmeldungen und deren Anlagen in Documents zur weiteren Verarbeitung angehängt wird. Dies erfolgt verwalterbezogen, sodass Sie mehrere Aufgabenlisten einstellen können. Über das Drop-Down-Menü sind alle in Documents vorhandenen Aufgabenlisten auswählbar.
Änderungen speichern Sie über das schwarze [Diskettensymbol] ab.
Hinweis:
Die Anlage und Bearbeitung von Aufgabenlisten und Aktenregistern erfolgt im Documents Standard Desk unter Anwendung > Kanzleieinstellungen > Administration > Verwaltung > Aufgabenverwaltung bzw. Anwendung > Kanzleieinstellungen > Administration > Vorlagen > Registerstrukturvorlagen.
Hier wird dann festgelegt, welche Schritte und Inhalte die jeweilige Aufgabenliste beinhaltet und wer der Empfänger ist (einzelne(r) Benutzer oder Benutzergruppe)]. Entsprechend tauchen die Forderungsbelege- und Anhänge dann in den Arbeitsmappen persönlich oder Gruppe im Schreibtisch des Documents (LEXolution.DMS) Standard Desk auf.
Sollten Sie verschiedene Aktenregister in Ihren Akten verwenden, können Sie im jeweiligen Verfahren alternative Aktenregister zuweisen.
Hierzu öffnen Sie unter GIS-Verfahren die Verfahrensübersichtsseite des jeweiligen Verfahrens innerhalb des GIS-Cockpits und verändern das Register unter dem Reiter Import-Einstellungen.
Import-Regeln
Im unteren Bereich der GIS-Import-Einstellungen können Import-Regeln festgelegt werden, die bestimmen, unter welchen Vorgaben die auf dem GIS-Portal durch die Gläubiger im Rahmen der Forderungsanmeldung eingegebenen Daten aus dem GIS-Portal nach Winsolvenz importiert werden.
Dabei kann nach Angaben, die die Forderung oder Gläubiger-, Beteiligten- und Vertreterstammdaten betreffen, unterschieden werden. Innerhalb der Vertreterstammdaten wird nochmals nach den Vertreterebenen 1-5 differenziert.
Für jedes Datenfeld („Alias“) kann zwischen folgenden Import-Regeln („Regeln“) gewählt werden.
- Konflikt bei Abweichung
Mit dieser Einstellung werden der in der Winsolvenz Datenbank vorhandene Datensatz und der Wert aus dem GIS-Portal verglichen. Bei einer Abweichung wird ein Konflikt ausgelöst, bei dem der Nutzer entscheiden muss, welcher Datensatz verwendet werden soll.
Hinweis:
Ein Konflikt entsteht nur, wenn in Winsolvenz für das jeweilige Datenfeld tatsächlich auch ein Eintrag vorhanden ist. Ist das Datenfeld in Winsolvenz jedoch leer, wird kein Konflikt angezeigt, sondern das in Winsolvenz bisher leere Datenfeld mit der Angabe des Gläubigers aus dem GIS-Portal ergänzt.
- Ignorieren
Mit dieser Einstellung wird der Wert aus dem GIS-Portal ignoriert und der Datensatz in Winsolvenz nicht verändert.
- Überschreibe Winsolvenz
Mit dieser Einstellung wird immer der Wert in Winsolvenz mit dem aus dem GIS-Portal „gelieferten“ Wert überschrieben. Dies geschieht direkt beim Import ohne zusätzliche Rückfrage.
- Keine Zuordnung
Die Regel findet Anwendung, wenn kein entsprechender Datensatz in Winsolvenz existiert. Der Datensatz aus dem GIS-Portal wird dadurch beim GIS-Import außen vor gelassen und gar nicht importiert.
- Benutzerdefinierter Wert
Der Winsolvenz-Datensatz wird stets mit einem vom Benutzer festgelegten Wert überschrieben. Dieser Wert wird direkt in die Regeln eingetragen, so dass es sich hier immer um den gleichen Wert handelt.
Hinweis:
Die Einstellungen sollten verfahrensübergreifend als Kanzleistandard definiert werden, um den Arbeitsaufwand zu minimieren. Es ist jedoch möglich, in den einzelnen Verfahren alternative Einstellungen zu verwenden. Dort ist standardmäßig die Import-Regel „Regel erben“ gesetzt, die ggf. durch eine der oben genannten Import-Regeln verfahrensbezogen ersetzt werden kann.
