In diesem Abschnitt wird folgendes beschrieben: - [[Zugriffsrechte für ein Dokument zuweisen]] - [[neue Dokumentversion anlegen]] - [[lokal gespeicherte Dokumente als neue Version importieren]] - [[Dokumente festschreiben]] - [[Dokumente duplizieren]]
Zugriffsrechte für ein Dokument vergeben
Sie müssen Administrator sein oder das Zugriffsrecht Vollzugriff auf das Dokument zugeordnet haben.
Um Zugriffsrechte für ein Dokument zu vergeben, führen Sie folgende Schritte durch: - Klicken Sie in der Dokumentliste mit der rechten Maustaste auf das Dokument, für das Sie die Zugriffsrechte vergeben möchten. - Klicken Sie im Kontextmenü mit der linken Maustaste auf "Verwaltung" > "Zugriffsrechte ändern …"
Neue Version eines Dokuments anlegen
- Klicken Sie in der Dokumentliste mit der rechten Maustaste auf das Dokument, für das Sie eine neue Version anlegen möchten.
- Klicken Sie im Kontextmenü mit der linken Maustaste auf "Neue Version anlegen".
- Klicken Sie auf den Button Schließen.
Eine neue Version eines Dokuments kann NICHT angelegt werden, wenn - das Dokument festgeschrieben ist - das Dokument gesperrt (dauerhaft oder zur Bearbeitung) ist - das Dokument zum Löschen markiert ist - der angemeldete Benutzer nur Leserechte auf das Dokument hat.
Auch für eine ältere Version kann eine neue Version angelegt werden.
Beispiel In einer signierten Datei im Tiff-Format wird ein Schreibfehler entdeckt. Als Vorgängerversion ist das Dokument im Word-Format abgespeichert. In STP Documents kann ein TIFF-Inhalt nicht bearbeitet werden, also muss von der unsignierten Vorgängerversion eine neue Version angelegt, verbessert, erneut signiert und als Datei im Tiff-Format gespeichert werden.
Lokal gespeichertes Dokument als neue Version eines bestehenden Dokuments in STP Documents importieren
Diese Anleitung setzt Folgendes voraus: - In STP Documents ist eine Version des Dokuments archiviert. - In der Windows-Verzeichnisstruktur ist eine aktuellere Version des Dokuments gespeichert. - Das lokal gespeicherte Dokument ist nicht in einer Anwendung geöffnet. - Es ist nur ein Dokument in der Dokumentliste markiert. - Der angemeldete Benutzer muss Administrator sein oder das Zugriffsrecht Ändern zugeordnet haben. - Dem Dokument muss der Dokumentstatus "Dauerhaft gesperrt" zugeordnet sein
Um ein lokal gespeichertes Dokument als neue Version eines bestehenden Dokuments in STP Documents zu importieren, führen Sie folgende Schritte durch: - Klicken Sie in der Dokumentliste mit der rechten Maustaste auf das Dokument, für das Sie eine neue Version anlegen möchten. - Klicken Sie im Kontextmenü auf den "Sperren". - Rufen Sie das Kontextmenü zum Dokument erneut auf und klicken Sie im Kontextmenü mit der linken Maustaste auf "Lokale Version übernehmen …" - Klicken Sie auf den Button (Datei hinzufügen). - Wählen Sie die Datei aus, die Sie als neue Version importieren wollen. - Bestätigen Sie Ihre Auswahl des Dokuments mit einem Klick auf den Button Öffnen. - Die Check-Box Neue Version erstellen ist standardmäßig aktiviert. Das Dokument wird als neue Version in STP Documents abgelegt. Die aktuell in STP Documents befindliche Version bleibt erhalten. > Wenn Sie die Check-Box deaktivieren, wird das Dokument nicht als neue Version in STP Documents übernommen, sondern die aktuell in STP Documents befindliche Version wird überschrieben. - Die Check-Box Sperre beibehalten ist standardmäßig deaktiviert. Das Dokument bekommt nach dem Übernehmen der neuen Version wieder den Status "Aktiv". > Sollten Sie die Check-Box aktivieren, erhält das Dokument den Status "Dauerhaft gesperrt". > Wählen Sie bei Bedarf die Option Lokale Version beibehalten. - Die Check-Box Dokument aus dem Ursprungsverzeichnis löschen ist standardmäßig deaktiviert. Die Datei bleibt auf Ihrem Rechner weiterhin im Dateisystem erhalten und wird nicht gelöscht. Ein Haken sorgt für das Gegenteil. - Klicken Sie auf den Button Übernehmen. > Es wurde eine neue Version des bestehenden Dokuments in STP Documents angelegt. In der Spalte "Version" der Dokumentliste wurde die Versionsnummer aktualisiert. > Haben Sie die Option