Die Benutzer- und Gruppenverwaltung von STP Documents dient dazu, Benutzer und Gruppen in STP Documents anzulegen und zu verwalten. Vorhandene Gruppen und Benutzer können anderen Gruppen zugeordnet werden. Zusätzlich können fest definierte Rollen an jede Gruppen zugewiesen werden.
| Die mit gelben Sternen (*) markierten Eingabefelder in der Benutzer- und Gruppenverwaltung sind Pflichtfelder. |
Rollen und Zugriffsrechte
Dem angemeldeten Benutzer muss über eine Gruppe mindestens eine der Rollen Systemadministrator oder Fachadministrator zugeordnet sein.
Melden Sie sich beim ersten Start von STP Documents nach der Neuinstallation mit dem Benutzer STPAdmin an, um Benutzer und Gruppen anzulegen.
Benutzer
Alle STP-Documents-Anwender müssen als Benutzer in STP Documents angelegt sein.
Benutzerverwaltung
Benutzer werden auf der Registerkarte "Benutzerverwaltung" gepflegt.
Zusätzlich wird die Zuordnung des Benutzers zu einer oder mehreren Gruppen gespeichert.
Rollen können nur Gruppen zugeordnet werden. Fassen Sie Benutzer in einer Gruppe zusammen und weisen Sie der Gruppe die gewünschten Rollen zu.
Die einem Benutzer zugeordneten Rollen können in der Benutzerverwaltung nur aufgelistet, jedoch nicht geändert werden.
Auf der Registerkarte "Gruppenverwaltung" können Rollen zugewiesen werden.
Gruppen
Benutzer können in STP Documents zu Gruppen zusammengefasst werden. Jeder Benutzer kann einer oder mehreren Gruppen zugeordnet werden. Bereits vorhandene Gruppen können einer anderen Gruppe zugeordnet werden.
Zusätzlich werden auf der Registerkarte "Gruppenverwaltung" die der Gruppe zugeordneten Rollen gespeichert.
Gruppenverwaltung
Gruppen werden auf der Registerkarte "Gruppenverwaltung" gepflegt.
Administratoren
Der Gruppe Administratoren sind die Rollen Systemadministrator, Fachadministrator und Dokumentadministrator fest zugeordnet. Diese Rollen können nicht entfernt werden, es können jedoch weitere Rollen zugeordnet werden. Die Gruppe hat auf alle Objekte in STP Documents das Zugriffsrecht Vollzugriff. Benutzer, die der Gruppe Administratoren zugeordnet sind, können alle Bereiche und Dokumente in STP Documents administrieren. Die Gruppe Administratoren kann nicht gelöscht werden.
Alle
Die Gruppe Alle enthält alle STP-Documents-Benutzer. Werden einem Objekt keine Zugriffsrechte zugeordnet, erhält die Gruppe Alle Vollzugriff auf das Objekt. Die Gruppe Alle kann nicht gelöscht werden.
Rollen
Rollen legen fest, welche Funktionen der angemeldete Benutzer innerhalb von STP Documents verwenden kann. Je nach zugewiesener Rolle werden Teile von STP Documents nicht angeboten oder es ist eine Anmeldung eines Benutzers mit der erforderlichen Berechtigung erforderlich.
Rollen sind in STP Documents fest definiert und können vom Anwender nicht geändert werden.
Die in den folgenden Tabellen aufgelisteten Rollen sind in STP Documents fest definiert.
Die dem Benutzer über eine Gruppe zugeordnete Rolle legt fest, ob bestimmte Bereiche (z. B. die Kanzleieinstellungen) von STP Documents vom angemeldeten Benutzer geöffnet werden können.
Wird einem Benutzer keine Rolle über eine Gruppe zugeordnet, ist ihm automatisch die Gruppe Alle zugeordnet. Alle Funktionen, die nicht durch eine Rolle beschränkt sind, stehen dem angemeldeten Benutzer zur Verfügung.
