Einführung in Aufgabenlisten

Übersicht

Was ist eine Aufgabenliste und welchen Zweck hat sie?

Aufgabenlisten dienen dazu, den Arbeitsprozess bei der Bearbeitung von Dokumenten zu organisieren. Dokumente, die bearbeitet werden müssen, können einer Aufgabenliste zugeordnet werden, um die Bearbeitung strukturiert und nachvollziehbar zu gestalten. Dabei wird das Dokument nach Abschluss einer Aufgabe automatisch an den nächsten vorgesehenen Bearbeiter weitergeleitet. Dies sorgt für einen reibungslosen und effizienten Workflow.

Vorteile von Aufgabenlisten

  • Strukturierte und nachvollziehbare Dokumentenbearbeitung
  • Automatische Weiterleitung an die nächsten Bearbeiter
  • Möglichkeit, Aufgaben an spezifische Benutzer oder Gruppen zuzuweisen
  • Flexibilität durch verschiedene Arten von Aufgabenlisten

Welche Arten von Aufgabenlisten gibt es?

Es gibt vier verschiedene Typen von Aufgabenlisten, die je nach Anforderung eingesetzt werden können:

Aufgabenlistenart Beschreibung Farbe Icon
Strikte Aufgabenlisten Die Reihenfolge der Aufgabenbearbeitung ist fest vorgegeben. Jede Aufgabe muss in der vorgegebenen Reihenfolge erledigt werden. rot
Kombinierte Aufgabenlisten Ähnlich den strikten Aufgabenlisten. Sie können die Reihenfolge der Aufgaben bei Bedarf ändern. gelb
Freie Aufgabenlisten Bei diesen Aufgabenlisten gibt es keine vorgegebene Reihenfolge. Die Aufgaben können in beliebiger Reihenfolge bearbeitet oder auch übersprungen werden. grün
Checklisten Hier gibt es keine vorgegebene Reihenfolge. Alle Aufgaben werden gleichzeitig gestartet und können parallel bearbeitet werden. Checklisten sind perfekt, um mehrere Aufgaben einem einzigen Bearbeiter zuzuweisen. blau

Dokument auswählen

Wählen Sie das Dokument aus, das einer Aufgabenliste zugeordnet werden soll.

Beispiele für verschiedene Aufgabenlisten

1. Strikte Aufgabenlisten

In einer strikten Aufgabenliste ist die Reihenfolge der Aufgabenbearbeitung vorgegeben.
Frau Jura weist einem Klageschreiben folgende strikte Aufgabenliste zu:

Aufgabenliste Beschreibung
1. Aufgabe Weiterleiten des Schreibens an die Sekretärin zum Korrekturlesen.
2. Aufgabe Rücksendung des korrigierten Schreibens an Frau Jura.
3. Aufgabe Weiterleiten an Kanzleipartner Müller zur Kenntnisnahme.
4. Aufgabe Zurück zur Sekretärin für den Ausdruck, die Vervielfältigung und Frankierung.
5. Aufgabe Weiterleiten an den Kanzlei-Postdienst, der die Schreiben verschickt.

Die Aufgaben müssen in dieser Reihenfolge abgearbeitet werden, und jede Aufgabe kann erst gestartet werden, wenn die vorherige abgeschlossen ist.

2. Kombinierte Aufgabenlisten

In einer kombinierten Aufgabenliste ist die Reihenfolge der Aufgaben ebenfalls vorgegeben, aber bei Bedarf kann Frau Jura die Reihenfolge anpassen.

Aufgabenliste Beschreibung
1. Aufgabe Sekretärin korrigiert das Schreiben.
2. Aufgabe Kanzleipartner Müller liest das Schreiben zur Kenntnisnahme.
3. Aufgabe Frau Jura überprüft das Schreiben abschließend.
4. Aufgabe Sekretärin übernimmt Druck und Versand.

Frau Jura kann z. B. die Aufgabe "Kanzleipartner Müller liest zur Kenntnisnahme" vorziehen, bevor das Schreiben an die Sekretärin zurückgeht. Das ermöglicht Flexibilität, ohne die grundlegende Struktur zu ändern.

3. Freie Aufgabenlisten

In einer freien Aufgabenliste gibt es keine feste Reihenfolge. Frau Jura könnte die Aufgaben in beliebiger Reihenfolge bearbeiten lassen, abhängig von Verfügbarkeit oder Priorität.

