Aufgaben und Notizen erstellen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, welchem Zweck die Aufgaben und Notizen dienen und wie Sie diese erstellen:

Zum Verständnis

Ergeben sich aus der Bearbeitung einer Aufgabenliste ungeplante Aufgaben, erstellen Sie z. B. Einzelaufgabe. Der ursprüngliche Arbeitsablauf der Aufgabenliste wird dabei allerdings weiterhin eingehalten. Ist eine ungeplante Aufgabe besonders dringend zu erledigen, können Sie auch eine Eilaufgabe anlegen. Diese wird der zuständigen Person dann mit dem Eilaufgabensymbol in der Arbeitsmappe und im Fenster "Aufgaben und Notizen" besonders hervorgehoben.

Verwenden Sie auch die Einzel- und Eilaufgaben, wenn nur eine einzige Aufgabe für ein Dokument vorgesehen ist. Sie können dabei einstellen, dass diese bis zu einem bestimmten Termin erledigt werden soll.

Eine Weiterleitung der Einzel- und Eilaufgaben ist auch möglich, wenn Sie z. B. nicht für die Erledigung der Aufgabe zuständig sind.

Aufgaben können auch über eine Verarbeitungsvorlage im Document Collector gestartet werden.

Hinweis
Erstellen und bearbeiten Sie als Nutzer von Winmacs bzw. Insomacs Aufgaben-Vorlagen unter Menüpunkt "Anwendung" > "Kanzleieinstellungen" > Navigationsbereich "Verwaltung" > Button Aufgabenvorlagen verwalten.

Einzelaufgabe/ Eilaufgabe erstellen

  • Zum Erstellen einer neuen Einzelaufgabe bzw. einer Eilaufgabe müssen Sie zuvor ein Dokument ausgewählt haben.

  • Klicken Sie im Fenster "Aufgaben und Notizen" auf den Button (Neue Einzelaufgabe) bzw. Button (Neue Eilaufgabe).

    Alternative für die Erstellung einer Einzelaufgabe: Tastenkombination [Strg]+[F1] drücken oder im Hauptmenü "Aufgaben und Notizen" > "Neue Einzelaufgabe" wählen.

    Alternative für die Erstellung einer Eilaufgabe: Tastenkombination [Strg]+[F6] drücken oder im Hauptmenü "Aufgaben und Notizen" > "Neue Eilaufgabe" wählen.

  • Wählen Sie im Bereich verfügbare "Benutzer/ Gruppe" die Person oder Gruppe aus, der Sie die Einzelaufgabe zuweisen möchten. Klicken Sie dazu auf den entsprechenden Namen und fügen Sie ihn mit einem der folgenden Buttons zu Ihrer Auswahl hinzu.

    • Button > (Einzelne Personen oder Gruppen zu Ihrer Auswahl hinzufügen.)

    • Button >> (Alle Personen und Gruppen zu Ihrer Auswahl hinzufügen.)

      Mit den Pfeiltasten (Tastenfolge [Links], [Rechts]) können Sie markierte Benutzer und Gruppen auswählen bzw. wieder entfernen.

      Hinweis
      Geben Sie die ersten Buchstaben des gesuchten Namens ein. In der Liste wird jeweils der erste passende Listeneintrag markiert.

  • Sie können einen Benutzer auch aus der Liste der ausgewählten Benutzer entfernen. Klicken Sie dazu auf den entsprechenden Namen in der ausgewählten Liste und entfernen Sie ihn mit einem der folgenden Buttons:

    • Button < (Einzelne Personen oder Gruppen aus Ihrer Auswahl entfernen.)

    • Button << (Alle Personen und Gruppen von Ihrer Auswahl entfernen.)

  • Um nur Benutzer aus Gruppen anzuzeigen, denen Sie selbst angehören, aktivieren Sie die Check-Box Nur Benutzer meiner Gruppe(n).

