Wenn Sie ein neues Insolvenzverfahren erhalten, legen Sie es in winsolvenz.p4, wie üblich, an. Bitte achten Sie unbedingt auf die korrekte Anlage der Verfahrensbeteiligten, da ansonsten eine reibungslose Ausführung der InsO-Up nicht gewährleistet ist.
Unter “Verfahren > Akte > Spez. Bet.” muss zwingend eine Handynummer und/oder eine E-Mail-Adresse des/der Schuldner/in hinterlegt werden (Pfeil-Markierung: grün):
Zusätzlich muss der Haken „In InsO-Up anzeigen“ gesetzt sein.
Das Insolvenzverfahren erscheint sodann in der InsO-Up.
Folgende Terminarten werden dem/der Schuldner/in in der Web-App angezeigt:
Antragstellung
Eröffnungstermin
Eingestellt mangels Masse
Aufgehoben nach Planbestätigung
Beendigung aufgrund Rechtsmittelbescheid
Einstellung mit Zustimmung der Gläubiger
Einstellung wegen Wegfalls des Eröffnungsgrunds
Einstellung nach Anzeige der Masseunzulänglichkeit
Antrag Restschuldbefreiung
Antrag Restschuldbefreiung zurückgenommen
Ankündigung Restschuldbefreiung
Restschuldbefreiung erteilt
Versagung Restschuldbefreiung
Widerruf Restschuldbefreiung
4.1 Dashboard
Das InsO-Up Dashboard stellt die Startseite der InsO-Up dar, über die die Kommunikation mit der schuldnerischen Person durchgeführt wird. Diese kann im linken Menü-Baum unter „Assist“ gestartet werden (Pfeil-Markierungen: rot).
> Auf dem Dashboard werden Ihnen
fünf Teilbereiche angezeigt: >
> In jedem der fünf Felder sehen Sie in der oberen
rechten Ecke ein blaues Spaltensymbol ( ). Hier können Sie wählen,
welche Spalten Ihnen angezeigt werden sollen.
Neue Verfahren
Hier werden Ihnen die gesamten Insolvenzverfahren mit entsprechendem Erstelldatum angezeigt.
Wählen Sie nun das neu angelegte Insolvenzverfahren aus, indem Sie auf den blau hinterlegten Namen klicken (Beispiel: Bella, Mira). Nun öffnet sich das Fenster „Neuen Schuldner einladen“. Das von Ihnen ausgewählte Insolvenzverfahren wird angezeigt.
Im rechten Fenster sehen Sie nun unter „Kontakt“ die von Ihnen, bei Aktenanlage, erfassten Daten des Insolvenzverfahrens.
Unter „Um welche Art von Schuldner handelt es sich?“ kann von Ihnen (durch Einpflegen in das Programm) eingegeben werden. Dieser kann von Ihnen unter „Einstellungen“ jedoch noch individualisiert/abgeändert/umbenannt werden.
Darüber hinaus können Sie unter „Wie soll der Schuldner benachrichtigt werden?“ hinzufügen, mit welchem Medium (E-Mail oder Mobiltelefon) die schuldnerischen Person kontaktiert werden soll.
Um die schuldnerische Person bei der Registrierung zu verifizieren und so unbefugten Zugang zu vermeiden, muss auch das Geburtsdatum bei der Einladung hinterlegt werden. Wenn das Geburtsdatum bereits bei der Verfahrensanlage in winsolvenz hinterlegt wurde, wird dieses automatisch von dort synchronisiert.
Zuletzt kann noch ein Ansprechpartner ausgewählt werden, dies ist aber optional.
Klicken Sie auf „Einladen“ und die schuldnerische Person erhält sodann den Registrierungslink und den entsprechenden Code zur Web-App – je nach Auswahl – per E-Mail und/oder per SMS. In der oberen rechten Ecke scheint ein kleiner Hinweis auf, dass die E-Mail/SMS nun an die schuldnerische Person versandt wurde.
Sollte der/die Schuldner/in keinen Einladungs-Link erhalten bzw. nicht darauf reagiert haben, kann nochmals eine Einladung an den/die Schuldner/in versendet werden. Ebenfalls kann man eine andere Handynummer / E-Mail-Adresse hinterlegen.
Derjenige, der den Registrierungslink versendet, wird automatisch als Sachbearbeiter des Verfahrens hinterlegt. Verändert werden kann dies selbstverständlich noch im Nachhinein in den Einstellungen (weitere Ausführungen siehe 5.2.8).