Aufgabenliste Beschreibung
1. Aufgabe Sekretärin liest und korrigiert das Schreiben.
2. Aufgabe Kanzleipartner Müller nimmt das Schreiben zur Kenntnis.
3. Aufgabe Sekretärin druckt und frankiert die Dokumente.
4. Aufgabe Sekretärin übernimmt Druck und Versand.

Die Sekretärin könnte z. B. das Schreiben korrigieren und gleichzeitig die Vorbereitungen für den Druck treffen, während der Kanzleipartner das Schreiben zur Kenntnis nimmt.

Wie unterscheiden sich "Kombinierte" und "Freie" Aufgabenlisten?

Die beiden Aufgabenlisten-Typen, "Kombiniert" und "Frei", verhalten sich komplett identisch, wenn in den Kanzleieinstellungen die Check-Box vor Bei freien Aufgabenlisten nach Erledigung eines Aufgabenschritts nicht automatisch in den nächsten Aufgabenschritt springen deaktiviert ist. Ist diese aber aktiviert, ist das Verhalten unterschiedlich und es wird nach Erledigung eines Aufgabenschritts kein automatischer Wechsel zum nächsten Schritt, und der Anwender muss manuell entscheiden, wer die nächste Aufgabe übernimmt.

Was bedeutet das in Kurzform?

  • Einstellung aktiviert: Die Aufgabenliste verhält sich wie eine freie Liste. Es wird nicht automatisch zur nächsten Aufgabe gewechselt, und Sie müssen selbst festlegen, wer die nächste Aufgabe übernimmt.
  • Einstellung deaktiviert: Die Aufgaben werden automatisch in der vorgegebenen Reihenfolge weitergeleitet mit der Möglichkeit, die Reihenfolge bei Bedarf anzupassen. Diese Einstellung gilt kanzleiweit und betrifft alle Benutzer der Kanzlei.

4. Checklisten

Bei Checklisten starten alle Aufgaben gleichzeitig und können parallel bearbeitet werden. Ein gutes Beispiel für eine solche Liste wäre:

Aufgabenliste Beschreibung
1. Aufgabe Sekretärin sammelt alle notwendigen Anhänge für das Klageschreiben.
2. Aufgabe Frau Jura verfasst den finalen Entwurf des Klageschreibens.
3. Aufgabe Rechtsreferendar überprüft die rechtlichen Zitate im Klageschreiben auf Korrektheit.
4. Aufgabe IT-Abteilung sorgt für die digitale Signatur des Dokuments.

Alle Aufgaben laufen parallel, ohne dass eine bestimmte Reihenfolge eingehalten werden muss. Dies eignet sich besonders, wenn verschiedene Aufgaben gleichzeitig erledigt werden können und keine voneinander abhängen.

Zusammenfassung der Flexibilität in den Aufgabenlisten

  • Strikte Aufgabenliste: Feste Reihenfolge, Schritt-für-Schritt-Vorgehen.
  • Kombinierte Aufgabenliste: Vorgaben können angepasst werden.
  • Freie Aufgabenliste: Keine Reihenfolge, maximale Flexibilität.
  • Checkliste: Alle Aufgaben starten parallel, ideal für gleichzeitige Bearbeitung.
  • Diese verschiedenen Aufgabenlistentypen ermöglichen es, Arbeitsabläufe flexibel oder strukturiert zu gestalten, je nach den Anforderungen Ihres Kanzleibetriebs.

Natürlich! Hier ist eine vereinfachte Version, die den Kunden hilft, besser zu verstehen, welche Aufgabenlisten für verschiedene Workflows in einer Anwaltskanzlei nützlich sind:

Beispiele für Aufgabenlisten in der Anwaltskanzlei

Damit der Arbeitsablauf in Ihrer Kanzlei reibungslos verläuft, können Sie Aufgabenlisten nutzen, um verschiedene Abläufe klar zu strukturieren. Hier sind einige vordefinierte Listen, die häufige Kanzleiprozesse abbilden.

1. Strikte Aufgabenliste

1.a Strikte Aufgabenliste: "Neues Mandat"

Diese Liste wäre ideal für die Bearbeitung neuer Fälle, bei denen bestimmte Schritte nacheinander erfolgen müssen.

