Für den Import von Dokumenten nach STP Documents gibt es verschiedene Möglichkeiten: - Dokumente werden über den nach STP Documents importiert. - Dokumente werden mit der Maus per Drag-and-drop aus dem Dateisystem von Windows in das Fenster "[[DMS Import]]" gezogen. - Dokumente werden über die Importfunktion [[Dokumente importieren]] von STP Documents importiert.
In diesem Kapitel werden diese Importfunktionen von STP Documents beschrieben.
Weitere Importmöglichkeiten sind: - Mails und Anhänge können über den Outlook Link importiert werden. - Office-Dokumente können über den Office Link importiert werden. - Import über externe Schnittstelle.
Diese Importmöglichkeiten werden in eigenen Kapiteln behandelt.
Document Collector
Der Document Collector ist ein Windows-Dienst auf dem Server. Er importiert in definierten Zeitabständen automatisch und regelbasiert Dokumente aus einer festgelegten Verzeichnisstruktur nach STP Documents.
Die Dokumente werden - im Posteingang abgelegt, wenn ihnen Aufgaben zugeordnet sind. - direkt Akten oder Ordnern zugeordnet und mit Dokumentdaten versehen.
Import
Sie können Dokumente per Drag-and-drop aus dem Windows-Dateisystem direkt in das Fenster "[LEXolution.DMS Import]" importieren. Auch E-Mails aus Outlook können so importiert werden. Das Fenster "LEXolution.DMS Import" können Sie über das Hauptmenü "Ansicht" > "LEXolution.DMS Import" öffnen.
Dokumente importieren (Hauptmenü)
Sie können Dokumente über das Hauptmenü importieren. Klicken Sie im Hauptmenü auf "Dokumente" > "Importieren" und folgen Sie der Anleitung im Abschnitt [[Dokumente importieren]] in diesem Kapitel.
Dateien per Drag-and-drop importieren
- Öffnen Sie den Windows Explorer und wechseln Sie zum Verzeichnis mit den zu importierenden Dateien.
- Öffnen Sie das Fenster "[LEXolution.DMS Import]" in STP Documents.
- Markieren Sie im Windows Explorer alle zu importierenden Dateien und halten Sie die Maustaste gedrückt.
- Halten Sie die Maustaste gedrückt und bewegen Sie den Mauszeiger in das Fenster "LEXolution.DMS Import".
- Klicken Sie auf den Button Indizierung starten, um das Fenster "[Dokumentdaten bearbeiten]" zu öffnen. Klicken Sie auf den Button Fertig, um den Import abzuschließen, ohne die Dokumente zu indizieren.
- Wiederholen Sie die vorangegangenen Schritte, wenn Sie weitere Dokumente importieren möchten.
Wird die Check-Box Indizierung starten im Fenster "Dateien importieren" nicht aktiviert, werden die Dokumente ohne Akten- bzw. Ordnerzuordnung und nur mit einem Teil der Dokumentdaten importiert. Sie müssen die restlichen Metadaten dann möglichst bald erfassen.
In einer Remotedesktopsitzung kann der Import per Drag-and-drop nicht angewendet werden. Microsoft unterstützt Drag-and-drop vom lokalen Rechner in diese entfernten Systemumgebungen nicht.
Sie müssen alle Anwendungen (auch den Windows-Explorer), aus denen Sie Objekte per Drag-and-drop kopieren wollen, auch im Remotedesktop ausführen.
Eine E-Mail per Drag-and-drop importieren
- Öffnen Sie Microsoft Outlook und wechseln Sie zum Ordner mit den zu importierenden E-Mails (z. B. Posteingang).
- Öffnen Sie das Fenster "[LEXolution.DMS Import]" in STP Documents.
- Markieren Sie in Outlook alle zu importierenden E-Mails und halten Sie die Maustaste gedrückt.
- Halten Sie weiterhin die Maustaste gedrückt und bewegen Sie den Mauszeiger in das Fenster "LEXolution.DMS Import".
- Lassen Sie die Maustaste los.
Wurde die E-Mail bereits nach STP Documents importiert, erhalten Sie im Fenster "E-Mail importieren" einen entsprechenden Hinweis.
Bei Mehrfachauswahl erhalten Sie folgenden Hinweis im Fenster "Importieren mehrerer E-Mails": "Konflikte mit bereits importierten Mails". Klicken Sie auf den Button Importieren, um die E-Mail und die angehängten Dokumente erneut als jeweils neues Dokument zu importieren. Klicken Sie auf den Button Abbrechen, um die E-Mail nicht erneut zu importieren.
Markieren Sie jeweils nur eine E-Mail und importieren Sie nur die neuen Dokumente nach STP Documents.
Aktivieren Sie die Check-Box Anhänge separat importieren, um die E-Mail und alle E-Mail-Anhänge als einzelne Dokumente zu importieren. Deaktivieren Sie die Check-Box, um die E-Mail und alle zugehörigen Anhänge als eine MSG-Datei zu importieren.
Klicken Sie auf den Button Importieren.
Klicken Sie auf den Button Indizierung starten, um das Fenster "[Dokumentdaten bearbeiten]" zu öffnen. Klicken Sie auf den Button Fertig, um den Import abzuschließen, ohne die Dokumente zu indizieren.
Wiederholen Sie alle Schritte bis hierhin, wenn Sie weitere E-Mails importieren möchten.