Authentifizierung der Schuldner
Damit die sensiblen Daten sowie die Unterlagen der schuldnerischen Person noch besser gesichert sind, muss der Schuldner durch eine 2-Faktor-Authentifizierung seine Identität bestätigen. So wird verhindert, dass sich eine unbefugte Person mit einer fremden E-Mail-Adresse Zugriff beschaffen kann. Bei der Einladung des Schuldners muss das Geburtsdatum angegeben werden, welches der Schuldner bei der Registrierung angeben muss, welches im Anschluss im System auf Übereinstimmung geprüft wird. Zusätzlich wird die der Kanzlei bekannte E-Mail auf Übereinstimmung geprüft, wenn dabei Unstimmigkeiten auftauchen müssen Sie in der Kanzlei den Schuldner manuell verifizieren und freischalten.
Wichtig! Geben Sie der schuldnerischen Person den Hinweis, dass diese sich mit der gleichen Adresse registriert, die Ihnen in der Kanzlei bekannt ist, andernfalls müssen Sie die schuldnerische Person nach der Registrierung freischalten.
Auf dem Dashboard befindet sich in einem Fenster die schuldnerischen Personen, die verifiziert werden müssen, weil sie entweder ein anderes Geburtsdatum angegeben haben als es Ihnen bekannt ist oder eine andere E-Mail-Adresse.
Um die schuldnerische Person zu verifizieren, klicken Sie auf die zu verifizierende schuldnerische Person und unten neben „Aktivitätsprotokoll“ auf das rot markierte Symbol:
Im Anschluss öffnet sich folgendes Fenster
Im Anschluss sehen Sie, mit welcher Mail Adresse die schuldnerische Person versucht hat sich zu registrieren und können nun entscheiden, ob Sie die E-Mail-Adresse freischalten oder nicht. Wenn Sie die die E-Mail-Adresse bestätigen und hinzufügen, bedeutet dies, dass die schuldnerische Person ihre Erinnerungsnachrichten an zwei E-Mail-Adressen geschickt bekommt. Wenn Sie die E-Mail-Adresse ablehnen, muss der Schuldner den Registrierungsvorgang nochmal durchmachen.
Wichtiger Hinweis zum obigen Bild: Wenn Schuldner sich mit ihrer Apple-ID registrieren, kann es dazu führen, dass sie ihre E-Mail-Adresse anonymisieren, dann kommt eine E-Mail-Adresse wie auf dem Bild zu sehen.
Hier können Sie entweder die Mail zusätzlich hinzufügen oder den Schuldner bitten sich mit seiner Klar-E-Mail-Adresse zu registrieren.
Aktivitätsprotokoll
Hier werden Ihnen die Aktivitäten, die die schuldnerischen Personen in der App vornehmen, angezeigt.
Beispiel: Sobald eine schuldnerische Person Arbeitsvertrag, Einkommensnachweis, Mietvertrag o.ä. übermittelt oder z.B. Änderungen des Familienstandes bekannt gibt, erscheint diese Änderung als Hinweis im Aktivitätsprotokoll.
Klicken Sie hier auf den Namen eines blau hinterlegten Insolvenzverfahrens, gelangen Sie zu dem Menüpunkt „Schuldner“ (weitere Ausführungen siehe 5.2. Schuldner).
Sie können von jedem einzelnen Schuldner das Aktivitätsprotokoll als PDF exportieren. Im Aktivitätsprotokoll werden alle Aktivitäten aufgezeigt, die vom Schuldner oder von der Kanzlei vorgenommen werden (weitere Ausführungen zum Export siehe 5.2.2 Schuldner).
Dokumenteneingang
Im Dokumenteneingang werden die von der schuldnerischen Person an Sie übermittelten Dokumente angezeigt. Auch hier wird Ihnen die entsprechende Ausführung, zu welchem Datum die Datei(en) versandt wurden, angezeigt.
Klicken Sie hier auf den Namen eines blau hinterlegten Insolvenzverfahrens, gelangen Sie zu dem Menüpunkt „Schuldner“ (weitere Ausführungen siehe 5.2 Schuldner).
Eskalation
In diesem Bereich wird die schuldnerische Person angezeigt, die nach der dritten Aufforderung zur Erledigung der von Ihnen eingestellten Aufgabe, noch keine Reaktion gezeigt haben.
Bitte beachten Sie: Sobald die Eskalationsstufe erreicht wird, müssen weitere Maßnahmen von Ihnen veranlasst werden. Dazu bekommt Ihr/e Sachbearbeiter/in eine E-Mail, sobald die schuldnerische Person alle Fristen hat verstreichen lassen.
Verfahren
In der oberen, blau gefärbten Zeile „Verfahren“ kann nach einer bestimmten schuldnerischen Person gesucht werden.