Aufgabenliste Beschreibung
1. Aufgabe Sekretärin legt die Mandantenakte an.
2. Aufgabe Anwalt prüft die Unterlagen.
3. Aufgabe Rechtsreferendar erstellt eine erste Fallanalyse.
4.Aufgabe Anwalt bespricht die Analyse und entscheidet über das weitere Vorgehen.
5. Aufgabe Sekretärin informiert den Mandanten über die nächsten Schritte.

oder

1.b Strikte Aufgabenliste: "Neue Klageeinreichung"
Diese Liste eignet sich für den Ablauf, wenn eine neue Klage vorbereitet und eingereicht wird.

Aufgabenliste Beschreibung
1. Aufgabe Sekretärin legt die Mandantenakte an und erfasst das Dokument im System.
2. Aufgabe Anwalt verfasst den ersten Entwurf des Klageschreibens.
3. Aufgabe Sekretärin überprüft den Entwurf auf formale Richtigkeit (Adresse, Datum, etc.).
4.Aufgabe Anwalt überprüft den finalen Entwurf und gibt ihn zur Einreichung frei.
5.Aufgabe Sekretärin reicht die Klage beim Gericht ein und dokumentiert den Versand.

Warum diese Liste?

Hier ist eine klare Reihenfolge wichtig, weil jeder Schritt auf dem vorherigen aufbaut.

In diesem Beispiel ist es wichtig, dass bestimmte Schritte erst abgeschlossen werden, bevor der nächste beginnen kann.

2. Kombinierte Aufgabenliste: "Fristenkontrolle für eingehende Post"

Für die Verwaltung von Fristen und die Bearbeitung von täglich eingehender Post, bei der die Reihenfolge der Aufgaben flexibel angepasst werden kann.

Aufgaben:

Aufgabenliste Beschreibung
1. Aufgabe Sekretärin öffnet die Post, scannt wichtige Dokumente und legt Fristen im System an.
2. Aufgabe Anwalt überprüft die Fristen und priorisiert die Bearbeitung.
3. Aufgabe Anwalt verfasst Antwortschreiben oder Schriftsätze, wenn erforderlich.
4. Aufgabe Sekretärin überprüft die Antwortschreiben und bereitet den Versand vor.
5. Aufgabe Dokumente werden ans Gericht oder an Mandanten verschickt.

Warum diese Liste?

Hier können die Aufgaben flexibel angepasst werden, je nach Dringlichkeit der eingehenden Post oder der Fristen.

Weiteres Beispiel:

Kombinierte Aufgabenliste: "Fristenkontrolle und Terminplanung"**

Diese Aufgabenliste ist für die Verwaltung von Fristen, die in Gerichtsverfahren oder Mandaten anfallen, bei der jedoch je nach Dringlichkeit Aufgaben umsortiert werden können.

Aufgabenliste Beschreibung
1. Aufgabe Sekretärin legt Fristen in das System ein und erinnert anstehende Termine.
2. Aufgabe Anwalt überprüft die Fristen und plant die Fallbearbeitung entsprechend.
3. Aufgabe Rechtsreferendar erarbeitet Schriftsätze für bevorstehende Termine.
4. Aufgabe Anwalt genehmigt die Schriftsätze und erteilt die Freigabe für den Versand.
5. Aufgabe Sekretärin koordiniert die Einreichung beim Gericht oder die Versendung an die Gegenpartei.

Warum eine kombinierte Liste?

Die Reihenfolge kann je nach Dringlichkeit oder Ressourcenverfügbarkeit angepasst werden, um den Prozess effizient zu gestalten.

3. Freie Aufgabenliste: "Bearbeitung von Dokumenten für laufende Fälle"

Diese Liste ist nützlich für alltägliche Arbeiten, bei denen mehrere Dokumente für verschiedene Fälle bearbeitet und verwaltet werden müssen.

Aufgabenliste Beschreibung
1. Aufgabe Sekretärin scannt eingehende Briefe und Gerichtsdokumente.
2. Aufgabe Anwalt prüft die Dokumente und entscheidet über das weitere Vorgehen.
3. Aufgabe Sekretärin ordnet die Dokumente den jeweiligen Akten zu und aktualisiert das System.
4. Aufgabe Anwalt bereitet bei Bedarf Antwortschreiben vor oder gibt die Dokumente an die entsprechenden Kollegen weiter.

Warum diese Liste?

Die Aufgaben können parallel oder in beliebiger Reihenfolge abgearbeitet werden, je nachdem, wann die Dokumente eingehen und wie dringend sie bearbeitet werden müssen.

