Oberfläche der Suchprofilverwaltung

Die Oberfläche der Suchprofilverwaltung besteht aus - dem [Bereich "Verfügbare Suchprofile"] - der [[Registerkarte "Darstellungsebenen"]] - der [[Registerkarte "Bedingungen"]] - der [[Registerkarte "Zugriffsrechte"]] - und den nachfolgenden Buttons.

Button Daten übernehmen

übernimmt die Daten ohne das Fenster "Suchprofilverwaltung" zu schließen.

Button Speichern

speichert das Suchprofil und schließt das Fenster "Suchprofilverwaltung".

Button Abbrechen

fordert den Benutzer auf die geänderten Daten zu speichern, oder zu verwerfen und schließt dann das Fenster "Suchprofilverwaltung".

Maximieren Sie das Fenster "Suchprofilverwaltung". Die Auswahlfelder werden dann automatisch breiter und der Text in den Auswahllisten wird vollständig angezeigt.

Bereich "Verfügbare Suchprofile"

Hier können Sie Suchprofile auswählen, anlegen, bearbeiten und löschen.

Button (Suchprofil neu hinzufügen)

öffnet das Fenster "Neues Suchprofil erstellen".

Button (Suchprofil bearbeiten)

öffnet das Fenster "Suchprofil umbenennen", in dem der Name des markierten Suchprofils geändert werden kann.

Button (Suchprofil löschen)

löscht das markierte Suchprofil.

Liste "Verfügbare Suchprofile"

Auswahlfeld: Hier können Sie ein Suchprofil markieren, um es zu bearbeiten oder zu löschen. Details zum markierten Suchprofil werden in den Registerkarten angezeigt.

Die Registerkarte "Darstellungsebenen"

Hier können Sie die Darstellungsebenen für das im [Bereich "Verfügbare Suchprofile"] markierte Suchprofil festlegen.

Die Registerkarte "Darstellungsebenen" enthält - Name des Suchprofils - eine Darstellung aller vorhandenen Ebenen > Hier werden alle bereits vorhandenen Ebenen des Suchprofils und die als Ordnungskriterien der jeweiligen Ebene gewählten Metadaten angezeigt. - und nachfolgende Buttons.

Button (Ebene hinzufügen) / Button (Ebene bearbeiten)

öffnet das Fenster "Auswahl der Ebenen"

Fenster "Auswahl der Ebenen"

Das Fenster "Auswahl der Ebenen" enthält folgende Elemente.

Ebene zeigt (Optionsfelder)

• "Akten-/Ordnertyp": Aktivieren Sie die Option, um das Thema (Akten- bzw. Ordnertyp) als Darstellungsebene festzulegen. Die Auswahlfelder werden ausgeblendet.
• "Feld": Aktivieren Sie die Option, um Akten- und Ordnerdaten, Aufgaben oder Dokumentdaten als Darstellungsebene festzulegen. Die Auswahlfelder werden eingeblendet.

(Linkes Auswahlfeld)

• "Akten- und Ordnerdaten": hinterlegt für das rechte Auswahlfeld die verfügbaren Akten- und Ordnerdaten.
• "Aufgaben": hinterlegt für das rechte Auswahlfeld die verfügbaren Metadaten für Aufgaben.
• "Dokumentdaten": hinterlegt für das rechte Auswahlfeld die verfügbaren Dokumentdaten.

(Rechtes Auswahlfeld)

Wählen Sie einen Wert aus der Auswahlliste, um diesen als Darstellungsebenen zu verwenden. Die verfügbaren Optionen hängen von der Einstellung im linken Auswahlfeld ab: - Metadaten einer Akte oder eines Ordners - Metadaten einer Aufgabe - Metadaten eines Dokuments

Button OK

fügt den gewählten Wert als Darstellungsebene hinzu.

Button Abbrechen

schließt das Fenster und verwirft alle Eingaben.

Button (Ebene entfernen)

löscht die Ebene vor dem Button ohne weitere Sicherheitsabfrage.

Die Registerkarte "Bedingungen"

Hier können Sie Filter und Sortierung für das im [Bereich "Verfügbare Suchprofile"] markierte Suchprofil festlegen.