10.6 Kanzlei-Verwaltung
Das Menü Kanzlei-Verwaltung ist nur für Benutzer sichtbar, die die Rolle „Administrator“ innehaben, da sich hier tiefgreifende Einstellungen vornehmen lassen.
Benutzerverwaltung
Benutzer werden im GIS-Cockpit automatisch angelegt und in der Benutzerverwaltung gelistet, sobald diese in Winsolvenz das GIS-Cockpit unter GIS > GIS-Cockpit einmal aufgerufen haben.
Beim ersten Öffnen des GIS-Cockpits verfügt der Benutzer zunächst nur über eingeschränkte Rechte. Um dies zu ändern, muss dem Benutzer eine entsprechende Benutzerrolle zugeordnet werden. Dazu klicken Sie ganz rechts in der Zeile des jeweiligen Benutzers auf den [Drei-Punkt-Button]. Die Spalte E-Mail stellt den Namen des Benutzers im GIS-Cockpit dar, die Spalte Wz-Kürzel das Kürzel seines Winsolvenz-Benutzers.
Im dem sich daraufhin öffnenden Dialog-Fenster ordnen Sie dem Benutzer eine Benutzerrollen zu und [Speichern] anschließend ab. Werden mehrere Benutzerrollen zugeordnet, ergänzen sich diese in ihren jeweiligen Rechten.
Hinweis:
Konnte bei der Anlage des Benutzers im GIS-Cockpit durch das System keine E-Mail-Adresse ausgelesen werden, wird stattdessen zunächst eine Zahlen-Buchstaben-Kombination eingetragen, die - da sie keinen gültigen Benutzernamen darstellt - das Abspeichern nach der Rollenzuordnung verhindert. Tragen Sie in diesem Fall die E-Mail-Adresse des Benutzers nach.
Rollenverwaltung
Neue Benutzerrollen können in der Rollenverwaltung angelegt werden. Ein Klick auf Rollenverwaltung führt zu einer Übersicht. Mit einem Klick auf die blaue Schaltfläche [+Rolle hinzufügen] können neue Benutzerrollen hinzugefügt werden. In einem ersten Schritt wird die Rolle bezeichnet und umschrieben:
Im Anschluss können im Tab Rechte die einzelnen Rechte ausgewählt werden, über die die neue Benutzerrolle verfügen soll. Dabei kann beliebig kombiniert werden. Ein Klick auf [Hinzufügen] schließt den Prozess ab.
Die einzelnen Rechte haben folgende Inhalte:
Admin: Enthält sämtliche Rechte, die im GIS-Cockpit vorhanden sind. Diese werden nachfolgend nochmals einzeln aufgelistet.
Tenant anzeigen und verwalten: Bietet Zugriff auf den Bereich Kanzlei-Verwaltung
Verfahren verwalten: Gibt die Berechtigung, von den Kanzlei-Einstellungen verfahrensbezogen abzuweichen
GIS Export: Ein GIS-Export kann manuell angestoßen werden
GIS Import: Ein GIS-Import kann manuell angestoßen werden
Erweiterte Synchronisation: Bietet Zugriff auf den Bereich Synchronisations-Einstellungen
Kanzlei-GIS-Einstellungen
Hier werden die Grundeinstellungen für GIS als Kanzleistandard definiert. Für einzelne Verfahren können diese Einstellungen ggf. auf der Verfahrensübersichtsseite geändert werden.
Hinweis:
Die nachfolgenden Einstellungen können auch wenn mehrere GIS-Cockpits auf einem GIS-Portal zusammen laufen, dennoch für jedes GIS-Cockpit eigenständig gesetzt werden.
Die Kanzlei-GIS-Einstellungen sind in folgende Bereiche unterteilt:
Verfahrenseinstellungen: Einstellungen zu Verfahren
Gläubiger
Forderungsanmeldung
Großgläubiger
Verfahrenseinstellungen umfasst unter anderem:
- Wartungsmodus
„Mein Bereich“ auf dem GIS-Portal ist nicht mehr zugänglich und wird durch einen entsprechenden Wartungshinweis ersetzt. Verfahrensinformationen sowie Fragen und Antworten können weiterhin eingesehen werden.
- Gerichtsbeschlüsse anzeigen
Es wird bestimmt, ob Gerichtbeschlüsse angezeigt werden sollen. Diese werden dem Gläubiger nur angezeigt, wenn er den Status vertrauenswürdig bekommt.