Wird die Check-Box Indizierung starten im Fenster "Dateien importieren" nicht aktiviert, werden die Dokumente ohne Akten- bzw. Ordnerzuordnung und nur mit einem Teil der Dokumentdaten importiert. Sie müssen die restlichen Metadaten dann möglichst bald erfassen.
In einer Remotedesktopsitzung kann der Import per Drag-and-drop nicht angewendet werden. Microsoft unterstützt Drag-and-drop vom lokalen Rechner in diese entfernten Systemumgebungen nicht. Sie müssen alle Anwendungen (z. B. den Windows-Explorer), aus denen Sie Objekte per Drag-and-drop kopieren wollen, auch im Remotedesktop ausführen.
Mehrere E-Mails per Drag-and-drop importieren
- Öffnen Sie Microsoft Outlook und wechseln Sie zum Ordner mit den zu importierenden E-Mails (z. B. Posteingang).
- Öffnen Sie das Fenster "LEXolution.DMS Import" in STP Documents.
- Markieren Sie in Outlook alle zu importierenden E-Mails und halten Sie die Maustaste gedrückt.
- Halten Sie weiterhin die Maustaste gedrückt und bewegen Sie den Mauszeiger in das Fenster "LEXolution.DMS Import".
- Lassen Sie die Maustaste los.
- Aktivieren Sie die Check-Box Anhänge separat importieren, um die E-Mails und alle E-Mail-Anhänge als einzelne Dokumente zu importieren. Deaktivieren Sie die Check-Box, um jede E-Mail und alle zugehörigen Anhänge als jeweils eine MSG-Datei zu importieren.
- Klicken Sie auf den Button Importieren.
- Klicken Sie auf den Button Indizierung starten, um das Fenster "[Dokumentdaten bearbeiten]" zu öffnen. Klicken Sie auf den Button Fertig, um den Import abzuschließen, ohne die Dokumente zu indizieren.
- Wiederholen Sie die Schritte bis hierhin, wenn Sie weitere E-Mails importieren möchten.
Wird die Check-Box Indizierung starten im Fenster "Dateien importieren" nicht aktiviert, werden die Dokumente ohne Akten- bzw. Ordnerzuordnung und nur mit einem Teil der Dokumentdaten importiert. Sie müssen die restlichen Metadaten dann möglichst bald erfassen.
In einer Remotedesktopsitzung kann der Import per Drag-and-drop nicht angewendet werden. Microsoft unterstützt Drag-and-drop vom lokalen Rechner in diese entfernten Systemumgebungen nicht.
Sie müssen alle Anwendungen (auch den Windows-Explorer), aus denen Sie Objekte per Drag-and-drop kopieren wollen, auch im Remotedesktop ausführen.
Das Fenster "Dokumente importieren"
Das Fenster "Dokumente importieren" wird im Standard DESK über das Menü "Dokumente" > "Importieren .." aufgerufen.
Alternativ drücken Sie die Taste [F11].
Bereich "Zu importierende Dokumente"
Klicken Sie auf den Button Datei(en) hinzufügen. Es öffnet sich der Windows-Explorer. Markieren Sie die Dokumente, die Sie importieren möchten.
Die für den Import ausgewählten Dateien werden anschließend in dem unterhalb befindlichen Feld angezeigt.
(Um ausgewählte Dokumente doch nicht zu importieren, markieren Sie diese im Bereich "Zu importierende Dokumente" und klicken Sie auf den Button Entfernen.)
Bereich "Nach erfolgreichem Import"
Dokumente aus dem Ursprungsverzeichnis löschen
"aktiviert": Die ausgewählten Dokumente werden nach dem Import aus dem Windows-Explorer gelöscht.
In "Meine Importe" aufnehmen
"aktiviert": Die Dokumente werden angezeigt: - in dem Ordner Meine Importe im [Schreibtisch] des Standard DESK. - im [Rollcontainer] des Commanders unter Meine Importe des DMS Pro Clients.
Bereich "Zusammenfassung"
Hier sind keine Einstellungen vorzunehmen. Hier wird die Anzahl der Dokumente angezeigt, die Sie für den Import ausgewählt haben. Darunter gibt STP Documents das Datenvolumen der ausgewählten Dokumente an.
Klicken Sie schließlich auf den Button Importieren, um den Import abzuschließen. (Wollen Sie doch keinen Import durchführen, klicken Sie auf den Button Abbrechen.)
Es öffnet sich das Fenster "Dateien importieren".
Klicken Sie auf den Button Indizierung starten, um das Fenster "[Dokumentdaten bearbeiten]" zu öffnen. Klicken Sie auf den Button Fertig, um den Import abzuschließen, ohne die Dokumente zu indizieren. Wiederholen Sie die die vorangegangenen Schritte, wenn Sie weitere Dokumente importieren möchten.
Hinweise
- Aktivieren Sie im Fenster "Dokumente importieren" im Bereich "Nach erfolgreichem Import" die Check-Box Dokumente aus dem Ursprungsverzeichnis löschen, wenn Sie die Dateien aus dem Ursprungsverzeichnis löschen möchten. > Deaktivieren Sie die Check-Box, dann werden beim Import Kopien der Dokumente erstellt und in der Datenbank gespeichert. Es werden Kopien importiert und die Originale befinden sich nach wie vor am ursprünglichen Speicherort.
- Wird der Button Indizierung starten im Fenster "Dateien importieren" nicht betätigt, werden die Dokumente ohne Akten- bzw. Ordnerzuordnung und nur mit einem Teil der Dokumentdaten importiert. Sie müssen die restlichen Metadaten dann möglichst bald erfassen.