Die Registerkarte "Bedingungen" enthält die Bereiche - "Suchen nach" > Hier kann nach Akten- bzw. Ordertypen und nicht zugeordneten Dokumenten gefiltert werden. Aktivieren Sie die Check-Boxen vor der Bezeichnung, um einen Filter zu setzen. - "Sortieren nach" > Dieser Bereich wurde deaktiviert. - "Filterbedingungen" (unter den vorgenannten Bereichen) > Hier können Sie Kriterien festlegen, die die Dokumente im Suchergebnis erfüllen müssen.

Bereich "Filterbedingungen"

Sobald die erste Filterbedingung mit dem Button (Bedingung hinzufügen) als Formular hinzugefügt worden ist, erscheinen weitere Buttons, Drop-down-Menüs und Eingabemöglichkeiten. Weitere Buttons erscheinen durch das Betätigen bestimmter Buttons (s. u.).

Nachfolgend sind alle Auswahl-, Eingabefelder und Buttons beschrieben. Die Buttons Und / Oder werden erst angezeigt, wenn mehr als eine Bedingung definiert wurde.

Button (Bedingung löschen)

löscht die aktuelle Zeile mit der Filterbedingung.

Button (Klammer setzen)

Klicken Sie auf diesen Button, um eine Klammer zu öffnen. Klicken Sie erneut auf den Button Button (Klammer entfernen), um die Klammer zu entfernen.

(Erstes Auswahlfeld)

Gibt die Quelle der Indexdaten an. Mögliche Werte sind: - "Akten- und Ordnerdaten" - "Dokumentdaten" - "Aufgaben" - "SQL" - "Volltext".

(Zweites Auswahlfeld)

Abhängig vom ersten Auswahlfeld werden die Metadaten zum im ersten Feld gewählten Objekt aufgelistet. Ist im ersten Auswahlfeld z. B. die Bedingung "Dokumentdaten" gesetzt, kann hier z. B. "Dokumentdaten.Dokumentklasse" eingestellt werden.

(Drittes Auswahlfeld)

Drop-down-Menü für [Vergleichsoperatoren]

(Eingabefeld)

Hier kann ein Wert eingegeben werden. Der Wert muss zu den Auswahlfeldern gewählten Objekten passen. Ungültige Werte erzeugen eine Fehlermeldung beim Verlassen des Feldes.

Button (Klammer setzen)

Klicken Sie auf den Button, um eine Klammer zu schließen. Klicken Sie erneut auf den

Button (Klammer entfernen), um die Klammer zu entfernen.

Button Und bzw. Button Oder

Mehr als eine Filterbedingung können Sie mit Und bzw. Oder verbinden. Klicken Sie auf den Button Und bzw. den Button Oder, um zwischen UND- und ODER-Verknüpfung zu wechseln.

Button (Bedingung hinzufügen)

fügt eine neue Bedingung hinzu.

Felder aus Akten und Felder aus Ordnern können nicht gleichzeitig als Bedingungen verwendet werden. Dies führt zu einer Fehlermeldung beim Ausführen der Schnellsuche.

Ob die Bedingungen mit UND oder mit ODER verknüpft sind, spielt dabei keine Rolle.

Beispiele:

Hier einige Beispiele für Kombinationen, die man nicht gleichzeitig in einer Schnellsuche verwenden sollte: - Allgemeine Aktendaten und allgemeine Ordnerdaten - Gleichzeitige Verwendung von Akte.Bezeichnung und Ordner.Ordnername als Bedingungen in einem Suchprofil führt zu einem Ladefehler. - Allgemeine Ordnerdaten und themenspezifische Aktendaten - Gleichzeitige Verwendung von Ordner.Ordnername und Winsolvenz p4.Verwalter als Bedingungen in einem Suchprofil führt zu einem Ladefehler. - Allgemeine Aktendaten und themenspezifische Ordnerdaten - Gleichzeitige Verwendung von Akte.Bezeichnung und Wissensbasis.Bemerkung als Bedingungen in einem Suchprofil führt zu einem Ladefehler. - Themenspezifische Aktendaten aus verschiedenen Aktentypen. - Gleichzeitige Verwendung von Anwaltsakte.Anwalt und Winsolvenz p4.Verwalter als Bedingungen in einem Suchprofil führt nicht zu einer Fehlermeldung. Das Suchergebnis ist aber immer leer.

