Der Zugriff auf Akten, Ordner, Vorgänge, Suchprofile und Schnellsuchen kann durch Benutzern und Gruppen zugeordnete Zugriffsrechte gewährt oder eingeschränkt werden.
Zugriffsrechte ermitteln
Um die Zugriffsrechte eines Benutzers auf ein Objekt zu ermitteln, klicken Sie in der Zugriffsrechteverwaltung auf den Button Hierarchie. Dieser Button öffnet das Fenster "Zugriffshierarchie". In diesem Fenster können Sie die Auswertung der Zugriffsrechte des Objekts für den ausgewählten Benutzer nachvollziehen.
Zugriffshierarchie für ein Dokument
In diesem Beispiel werden die Zugriffsrechte auf ein Dokument für den Benutzer "Rummel" ermittelt.
Das Dokument ist einer Akte zugeordnet. "Rummel" hat über die Gruppe Sachbearbeiter jeweils Leserechte auf die Akte und auf das Dokument.
Als Mitglied der Gruppe Dokumentadministratoren hat er Vollzugriff auf das Dokument. Als kumuliertes Zugriffsrecht auf das Dokument wurde Vollzugriff ermittelt. Als kumuliertes Zugriffsrecht auf die Akte wurde Schreiben ermittelt.
Die kumulierten Zugriffsrechte an der Akte übersteuern das Zugriffsrecht auf das Dokument. Daraus ergibt sich das Zugriffsrecht Schreiben für Tester 2.
Um nur dem Benutzer Tester 2 Vollzugriff auf das Dokument zu erteilen, können Sie ihm für die Akte das Zugriffsrecht Vollzugriff zuordnen.
Um nur der Gruppe Sachbearbeiter Vollzugriff auf das Dokument zu erteilen, können Sie ihr für die Akte das Zugriffsrecht Vollzugriff zuordnen.
Um "Rummel" alle Zugriffsrechte zu entziehen, muss er aus allen im Fenster "Zugriffshierarchie" angezeigten Gruppen entfernt werden. Das hat jedoch auch Auswirkungen auf andere Akten und Dokumente. Administratoren haben den Vollzugriff auf das Dokument.
Akten und Ordner
Zugriffsrechte für Akten und Ordner werden im Fenster ["Aktendaten bearbeiten" bzw. "Ordnerdaten bearbeiten"] auf der Registerkarte "Zugriffsrechte bearbeiten" festgelegt.
Drücken Sie die Taste [F3], um das Fenster "Akten- und Ordnerverwaltung" zu öffnen. Ist die gewünschte Akte bzw. der gewünschte Ordner markiert, drücken Sie die Taste [F9].
Wurden dem Benutzer und den Gruppen, denen der Benutzer zugeordnet ist, unterschiedliche Zugriffsrechte auf eine Akte bzw. einen Ordner erteilt, gilt das Zugriffsrecht mit den höchsten Rechten.
Dokumente
Zugriffsrechte für Dokumente werden im Fenster "Zugriffsrechte ändern" festgelegt.
Markieren Sie das gewünschte Dokument in der Dokumentliste und öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü.
Klicken Sie auf "Verwaltung" > "Zugriffsrechte ändern …".
Wurden dem Benutzer und den Gruppen, denen der Benutzer zugeordnet ist, unterschiedliche Zugriffsrechte auf ein Dokument erteilt, gilt für den Benutzer das Zugriffsrecht mit den höchsten Rechten.
Ist das Dokument einer Akte oder einem Ordner zugeordnet, werden die Zugriffsrechte des Benutzers am Dokument durch die Zugriffsrechte des Benutzers auf die Akte bzw. auf den Ordner eingeschränkt. Es gilt das restriktivste Recht aus dem kumulierten Rechten der Akte bzw. des Ordners und den kumulierten Rechten des Dokuments.
Die Zuordnung eines Dokuments zu einem Vorgang hat keine Auswirkung auf die Zugriffsrechte des Benutzers auf dieses Dokument.
Vorgänge
Zugriffsrechte für Vorgänge werden im Fenster "Vorgangseigenschaften bearbeiten" festgelegt.
Drücken Sie die Taste [F7], um das Fenster "Vorgangsverwaltung" zu öffnen. Ist der gewünschte Vorgang markiert, drücken Sie den Button Eigenschaften.
Wurden dem Benutzer und den Gruppen, denen der Benutzer zugeordnet ist, unterschiedliche Zugriffsrechte auf einen Vorgang erteilt, gilt das Zugriffsrecht mit den höchsten Rechten.
Vorgänge können auch im Fenster "Kanzleieinstellungen" angelegt und bearbeitet werden.
Suchprofile
Zugriffsrechte für Suchprofile werden im Fenster "Suchprofilverwaltung" festgelegt.
Drücken Sie die Taste [F8], um das Fenster "Suchprofilverwaltung" zu öffnen. Ist das gewünschte Suchprofil markiert, öffnen Sie die Registerkarte "Zugriffsrechte".
Wurden dem Benutzer und den Gruppen, denen der Benutzer zugeordnet ist, unterschiedliche Zugriffsrechte auf ein Suchprofil erteilt, gilt das Zugriffsrecht mit den höchsten Rechten.
Vorgänge können auch im Fenster "Kanzleieinstellungen" angelegt und bearbeitet werden.
Schnellsuchen
Zugriffsrechte für Schnellsuchen werden im Fenster "Schnellsuche" festgelegt.
Drücken Sie die Tastenkombination [Alt]+[F9], um das Fenster "Kanzleieinstellungen" zu öffnen. Öffnen Sie den Bereich "Verwaltung" und klicken Sie auf den Button Schnellsuchverwaltung.
Dem angemeldeten Benutzer muss über eine Gruppe mindestens eine der Rollen Systemadministrator oder Fachadministrator zugeordnet sein, um das Fenster "Schnellsuche" zu öffnen.
Wurden dem Benutzer und den Gruppen, denen der Benutzer zugeordnet ist, unterschiedliche Zugriffsrechte auf eine Schnellsuche erteilt, gilt das Zugriffsrecht mit den höchsten Rechten.
Benutzer-Gruppen-Beziehungen
Die Zugriffsrechte wurden für eine Gruppe festgelegt. Enthält diese Gruppe eine oder mehrere andere Gruppen, wird nur die übergeordnete Gruppe und deren kumulierte Zugriffsrechte im Fenster "Zugriffshierarchie" angezeigt, wenn der Benutzer den untergeordneten Gruppen zugeordnet ist. Positionieren Sie den Mauszeiger über dem Gruppennamen und klicken Sie auf den eingeblendeten Button, um die Gruppennamen der in der übergeordneten Gruppe enthaltenen Elemente im Fenster "Benutzer-Gruppen-Beziehungen" anzuzeigen.
Im Fenster "Benutzer-Gruppen-Beziehungen" können Sie die Gruppen ermitteln, über die der Benutzer der übergeordneten Gruppe zugeordnet ist. Klicken Sie auf die Buttons Weg 1, Weg 2, etc., um die zugeordneten Gruppen anzuzeigen.