Weiteres Beispiel:

Freie Aufgabenliste: "Dokumentenbearbeitung und Aktenpflege"**

Diese Liste wäre für allgemeine Büroarbeiten und die Verwaltung von Dokumenten sinnvoll, bei denen die Aufgaben nicht zwingend in einer festen Reihenfolge abgearbeitet werden müssen.

Aufgabenliste Beschreibung
1. Aufgabe Sekretärin scannt Dokumente und lädt sie ins System hoch.
2. Aufgabe Rechtsreferendar aktualisiert die Fallakte mit relevanten Informationen.
3. Aufgabe Anwalt prüft die Akte auf Vollständigkeit und gibt ggf. Feedback.
4. Aufgabe Sekretärin archiviert abgeschlossene Akten oder sortiert sie digital.

Warum freie Liste?

Die Aufgaben können in beliebiger Reihenfolge bearbeitet oder parallel ausgeführt werden, ohne eine feste Abfolge einhalten zu müssen.

4. Checkliste: "Vorbereitung für Gerichtsverhandlung"

Eine Checkliste ist ideal, wenn mehrere Aufgaben zur gleichen Zeit erledigt werden müssen, um eine Verhandlung vorzubereiten.

Aufgabenliste Beschreibung
1. Aufgabe Sekretärin druckt alle relevanten Unterlagen (z. B. Schriftsätze, Beweise, Zeugenaussagen).
2. Aufgabe Anwalt prüft alle Unterlagen auf Vollständigkeit und bereitet seine Argumentation vor.
3. Aufgabe Sekretärin legt die finalen Unterlagen in die Mandantenakte und erstellt Kopien für das Gericht.
4. Aufgabe Sekretärin organisiert den Versand oder die Übergabe der Unterlagen an das Gericht und den Mandanten.

Warum diese Liste?

Alle Aufgaben können gleichzeitig durchgeführt werden, da keine von der anderen abhängig ist. So wird Zeit gespart und die Vorbereitung läuft effizient ab.

Weiteres Beispiel:

Checkliste: "Vorbereitung für Gerichtsverhandlung"**

Bei der Vorbereitung auf einen Gerichtstermin müssen viele Dinge gleichzeitig erledigt werden. Hier bietet sich eine Checkliste an, bei der alle Aufgaben parallel starten können.

Aufgabenliste Beschreibung
1. Aufgabe Sekretärin bereitet alle relevanten Dokumente für die Verhandlung vor (z. B. Schriftsätze, Beweismittel).
2. Aufgabe Anwalt überprüft die Akte und bereitet die Argumentation vor.
3. Aufgabe Rechtsreferendar führt letzte Recherchen zu relevanten Rechtsfragen durch.

Warum Checkliste?

Da diese Aufgaben gleichzeitig ausgeführt werden können und keine in direkter Abhängigkeit zueinander stehen, bietet sich eine Checkliste an, um Zeit zu sparen.

Zusammenfassung

  • Strikte Aufgabenliste: Perfekt für klar strukturierte Abläufe, bei denen jeder Schritt auf dem vorherigen basiert (z. B. Klageeinreichung).
  • Kombinierte Aufgabenliste: Hilfreich bei der Bearbeitung von Fristen und Post, wo die Reihenfolge flexibel an die Dringlichkeit angepasst werden kann.
  • Freie Aufgabenliste: Geeignet für tägliche Dokumentenbearbeitung, bei der Aufgaben in beliebiger Reihenfolge oder parallel erledigt werden können.
  • Checkliste: Optimal, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig durchgeführt werden müssen, wie bei der Vorbereitung auf eine Verhandlung.
  • Diese Listen sorgen dafür, dass alltägliche Kanzleiabläufe wie die Bearbeitung von Dokumenten oder die Einhaltung von Fristen effizient organisiert werden und nichts vergessen wird.

Wann sollte eine Kanzlei welche Aufgabenliste nutzen?

In einer Kanzlei ist es wichtig, den Überblick über Arbeitsabläufe zu behalten, sei es bei der Bearbeitung von Klageschreiben, der Fristenkontrolle oder der täglichen Postbearbeitung. Je nach Struktur und Dringlichkeit eines Arbeitsablaufs sollte eine passende Aufgabenliste verwendet werden. Hier sind juristische Beispiele, wann welche Art von Aufgabenliste ideal wäre:

1. Strikte Aufgabenliste

Beispiel: Klageeinreichung

Wann verwenden?
Eine strikte Aufgabenliste eignet sich, wenn es für die Bearbeitung eines Falles eine feste Reihenfolge gibt, die eingehalten werden muss. Jeder Schritt ist voneinander abhängig, und der nächste kann erst begonnen werden, wenn der vorherige abgeschlossen ist.