4.2 Schuldner
Jede schuldnerische Person bekommt bei der Einladung eine eigene Seite, die sich auch umgehend nach Einladung öffnet:
Aufgabe erstellen
Offene Aufgaben: Hier werden alle übersandten Aufgaben an die schuldnerische Person angezeigt. In der Tabelle können die Aufgaben erneut angesehen, gelöscht, als erledigt markiert werden oder eine neue Erinnerung rausgesandt werden.
Am rechten Ende einer jeden Zeile, sehen Sie ein blaues
Ausrufezeichen mit einem Plus in einem Dreieck . Hier können Sie
händisch eine Erinnerung an die schuldnerische Person schicken, sofern
sie z.B. die Aufgabe, die Sie eingestellt haben, nicht bearbeitet hat.
Es wird Ihnen, nach klicken auf das Symbol, in der rechten oberen Ecke
eine entsprechende Hinweisnachricht angezeigt, dass die schuldnerische
Person eine Erinnerung erhalten hat. Ebenfalls sehen Sie einen blauen
Mülleimer. Hier können Sie eine Aufgabe löschen. Über das Auge-Symbol
können Sie sich die Aufgabe nochmal ansehen. Über das Symbol (
) können Sie eine Aufgabe als erledigt markieren, falls
diese in der Zwischenzeit anderweitig erledigt wurde. >
Darüber hinaus können Sie eine neue Aufgabe über das
blaue Papier-Symbol. Klicken Sie auf das Symbol und füllen Sie die hier
angegebenen Felder aus:
Einmalige Aufgabe und Wiederkehrende Aufgabe: Hierbei handelt es sich um die Häufigkeit der Aufgabe, soll es eine einmalige Aufgabe sein, wählen Sie dies. Soll eine Aufgabe jedoch automatisch wiederholt werden, können Sie in dem Bereich konfigurieren, z.B. wie oft wiederholt werden soll und bis zu welchem Enddatum.
Arten der Aufgaben
Freitext: Hier können Sie eine Aufgabe versenden, in
dem die schuldnerische Person nur eine „freie Aufgabe bekommt, das
bedeutet Sie können der schuldnerischen Person z.B. Aufgaben geben, die
außerhalb der Web-App erledigt werden muss. Diese Aufgabe müssen Sie als
erledigt markieren, eine weitere Option ist jedoch dem Schuldner die
Möglichkeit zu geben, die Aufgabe als erledigt zu markieren.
Alternativ kann dieser Aufgabentyp dazu verwendet werden, sollten Sie nur eine kurze Nachfrage haben, können Sie diese an dieser Stelle formulieren und durch den Haken bei „Schuldner kann Kommentar verfassen“ den Schuldner auffordern darauf zu antworten.
Datei Upload: Mit diesem Aufgabentyp können Sie den Schuldner dazu auffordern ein Dokument hochzuladen z.B. eine Lohnabrechnung.
Formular: Bei diesem Typ Aufgabe können Sie intelligente Formulare z.B. Fragebogen zur Auskunftserteilung, Kinder-Statusbericht oder selbst entworfene Formulare an die schuldnerische Person übersenden, die direkt in der Web-App ausgefüllt werden können.
Fällig bis > Frist bis wann die Frist erledigt sein muss > 1. Erinnerung > Hier kann das Datum der 1. Erinnerung, die automatisch versandt wird, eingestellt werden > Benachrichtigung über > Hier kann der Versandweg (E-Mail/SMS) von Ihnen eingestellt werden.
2. Erinnerung
So weiterhin keine Reaktion der schuldnerischen Person erfolgt, kann hier das Datum der > 2. Erinnerung eingestellt werden, die dann ebenfalls automatisch versandt wird > Benachrichtigung über > Hier kann der Versandweg (E-Mail/SMS) von Ihnen eingestellt werden.
