In diesem Abschnitt erhalten Sie einen Überblick über das Fenster ["Aufgaben und Notizen"] (zu öffnen über das [Hauptmenü] "Ansicht" > "Aufgaben und Notizen"). Es wird Ihnen kurz die [Symbolleiste] und die [Gesamtübersicht] der Fenster vorgestellt.
Das Fenster "Aufgaben und Notizen" in folgende vier Bereiche aufgeteilt:
- Symbolleiste
- Liste der zu bearbeitenden Aufgaben und Notizen > Hier werden alle Aufgaben und Notizen zu einem in der Dokumentliste ausgewählten Dokument aufgelistet.
- Details zur markierten Aufgabe oder Notiz > Hier werden Details zur markierten Aufgabe oder Notiz angezeigt.
Symbolleiste
Mit dieser Symbolleiste können Sie Aufgaben, Notizen, Benachrichtigungen und Aufgabenlisten mit einem Dokument verknüpfen. Sie können z. B. jemandem zu einem Dokument eine Aufgabe zuweisen. Die Zielperson muss diese Aufgabe dann erledigen oder ihrerseits die Aufgabe weiterleiten, wenn sie diese nicht bearbeiten kann.
Des Weiteren können Sie mit dieser Symbolleiste Aufgaben beantworten und erledigen und die Historie zu einer Aufgabe betrachten, wenn es eine [Historie] zu einer Aufgabe gibt.
Transparent grau dargestellte Symbole stehen im aktuellen Bearbeitungsstand in STP Documents nicht zur Verfügung.
Gesamtübersicht
- Klicken Sie in der Symbolleiste mit auf den Button (Gesamtübersicht). > Das Fenster "[Alle Aufgaben zum Dokument]" ist in folgende drei Bereiche aufgeteilt: > - 1. Filter: Hier können Sie mit einem Filter die ungewünschten Aufgaben aus der Auflistung der Aufgaben ausblenden. > - 2. Liste: Hier werden alle Aufgaben zu einem Dokument aufgelistet. > - 3. Details: Hier werden die Details zu einer im Auflistungsbereich ausgewählten Aufgabe angezeigt.
- Wählen Sie im Bereich Filter den Status und die Typen aus, die Sie aus den angezeigten Aufgaben herausfiltern möchten. Klicken Sie dazu auf die entsprechenden Buttons.
- Nur die grau hinterlegten Symbole bei Status und Typen werden für das Filtern berücksichtigt. Standardmäßig sind alle möglichen Symbole bereits für das Filtern ausgewählt.
- Bestätigen Sie die Filtereinstellungen mit einem Klick auf den Button Filtern.
- Klicken Sie bei Bedarf in der Liste in den Kopfbereich einer Spalte, um die Aufgaben und Aufgabenlisten der Spalte alphabetisch oder numerisch zu sortieren.
- Klicken Sie erneut in den Kopfbereich der Spalte, um die Sortierung umzukehren.
- Klicken Sie in der Liste auf die Aufgabe oder Aufgabenliste, zu der Sie sich die Details ansehen möchten.
- Klicken Sie auf den Button Schließen, um die Gesamtübersicht zu beenden.
- Sie können einzelne Aufgaben markieren und ausdrucken.
- Sind alle Aufgaben erledigt, ist der Button Drucken deaktiviert.
Aufgabenstatus
Der Status einer Aufgabe wird im Fenster "Aufgaben und Notizen" und in der Gesamtübersicht in der entsprechenden Spalte angezeigt.
Mögliche Status einer Aufgabe
Die Aufgabe ist bereits erledigt.
Die Aufgabe befindet sich in Bearbeitung.
Die Aufgabe befindet sich in Bearbeitung und muss eilig erledigt werden.
Der Termin für die Wiedervorlage wurde überschritten.
Der Termin für die Aufgabe wurde überschritten.
Die Aufgabenliste wurde abgebrochen.
Die Aufgabenliste wurde ordnungsgemäß beendet.
-
Die Aufgabenliste wurde unterbrochen.
Bei einer Terminüberschreitung kann am Status nicht mehr erkannt werden, ob die Aufgabe eine eilige Aufgabe war oder nicht. Die Terminüberschreitung überschreibt den Status Eilig.