Gläubiger umfasst unter anderem:
- Gläubigerbereich
Die Einstellung beeinflusst den Bereich „Ihre Forderungen“ im GIS-Portal. Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, können sich Gläubiger zwar über das Verfahren informieren, aber keine Forderungen über das GIS-Portal anmelden oder den Status ihrer Forderungsanmeldungen einsehen. Beachten Sie, dass sich die Deaktivierung dieser Einstellung auch auf andere Einstellungen auswirkt (z.B. Forderungen anlegen erlauben oder Erfassung Bankverbindung erlauben). Wenn der Gläubigerbereich deaktiviert ist, werden die davon abhängigen Einstellungen irrelevant.
- Gläubiger anlegen erlauben
Dieser Punkt erlaubt es den Gläubigern über den Gläubigerbereich innerhalb des GIS-Portals, mit einem Benutzerkonto und einer GIS-PIN beliebig viele Gläubigerstammdaten anzulegen und für diese Forderungsanmeldungen abzugeben.
- Maximale Tiefe von Mitgliedern/Beteiligte
Die Einstellung legt die maximale Tiefe der Mitgliederebenen von Beteiligten fest.
- Maximale Tiefe von Vertreterebenen
An dieser Stelle wird- ähnlich wie bei der vorhergehenden Einstellung - festgelegt, wie viele Vertreter es in der Hierarchie Vertreter vom Vertreter vom Vertreter etc. geben kann.
- Erfassung Bankverbindung erlauben
Die Einstellung regelt, die Gläubiger bei der Forderungsanmeldung auch ihre Bankverbindung erfassen dürfen.
- Bankverbindung als Pflichtfeld
Ist diese Option mit der Option Erfassung Bankverbindung erlauben in Kombination angehakt, müssen die Gläubiger eine Bankverbindung angeben, um im Prozess der Forderungsanmeldung weiterzukommen.
- Neue Gläubiger als vertrauenswürdig importieren
Diese Funktion sorgt dafür, dass über GIS neu angelegte Gläubiger automatisch als vertrauenswürdig eingestuft werden (oder nicht). In Winsolvenz kann für jeden einzelnen Gläubiger der Status geändert werden. Die Einstellung in Winsolvenz geht vor.
Hinweis:
Achten Sie hier unbedingt darauf, die richtige Einstellung gesetzt zu haben, die Sie gesetzt haben wollen. “Vertrauenswürdige” Gläubiger können geschützte Web-Dokumente sehen.
Forderungsanmeldung umfasst unter anderem:
- Forderungen anlegen erlauben
Hier wird festgelegt, ob eine Forderungsanmeldung über das GIS-Portal grundsätzlich möglich ist. Falls Sie GIS ausschließlich dazu nutzen wollen, den Beteiligten Informationen zu den Verfahren zur Verfügung zu stellen, kann dieser Punkt deaktiviert werden.
- Automatisierte Benachrichtigung der Gläubiger
Es besteht für die Gläubiger die Möglichkeit, eine automatisierte Benachrichtigung per E-Mail für unterschiedliche Vorgänge zu erhalten.
Hinweis:
Diese Option muss zunächst in Ihren GIS-Einstellungen grundsätzlich aktiviert werden.
Die erste Zeile aktiviert oder deaktiviert die Benachrichtigungen generell. Die nächste Zeile aktiviert jeweils die Benachrichtigung per E-Mail, wenn ein neues Web-Dokument zu einem Verfahren hochgeladen wird, in dem der Gläubiger eine Forderung angemeldet hat.
Die unterste Einstellung hat zur Folge, dass der Gläubiger per E-Mail benachrichtigt wird, wenn ein neues Prüfungsergebnis eingesehen werden kann.
Hinweis:
Diese Benachrichtigungseinstellungen sind auch nur für ein einzelnes Verfahren konfigurierbar.
- Forderungsanmeldung in Abhängigkeit der Verfahrenstermine
Mit dieser Option wird die Funktion, die Möglichkeit der Gläubiger, Forderungen über das GIS-Portal anzumelden, zeitlich einzuschränken, grundsätzlich eingeschaltet.
Die Festlegung des entsprechenden Start- und Endtermins erfolgt dann für das jeweilige Verfahren über die Verfahrensübersichtsseite im GIS-Cockpit unter GIS-Verfahren > Übersicht > Termine.
- Nur Forderungsanmeldung nach Freischaltung mit PIN erlauben
Ergänzend zur generellen Zulassung von Forderungsanmeldungen erfolgt an dieser Stelle eine Beschränkung auf Gläubiger, die über eine GIS-PIN verfügen. Ziel ist es, hierdurch Pro-Forma-Anmeldungen zu vermeiden.