  • Wenn Sie eine Gruppe ausgewählt haben, dann haben Sie zwei Möglichkeiten, wie die Gruppe diese Aufgabe erledigen soll:

    • Standardmäßig bekommt jeder Benutzer der Gruppe dieselbe Aufgabe in der Gruppenarbeitsmappe angezeigt. Erledigt ein Benutzer die Aufgabe, ist die Aufgabe für die Gruppe erledigt. Sie wird bei keinem Benutzer mehr angezeigt.

    • Möchten Sie jedoch, dass jeder Benutzer der Gruppe die Aufgabe separat erledigen muss, dann aktivieren Sie die Check-Box An alle Benutzer dieser Gruppe(n). Beispiel: Jeder Benutzer muss die neuen Firmenrichtlinien lesen.

  • Geben Sie bei Bedarf im Bereich "Beschreibung" der Aufgabe den Text für Ihre Aufgabe ein.

  • Wählen Sie ggf. einen Termin aus, zu dem die Aufgabe erledigt sein soll.

  • Tragen Sie ggf. in den Feldern Seite und Absatz ein, auf welche Seite und auf welchen Absatz sich die Aufgabe im ausgewählten Dokument bezieht.

  • Soll die Einzelaufgabe mit dem Status "Eilig" auf dem Schreibtisch angezeigt werden, aktivieren Sie die Check-Box Eilig. Es handelt sich dann um eine Eilaufgabe.

    Der Arbeitsschritt entfällt, wenn Sie von Anfang an eine Eilaufgabe erstellen. Soll eine Eilaufgabe vor ihrer Erstellung in eine Einzelaufgabe umgewandelt werden, ist natürlich die Check-Box Eilig zu deaktivieren.

  • Wenn Sie wissen wollen, wann die Aufgabe erledigt worden ist, aktivieren Sie die Check-Box Autom.(atische) Rückmeldung.

  • Bestätigen Sie die Einzelaufgabe bzw. Eilaufgabe mit einem Klick auf den Button Senden.

Wiedervorlage erstellen

Die Wiedervorlage unterscheidet sich z. B. zur Einzelaufgabe nur darin, dass es zusätzlich ein Feld für das Datum der Wiedervorlage gibt, an dem das Dokument erneut wieder vorgelegt werden soll.

  • Um eine neue Wiedervorlage zu erstellen, müssen Sie zuvor ein Dokument ausgewählt haben.

  • Klicken Sie auf den Button (Neue Wiedervorlage).

    Alternativ können Sie auch eine Wiedervorlage erstellen, indem Sie die Tastenkombination [Strg]+[F4] drücken oder im Hauptmenü "Aufgaben und Notizen" > "Neue Wiedervorlage" wählen.

  • Wählen Sie im Bereich verfügbare "Benutzer/Gruppen" die Person oder Gruppe aus, der Sie die Wiedervorlage zuweisen möchten. Näheres siehe vorangegangene Anleitung.

  • Geben Sie bei Bedarf im Bereich "Beschreibung der Aufgabe" den Text für Ihre Wiedervorlage ein.

  • Wählen Sie ggf. einen Termin aus, an dem die Aufgabe mit Wiedervorlagedatum erledigt sein soll.

  • Wählen Sie ggf. in den Feldern Seite und Absatz, auf welche Seite und auf welchen Absatz sich die Aufgabe mit Wiedervorlagedatum im ausgewählten Dokument bezieht.

  • Wählen Sie ein Datum für die Wiedervorlage.

  • Wenn Sie wissen wollen, wann die Aufgabe erledigt worden ist, aktivieren Sie die Check-Box Autom.(atische) Rückmeldung.

  • Klicken Sie auf den Button Senden.

Benachrichtigung

Die Benachrichtigung unterscheidet sich z. B. zur Einzelaufgabe (außer dem Symbol) nur darin, dass sie eben benachrichtigen soll und somit kein Termin einstellbar ist.