Neue Version erstellen deaktiviert, wird die aktuell in STP Documents befindliche Version überschrieben. In der Spalte "Version" wird keine Änderung vorgenommen. > Haben Sie noch die Option Sperre beibehalten aktiviert, bleibt das Dokument weiterhin im Status "Dauerhaft gesperrt", bis Sie es entsperren. > Haben Sie die Option Dokument aus dem Ursprungsverzeichnis löschen aktiviert, wurde das Dokument im Ursprungsverzeichnis gelöscht. > Sie erhalten folgende Warnung im Fenster "Lokale Version übernehmen". > Die Funktion ist nicht für alle Dokumente verfügbar. > In der Spalte "Fehlerursache" sehen Sie den Grund, warum diese Funktion nicht anwendbar ist. Aktualisieren Sie die Dokumentliste (Taste [F6]), korrigieren Sie ggf. den Status des Dokuments und versuchen Sie es erneut. > Im Bereich "Folgende Dokumente können nicht bearbeitet werden" sind jeweils Titel, ID und Fehlerursache aufgelistet. > Beheben Sie die Fehlerursache und versuchen Sie es erneut. In der Regel wurde das Dokument nicht gesperrt. Öffnen Sie das Kontextmenü der Dokumentliste und wählen Sie "Sperren" aus der Auswahlliste. > Sind mehrere Dokumente betroffen, erstellen Sie durch Drücken der Tastenkombination [Alt]+[Druck] einen Screenshot vom Fenster und fügen Sie diesen in ein Word-Dokument ein. So haben Sie alle Informationen zur Verfügung, um die Fehlerursache zu beheben.
Dokument duplizieren
- Klicken Sie in der Dokumentliste mit der rechten Maustaste auf das Dokument, das Sie duplizieren möchten.
- Klicken Sie im Kontextmenü mit der linken Maustaste auf "Duplizieren".
- Klicken Sie in das Feld Anzahl und geben Sie die gewünschte Anzahl der Kopien ein. Es können maximal 99 Kopien erstellt werden.
- Aktivieren Sie die Check-Box Dokumentdaten kopieren, wenn Sie nicht nur das Dokument sondern auch die Dokument-, Akten- und Ordnerdaten des Dokuments kopieren wollen.
- Aktivieren Sie die Check-Box In "Meine Importe" kopieren, um die duplizierten Dokumente im Ordner Arbeitsmappe persönlich > Meine Importe im Schreibtisch abzulegen.
- Aktivieren Sie die Check-Box Schreibtisch aktualisieren, um den Schreibtisch nach dem Duplizieren vollständig zu aktualisieren.
- Klicken Sie auf den Button Duplizieren. > Die angegebene Anzahl von Kopien wurde im Ordner Arbeitsmappe persönlich > Meine Importe abgelegt. Die Dokumentdaten wurden übernommen, der Schreibtisch wurde aktualisiert. > Ordnen Sie den Kopien sofort jeweils einen passenden Titel zu. Sonst kann es später zu Verwechslungen der Dokumente kommen, da beim Duplizieren alle Dokumente denselben Titel erhalten. Auch sollten Sie die Dokumente gleich Akten, Ordnern oder Vorgängen zuordnen und die Dokumentdaten erfassen oder bearbeiten.
- Der Ordner Meine Importe kann danach über den Kontextmenüpunkt des Schreibtischs "Alle herausnehmen" geleert werden.
Dokument festschreiben
Ein festgeschriebenes Dokument kann nicht mehr zum Bearbeiten geöffnet werden. Die Akten-, Ordner- und Dokumentdaten können weiterhin bearbeitet werden.
Klicken Sie in der Dokumentliste mit der rechten Maustaste auf das Dokument, das Sie festschreiben möchten. Klicken Sie im Kontextmenü mit der linken Maustaste auf "Verwaltung" > "Festschreiben".
Bestätigen Sie das Festschreiben des Dokuments mit einem Klick auf den Button Ja.
Beachten Sie, dass sich die Datumsangabe in der Spalte "Geändert am" der Dokumentliste nicht ausschließlich auf das Bearbeiten bezieht. Das Datum in der Spalte "Geändert am" wird auch dann angepasst, wenn Dokumentdaten des Dokuments geändert wurden. Das Datum in der Spalte "Geändert am" kann sich also nach der Festschreibung noch ändern.
Festschreibung zurücksetzen
Um die Festschreibung für ein Dokument zurücksetzen zu können, müssen Sie die Rolle Dokumentadministrator zugeordnet haben. Führen Sie dazu folgende Schritte durch: Klicken Sie in der Dokumentliste mit der rechten Maustaste auf das Dokument, das Sie festschreiben möchten. Klicken Sie im Kontextmenü mit der linken Maustaste auf "Verwaltung" > "Festschreibung zurücksetzen". Bestätigen Sie das Zurücksetzen der Festschreibung des Dokuments mit einem Klick auf den Button Ja.