Beispiel:
Ein Mandant beauftragt die Kanzlei mit der Einreichung einer Klage. Die Reihenfolge der Bearbeitung ist klar vorgegeben: Zuerst wird die Klageentwurf vom Anwalt verfasst, dann prüft die Sekretärin den Entwurf, und schließlich wird der finalisierte Text beim Gericht eingereicht.

Vorteil:
Jeder Schritt ist nachvollziehbar und die Bearbeitung erfolgt ohne Abweichungen.

2. Kombinierte Aufgabenliste

Beispiel: Fristenkontrolle

Wann verwenden?
Wenn zwar eine vorgegebene Reihenfolge existiert, aber die Möglichkeit besteht, bei Bedarf Flexibilität in der Bearbeitung einzuführen. Diese Liste ist gut geeignet, wenn bestimmte Aufgaben je nach Dringlichkeit oder Verfügbarkeit vorgezogen oder verschoben werden müssen.

Beispiel:
Bei der Kontrolle von Fristen für eingehende Post wird zuerst die Post gesichtet und Fristen angelegt. Der Anwalt entscheidet dann, in welcher Reihenfolge die Schriftsätze oder Klagen bearbeitet werden müssen. Wenn eine dringende Frist vorgezogen werden muss, kann dies in der Liste flexibel angepasst werden.

Vorteil:
Flexibilität bei der Bearbeitung, ohne die Grundstruktur der Aufgabenliste zu verändern.

3. Freie Aufgabenliste

Beispiel: Bearbeitung von laufenden Mandantenakten

Wann verwenden?
Eine freie Aufgabenliste ist ideal, wenn keine feste Reihenfolge für die Aufgabenbearbeitung erforderlich ist. Die Aufgaben können parallel oder je nach Verfügbarkeit erledigt werden.

Beispiel:
In einem großen Fall mit mehreren Schriftsätzen und Beweisdokumenten könnte der Anwalt entscheiden, dass die Sekretärin gleichzeitig verschiedene Dokumente vorbereitet, während der Anwalt an den Schriftsätzen arbeitet. Auch die Vorbereitung des Versands und die Unterzeichnung durch den Mandanten könnten parallel erfolgen.

Vorteil:
Maximale Flexibilität bei der Zuteilung und Abarbeitung der Aufgaben.

4. Checkliste

Beispiel: Vorbereitung für eine Gerichtsverhandlung

Wann verwenden?
Eine Checkliste eignet sich, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden müssen, ohne dass eine festgelegte Reihenfolge besteht. Dies ist besonders nützlich, wenn viele vorbereitende Tätigkeiten parallel durchgeführt werden können.

Beispiel:
Für eine bevorstehende Gerichtsverhandlung müssen Schriftsätze gedruckt, Beweisdokumente vorbereitet und Zeugenbriefe verfasst werden. Der Anwalt überprüft die Unterlagen, während die Sekretärin die Schriftsätze und Beweismittel für die Verhandlung vorbereitet. Alle Aufgaben können parallel erfolgen, da sie voneinander unabhängig sind.

Vorteil:
Zeitersparnis und Effizienz bei gleichzeitiger Bearbeitung von Aufgaben.

Aufgabenlisten starten

Sie haben die Möglichkeit, an vielen verschiedenen Stellen die Aufgabenlisten zu starten:

  • über den Button (Neue Aufgabenliste) im Fenster "Aufgaben und Notizen" vom Standard DESK.
  • über den Button (Neue Aufgabenliste starten) der Dokumentliste im Pro Client.
  • über das Kontextmenü der Dokumentliste im Pro Client: Option "Neue Aufgabenliste starten".
  • über den Button (Neue Aufgabenliste starten) im Folder View der Dokumentliste im Outlook DESK.
  • über die Kontextmenü der Dokumentliste im Outlook DESK: "Neue Aufgabenliste starten".
  • über den Button (Neue Aufgabenliste starten) im Import-Dialog des Outlook DESK.
  • über den Button (Neue Aufgabenliste starten) in der Sidebar der Office Integration.
  • über das Drop-down-Menü unter dem Dokument-Typ-Icon in der Sidebar der Office Integration.