Ob eine Kombination von Suchfeldern, Vergleichsoperatoren und Eingabe- und Auswahlfeldern für Vergleichswerte sinnvoll sind, wird vom Programm nicht geprüft. Wird als Vergleichswert nur ein Auswahlfeld mit bereits vorhandenen Werten angeboten, werden trotzdem alle Vergleichsoperatoren angeboten. Wird ein anderer Vergleichsoperator ausgewählt, ändert sich die Art des Eingabefeldes für den Vergleichswert nicht.

Zusammengehörende Klammern

Positionieren Sie den Mauszeiger über einer Klammer. Klicken Sie nicht auf die Maustasten. Zusammengehörige Klammern werden grün dargestellt.

Fehlerhaft gesetzte Klammern ermitteln

Auf der Registerkarte "Bedingungen" wird eine Warnmeldung angezeigt, wenn Klammern falsch gesetzt wurden. Um fehlerhaft gesetzte Klammern zu ermitteln, führen Sie folgende Schritte durch: Positionieren Sie den Mauszeiger nacheinander über jede Klammer. Klicken Sie dabei nicht auf die Maustasten. Zusammengehörige Klammern werden grün dargestellt. Fehlerhaft gesetzte Klammern werden rot dargestellt.

Die Prüfung kann nur ermitteln, ob eine Klammer eine zugehörige Klammer besitzt. Ob die Klammern die von Ihnen gewünschten Bedingungen umschließen, kann die Prüfung nicht ermitteln. Im Beispiel ist die als fehlerhaft gekennzeichnete Klammer die gewünschte. Die schließende Klammer in der vorherigen Zeile muss entfernt werden.

Beim Anklicken des Button Speichern oder des Button Daten übernehmen erhalten Sie einen Hinweis auf fehlerhafte Filterbedingungen.

Die Registerkarte "Zugriffsrechte"

Hier können Sie die Zugriffsrechte für das im [Bereich "Verfügbare Suchprofile"] markierte Suchprofil festlegen.

Auf der Registerkarte "Zugriffsrechte" wird oben links das Zugriffsrecht des Benutzers auf das Suchprofil angezeigt: als Icon mit Bezeichnung. Daneben erscheint der Name des vorliegenden Suchprofils.

Benutzer/Gruppen

Hier können Sie Benutzer und Gruppen markieren, denen Sie Zugriffsrechte erteilen wollen. Treffen Sie in den Rechte-Optionsfeldern eine Auswahl und nutzen Sie den Button > (Markierte hinzufügen).

Rechte (Optionsfelder)

• "Lesezugriff": Aktivieren Sie das Optionsfeld, um das ZugriffsrechtLesen zu erteilen. Der Benutzer kann das Suchprofil verwenden.
• "Schreibzugriff": Aktivieren Sie das Optionsfeld, um das Zugriffsrecht Ändern zu erteilen. Der Benutzer kann Darstellungsebenen und Bedingungen ändern.
• "Vollzugriff": Aktivieren Sie das Optionsfeld, um das Zugriffsrecht Vollzugriff zu erteilen. Der Benutzer kann Darstellungsebenen, Bedingungen und Zugriffsrechte ändern.

Benutzen Sie nach der Aktivierung eines der Optionsfelder einen der darunter befindlichen Buttons.

Button > (Markierte hinzufügen)

fügt alle markierten Benutzer und Gruppen aus dem Bereich "Benutzer/Gruppen" mit dem im Bereich Rechte gewählten Zugriffsrecht zum Auswahlfeld Berechtigte

Button < (Markierte entfernen)

entfernt alle markierten Benutzer und Gruppen aus dem Bereich "Berechtigte" und zeigt diese im Auswahlfeld Benutzer/ Gruppen

Button Rückgängig

Klicken Sie auf den Button, um alle noch nicht gespeicherten Änderungen zurückzusetzen.

Berechtigte

Hier können Sie Benutzer und Gruppen auswählen, deren Zugriffsrechte Sie ändern oder entziehen wollen. Treffen Sie ggf. in den Rechte-Optionsfeldern eine Auswahl und nutzen Sie den Button < (Markierte entfernen).