Hinweis:
Diese Option funktioniert nur i. V. m. „Gläubiger anlegen erlauben“, da , wenn ein Gläubiger nicht bekannt ist, zunächst Stammdaten erfasst werden müssen.
- Hochladen von Forderungsbelegen erlauben
Wird diese Option deaktiviert, können die Gläubiger ihrer Forderungsanmeldung über das GIS-Portal keine Nachweise (an anderer Stelle auch „Forderungsanhänge“ genannt) mehr beifügen, sondern müssen diese in Papierform übermitteln.
- Rein digitale Anmeldung
„Rein digitale Anmeldung“ bedeutet, dass eine Forderungsanmeldung über das GIS-Portal ausreichend ist und vom Gläubiger nicht zusätzlich ein unterschriebener Forderungsbeleg verlangt wird.
Entsprechend bewirkt das Aktivieren dieses Punktes zum einen eine Änderung des Forderungsbelegs im GIS-Portal. Dieser verfügt dann über kein Unterschriftsfeld mehr. Des Weiteren wird der Gläubiger nach Abschluss seiner Forderungsanmeldung über das GIS-Portal darauf hingewiesen, dass seine Forderungsanmeldung hiermit abgeschlossen ist und er dem Insolvenzverwalter kein weiteres Papier zusenden möge.
Wird dieser Punkt dagegen deaktiviert, wird der Gläubiger nach der digitalen Forderungsanmeldung über das GIS-Portal aufgefordert, den Forderungsanmeldebeleg auszudrucken, zu unterschreiben und dem Insolvenzverwalter zuzusenden. Entsprechend enthält der Forderungsbeleg dann auch ein Unterschriftsfeld.
Hinweis:
Deaktivieren Sie diese Einstellung, wenn das zuständige Gericht die „rein digitale Forderungsanmeldung“ ohne Unterschrift nicht akzeptiert. Zudem kann die Einstellung verfahrensspezifisch über die Verfahrensübersichtsseite im GIS-Cockpit über den Tab Einstellungen abgeändert werden.
- Insolvenzverwalter auf Forderungsanmeldung anzeigen
Diese Einstellung bewirkt, dass der Insolvenzverwalter auf dem Forderungsbeleg, den der Gläubiger am Ende seiner Forderungsanmeldung bekommt, mit seiner Anschrift angezeigt wird.
- § 5 Abs. 5 InsO: Bereitstellung von Forderungsunterlagen
Diese Einstellung bewirkt, dass Unterlagen einem einzelnen Gläubiger übermittelt werden können müssen
- Geschützte Web-Dokumente ohne Unterschrift anzeigen
Diese Funktion ist durch die Funktionalität „vertrauenswürdiger Gläubiger“ ersetzt worden und existiert daher nicht mehr.
Hinweis:
Prüfen Sie unbedingt, welche Einstellungen Sie für den vertrauenswürdigen Gläubiger gesetzt haben und setzen wollen.
Zudem gibt es Großgläubigereinstellungen:
Ein Großgläubiger ist in der Regel eine Institution, die eine große Anzahl von Forderungen gegenüber Schuldnern hat. Typischerweise handelt es sich bei Großgläubigern um Banken, Versicherungen, Inkassounternehmen oder andere Finanzinstitutionen, die regelmäßig mit einer Vielzahl von Schuldnerkonten und Forderungen umgehen.
Wenn das Kontrollkästchen „Creditor Hub zulassen“ aktiviert ist, erhalten Großgläubiger die Möglichkeit, ihre Forderungen während der Verfahrensdauer ohne Eingabe einer PIN anzumelden.
Großgläubiger können dabei eigenständig ihre Ansprechpartner, Kontakte und Bankdaten erfassen.
Zudem entfällt die Pflicht, den unterschriebenen Forderungsbeleg per Post zu versenden, wodurch eine nahtlose Integration der maschinellen Forderungsanmeldung in Ihre Systeme ermöglicht wird.
Die Großgläubiger-Einstellungen beeinflussen nicht andere Gläubiger in einem Verfahren und gelten ausschließlich für Creditor Hub + API Nutzer.
Statusanzeige
Über die Statusanzeige ganz unten links im GIS-Cockpit sehen Sie, ob die Datenbankverbindungen aktiv sind (grün), welche Version des GIS-Cockpits installiert ist und ob ein Update zur Verfügung steht.
Hinweis:
Updates müssen über den Cockpit-Store manuell herunterladen und installiert werden.