Rollen und mögliche Aktionen
Rollen legen fest, welche Funktionen der angemeldete Benutzer innerhalb von STP Documents verwenden kann. Je nach zugewiesener Rolle werden Teile von STP Documents nicht angeboten oder es ist eine Anmeldung eines Benutzers mit der erforderlichen Berechtigung erforderlich.
Rollen sind in STP Documents fest definiert und können vom Anwender nicht geändert werden.
Die folgenden Abschnitte geben eine Übersicht über die Rollen und mögliche Aktionen mit den zugeordneten Berechtigungen.
Aktenadministrator
- Nummerierung von Registerstrukturen verwalten
- Registerstruktur mehrfach zuweisen
- Zugriffsrechte mehrfach zuweisen
Controller
- Akten- und Ordnerverwaltung starten[[*]{]
- Suchprofile verwalten [[*]]
- Vorgänge verwalten [[*]]
Dokumentadministrator
- Akten- und Ordnerverwaltung starten[[*]]
- Aufgaben, Einzelschritte von Aufgabenlisten und Notizen vom Dokument entfernen
- Dokumente entsperren [[**]]
- Dokumente löschen [[**]]
- Festschreibungen aufheben [[**]]
- Kanzleieinstellungen starten [[***]]
- Löschmarkierungen entfernen [[**]]
- Suchprofile verwalten [[*]]
- Vorgänge verwalten [[*]]
Exchange
- Exchange-Anbindung verwenden (Rolle wird nicht mehr benötigt.)
Fachadministrator
- Akten- und Ordnerverwaltung starten [[*]]
- Aufgabenverwaltung
- Rollenverwaltung starten
- Kanzleieinstellungen starten [[***]]
- Registerstrukturvorlagen verwalten
- Schnellsuchverwaltung starten
- Suchprofile verwalten [[*]]
- Systemlayouts speichern/ löschen
- Themenverwaltung starten
- Vorgänge verwalten [[*]]
Offline
Dokumente zum Mitnehmen aktivieren
Offline Client verwenden
Akten und Register im Outlook DESK offline nehmen.
Praktikant
- Akten- und Ordnerverwaltung starten [[*]]
- Suchprofile verwalten [[*]]
- Vorgänge verwalten [[*]]
Rechtsanwalt
- Akten- und Ordnerverwaltung starten [[*]]
- Suchprofile verwalten [[*]]
- Vorgänge verwalten [[*]]
- Sachbearbeiter
- Akten- und Ordnerverwaltung starten [[*]]
- Vorgänge verwalten [[*]]
Systemadministrator
- Akten- und Ordnerverwaltung starten [[*]]
- Aufgabenverwaltung
- Benutzer- und Gruppenverwaltung starten
- Dokumente löschen [[**]]
- Exchange-Anbindung verwenden
- Festschreibungen aufheben [[**]]
- Kanzleieinstellungen starten [[***]]
- Löschmarkierungen entfernen [[**]]
- Registerstrukturvorlagen verwalten
- Schnellsuchverwaltung starten
- Suchprofile verwalten [[*]]
- Systemlayouts speichern/ löschen
- Themenverwaltung starten
- Vorgänge verwalten [[*]]
Vertreter
- Akten- und Ordnerverwaltung starten [[*]]
- Suchprofile verwalten [[*]]
- Vertretung übernehmen
- Vorgänge verwalten [[*]]
Gruppe ohne zugeordnete Rollen
- Akten- und Ordnerverwaltung starten [[*]]
- Suchprofile verwalten [[*]]
- Vorgänge verwalten [[*]]
Anmerkungen
* Hier bestimmen die Zugriffsrechte des Benutzers, ob ein Objekt bearbeitet werden kann. Hat der Benutzer keine Zugriffsrechte zugeordnet, wird ihm das Objekt nicht angezeigt.
** Hier bestimmen die Zugriffsrechte des Benutzers, ob ein Objekt bearbeitet werden kann. Hat der Benutzer keine Zugriffsrechte zugeordnet, wird ihm das Objekt nicht angezeigt. Über die Dokumentenverwaltung können jedoch alle Dokumente bearbeitet werden.
*** Je nach zugeordneter Rolle sind einige Einstellungen deaktiviert.