  • Zum Erstellen einer neuen Benachrichtigung müssen Sie zuvor ein Dokument ausgewählt haben.

  • Klicken Sie auf den Button (Neue Benachrichtigung).

    Alternativ können Sie auch eine Benachrichtigung erstellen, indem Sie die Tastenkombination [Strg]+[F5] drücken oder im Hauptmenü "Aufgaben und Notizen" > "Neue Benachrichtigung" wählen.

  • Wählen Sie im Bereich verfügbare "Benutzer/Gruppen" die Personen und Gruppen aus, der Sie die Benachrichtigung zuweisen möchten. Näheres siehe "Einzelaufgabe / Eilaufgabe erstellen".

  • Geben Sie bei Bedarf im Bereich "Beschreibung der Aufgabe" den Text für Ihre Benachrichtigung ein.

  • Klicken Sie auf den Button Senden.

Notiz erstellen

  • Um eine neue Notiz zu erstellen, müssen Sie zuvor ein Dokument ausgewählt haben.

  • Klicken Sie auf den Button (Neue Notiz).

  • Alternativ können Sie auch eine Notiz erstellen, indem Sie die Tastenkombination [Strg]+[F3] drücken oder im Hauptmenü "Aufgaben und Notizen" > "Neue Notiz" wählen.

  • Geben Sie im Bereich "Text" den Text für Ihre Notiz ein.

  • Klicken Sie auf den Button Speichern.

Aufgabentexte einfügen

Wenn Sie bei der Aufgabenerstellung standardisierte Aufgabentexte in den Bereich "Beschreibung der Aufgabe" oder den Bereich "Text" einfügen möchten, müssen Sie zuvor eine Einzelaufgabe, eine Eilaufgabe, eine Wiedervorlage, eine Notiz oder eine Benachrichtigung zur Erstellung aufgerufen haben.

Um die Texte einzufügen, führen Sie folgende Schritte durch:

  • Navigieren Sie durch die Ordnerstruktur im Bereich "Textvorlagen" bzw. "Text" und suchen Sie nach der gewünschten Vorlage.

  • Fügen Sie den gewünschten Text mit doppeltem Klick der linken Maustaste ein.

  • Wenn Sie den eingefügten Text nach Ihren Wünschen gestalten wollen, markieren Sie ihn und klicken Sie auf die jeweiligen Buttons in der Symbolleiste.

  • Fahren Sie mit der Aufgabenerstellung fort.

Anhang hinzufügen

Wenn Sie einer Aufgabe ein Dokument als Anhang hinzufügen möchten, müssen Sie zuvor eine Einzelaufgabe, eine Eilaufgabe, eine Wiedervorlage oder eine Benachrichtigung zur Erstellung aufgerufen haben. Um einer Aufgabe ein Dokument als Anhang hinzuzufügen, führen Sie folgende Schritte durch:

  • Wählen Sie ggf. ein Diktat oder ein Dokument aus, das Sie zur Aufgabe hinzufügen möchten. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste auf den Button (Diktat/Dokument auswählen).

  • Wählen Sie in der Liste das entsprechende Dokument aus und bestätigen Sie mit einem Klick auf den Button Auswählen.

    Beachten Sie, dass sich die Einzelaufgabe nach wie vor auf das zuvor ausgewählte Dokument (Dokument 1) bezieht. Das Dokument, welches Sie mit der Einzelaufgabe verknüpfen können (Dokument 2), ist lediglich ein Anhang. Dokument 2 kann z. B. als Zusatzinformation für die Personen dienen, die die Aufgabe zu Dokument 1 erledigen müssen.

Hinzufügen einer Dokumentvorlage

Das Hinzufügen einer Dokumentvorlage verläuft analog zur vorherigen Anleitung.

Klicken Sie auf den Button (Dokumentvorlage auswählen), um eine Dokumentvorlage als Anhang hinzuzufügen.