Eskalation
Hier kann das Datum, an dem Sie als Sachbearbeiter/in des jeweiligen Insolvenzverfahrens,
automatisch darüber informiert werden, dass die schuldnerische Person auch nach der 2. > Erinnerung keine Stellungnahme abgegeben hat. > Notizen > Hier können Sie noch eine entsprechende Notiz verfassen. > Beginn der Aufgabe > Hier wird das Startdatum/Erstellungsdatum der Aufgabe erfasst. > Aufgabe als DRINGEND markieren > Hier bekommt der Schuldner bei Erhalt der Aufgabe den Hinweis durch ein Ausrufezeichen mit dem Hinweis „DRINGEND“, dass die Aufgabe dringend ist. > Wiederholungen > Die Wiederholungen können in Zyklen von „einmalig“, „Jede Woche“, „alle 2 Wochen“ bis „alle 7 Wochen“ eingestellt werden. > Bearbeitungszeit pro Wiederholung > Die Bearbeitungszeit kann in Zyklen von „einmalig“, „Jede Woche“, „alle 2 Wochen“ bis „alle 7 Wochen“ eingestellt werden. > Dokumente anhängen? > Hier können von Ihnen darüber hinaus noch Dokumente angehängt werden, die dann übermittelt werden > Aufgabe erstellen > Hiermit wird die von Ihnen soeben erstellte Aufgabe an den/die Schuldner/in versandt
Aktivitätsprotokoll exportieren
In der rechten oberen Ecke wird Ihnen angezeigt, wann die schuldnerische Person zuletzt online war bzw. diese die Einladung akzeptiert bzw. nicht akzeptiert (d.h. angenommen) hat usw.
Auf dem rot markierten Symbol können Sie sich das Aktivitätsprotokoll als PDF exportieren.
Terminübersicht
Hier werden alle relevanten Termine, die von Ihnen in winsolvenz eingetragen und für die schuldnerische Person sichtbar freigeschaltet wurden, angezeigt.
Schuldnerdaten
Hier werden die Daten des von Ihnen versandten, intelligenten Fragebogens gespeichert, soweit diese von der schuldnerischen Person an Sie zurück übermittelt wurden.
Schuldnerdokumente
In dem linken Fenster werden Ihnen alle hochgeladenen Dokumente > - Aus Fragebögen, > - Aus Schuldner-Upload, > - Kanzlei-Upload (hier können Sie eine Datei (Dokument usw.) hochladen, um diese individuell an die schuldnerische Person des aktuellen Verfahrens zu übersenden) Dieses Dokument ist nur für diesen Schuldner sichtbar, in diesem Fall nur Felix Knaul. > In dem rechten Fenster wird Ihnen das hochgeladene Dokument in einem Vorschaufenster angezeigt. > In der linken oberen Ecke werden Ihnen die Dokument-Daten angezeigt: > - Hochgeladen am (Datum des Uploads) > - Vom Schuldner gelesen (Datum und Uhrzeit, wann Schuldner Datei geöffnet hat) > - Dateigröße (Größe des Uploads) > - Dateiname (Name des Uploads) > - Kategorie (Kategorie des Uploads). >
In der rechten oberen Ecke sehen Sie einen blauen Stift (
), der sich, nach anklicken desselben, in eine Diskette (
) umwandelt. Sie können das Dokument nun abspeichern. Fügen Sie hierfür die Felder „Name des Dokumentes“ und „Dateiname des Dokuments“ aus. Darüber hinaus kann das Dokument heruntergeladen (
) und gelöscht (
) werden (wenn das Dokument schon in DMS ist, wird es dort nicht gelöscht).
Lesebestätigung
Sie erhalten eine Lesebestätigung, sobald die schuldnerische Person das Dokument anklickt. Dies können Sie im rechten Fenster nachlesen. Das Datum und die Uhrzeit zeigen an, wann die schuldnerische Person das Dokument geöffnet hat.
Im Aktivitätsprotokoll wird ebenfalls angezeigt, wenn
die schuldnerische Person das Dokument gelesen hat. >
Gläubigerliste
Hier werden die Gläubiger eingetragen, die im Fragebogen abgefragt werden.
Einstellungen für Schuldner
Hier können Sie das Template wechseln, falls der Schuldner seinen Status verändert hat. (weitere Ausführungen siehe 6.5 Einstellungen). > Sie können ebenfalls die Ansprechpartner und Sachbearbeiter im Nachhinein ändern oder die Kontaktinformationen des Schuldners bearbeiten.
Link zur App erneut versenden
Über das rot markierte Icon kann der Link zur InsO-Up erneut an die schuldnerische Person versendet werden, sollte dieser sein Mobilgerät wechseln.
Verfahren löschen
Um bequem Verfahren zu löschen, gibt es verschiedene Optionen.
Option 1: Schuldnerseite
Im Bereich „Einstellungen“ können Sie auf die rote Schaltfläche „Verfahren löschen“ klicken und müssen die Löschung nur noch durch Eingabe des Wortes „LÖSCHEN“ bestätigen.
Option 2: Schuldner
Im Bereich Schuldner haben Sie die Möglichkeit einzelne und mehrere Verfahren gleichzeitig zu löschen. Hierzu klicken Sie bei Mehrfachauswahl auf das Mülleimer-Icon, welches rot markiert ist, bei Löschung eines Verfahrens auf das grün markierte.