Der Schreibtisch von STP Documents dient dazu, sämtliche Dokumente einer Kanzlei in einer übersichtlichen Ordnerstruktur zu sortieren. Die Dokumente können so schneller gefunden werden.
Es gibt - Dokumente in Bearbeitung - Nicht zugeordnete Dokumente - die Arbeitsmappe persönlich des aktuellen Benutzers mit Posteingang, Aufgaben, Importen und Favoriten. - die Arbeitsmappe der Gruppen, zu denen der Benutzer gehört. Sie enthält Posteingang und Aufgaben.
Zusätzlich gibt es auf dem Schreibtisch die folgenden Elemente: - Vorgänge - Suchprofile - Gesperrte Dokumente - Papierkorb - (ggf.) Dokumente zum Mitnehmen.
Ein Doppelklick auf einen der Ordner im Schreibtisch zeigt die nächste Darstellungsebene an. Sind keine weiteren Darstellungsebenen vorhanden, werden durch einen Doppelklick die darin enthaltenen Dokumente in der Dokumentliste aufgelistet.
Über den Kontextmenü-Option "Inhalte anzeigen" des Schreibtischs können Sie die gefundenen Dokumente in der Dokumentliste anzeigen lassen.
Der Ordner Dokumente zum Mitnehmen wird nur angezeigt, wenn der angemeldete Benutzer entsprechend konfiguriert wurde.
Klicken Sie auf den Button +, um weitere Darstellungsebenen anzuzeigen. Klicken Sie auf den Button -, um weitere Darstellungsebenen auszublenden.
Der Schreibtisch enthält eine Baumstruktur für Ordner- und Buttons.
Die Baumstruktur der Ordner
[Dokumente in Bearbeitung] > Hier werden alle Dokumente aufgelistet, die gerade geöffnet sind.
[Nicht zugeordnete Dokumente] > Hier werden alle Dokumente aufgelistet, die keiner Kategorie zugeordnet werden können. Diese Dokumente sind weder Akten noch Ordnern zugeordnet. Es sind auch keine Aufgaben zugeordnet.
[Arbeitsmappe persönlich] > Hier finden Sie Ihren persönlichen Posteingang, eilige Dokumente, Ihre Aufgaben für den jeweiligen Tag, alle zukünftigen Aufgaben, die Ihnen zugeordnet wurden, Ihre importierten Dokumente und Ihre Favoriten.
[Arbeitsmappe Gruppe] > Hier finden Sie den Posteingang für die Gruppen, denen der angemeldete Benutzer zugeordnet ist, eilige Dokumente, die Aufgaben Ihren Gruppe für den jeweiligen Tag und alle zukünftigen Aufgaben, die Ihren Gruppen zugeordnet wurden.
[Vorgänge] > Hier finden Sie eine Auflistung aller Vorgänge, auf die Sie Zugriff haben.
[Suchprofile] > Hier finden Sie eine Auflistung aller Suchprofile, auf die Sie Zugriff haben.
[Gesperrte Dokumente] > Hier finden Sie eine Auflistung aller gesperrten Dokumente.
[Papierkorb] > Hier werden alle vom aktuell angemeldeten Benutzer zum Löschen markierten Dokumente aufgelistet. Je nach Berechtigung kann dieser die Dokumente daraus dann endgültig löschen. Solange die Dokumente im Papierkorb sind, können diese wieder hergestellt werden. > Sie können Dokumente direkt aus der Dokumentliste per Drag-and-drop in den Papierkorb verschieben.
Die Buttons
Button Aktualisieren
aktualisiert den Schreibtisch.
Button (Vertretung übernehmen)
öffnet das Fenster ["Vertretung übernehmen"]. Solange Sie eine Vertretung übernommen haben, zeigt dies ein kleines gelbes Hinweis-Feld unter den Buttons an.
Button (Fremdansicht ausschalten)
ist deaktiviert, solange Sie nicht die Vertretung für einen anderen Benutzer übernehmen. Klicken Sie auf diesen Button, um wieder Ihren eigenen Schreibtisch anzuzeigen.
Allgemeine Hinweise
Ein Benutzer mit der Rolle Dokumentadministrator kann über die Dokumentenverwaltung alle zum Löschen markierten Dokumente wieder herstellen oder endgültig löschen. Im Papierkorb werden nur die Dokumente angezeigt, die vom aktuell angemeldeten Benutzer zum Löschen markiert wurden.
Im Schreibtisch werden nur Dokumente berücksichtigt, auf die der angemeldete Benutzer Zugriffsrechte hat.
Das automatische Einsortieren der Dokumente in die einzelnen Ordner des Schreibtischs erfolgt über die Akten-, Ordner- und Dokumentdaten. Aus diesem Grund kann es auch vorkommen, dass ein Dokument in mehreren Ordnern des Schreibtischs angezeigt wird.
Beispiel
Einem Dokument aus dem Ordner Aufgaben heute wurde eine Eilaufgabe zugewiesen, die heute erledigt werden muss. Dieses Dokument wird dann in jedem der beiden Unterordner Eilig und Aufgaben heute angezeigt.
Dokumente in Bearbeitung
Hier werden alle Dokumente aufgelistet, die gerade geöffnet sind.
Nicht zugeordnete Dokumente
Hier werden alle Dokumente aufgelistet, die keiner Kategorie zugeordnet werden können. Die hier aufgelisteten Dokumente sind weder Akten noch Ordnern zugeordnet. Als Dokumentdaten stehen nur allgemeine Indexdaten wie Titel, Kommentar, Schreiben vom, Datum Ein-/ Ausgang, Postweg etc. und, wenn vorhanden, E-Mail-Daten zur Verfügung.
Arbeitsmappe persönlich
Hier finden Sie Ihren persönlichen Posteingang, eilige Dokumente, Ihre Aufgaben für den jeweiligen Tag, alle Ihre zukünftigen Aufgaben, Ihre importierten Dokumente und Ihre Favoriten.
Die Arbeitsmappe persönlich enthält die folgenden Elemente:
Posteingang > Hier werden alle Dokumente angezeigt, die mit einer für den an STP Documents angemeldeten Benutzer zugewiesenen Aufgabe verknüpft sind.
Eilig > Hier werden alle Dokumente angezeigt, die mit einer für den an STP Documents angemeldeten Benutzer zugewiesenen Aufgabe mit dem Status "Eilig" verknüpft sind.
Aufgaben heute > Hier werden alle Dokumente angezeigt, die mit einer für den an STP Documents angemeldeten Benutzer zugewiesenen Aufgabe verknüpft sind, die bis einschließlich heute erledigt werden muss. Auch wenn der Termin für die Erledigung der Aufgabe bereits überschritten wurde, wird das Dokument hier angezeigt.
Aufgaben zukünftig > Den in den untergeordneten Ordnern angezeigten Dokumenten sind Aufgaben zugeordnet, die morgen, übermorgen, innerhalb der nächsten 7 Tage, innerhalb der nächsten 14 Tage und in 15 oder mehr Tagen zu erledigen sind.
Meine Importe > Hier werden alle Dokumente angezeigt, bei denen beim Importieren die Check-Box *** In "Meine Importe" aufnehmen*** aktiviert war.
Meine Favoriten > In diesem Ordner können beliebige Dokumente (z. B. Dokumente, mit denen Sie aktuell arbeiten) per Drag-and-drop abgelegt werden.
Arbeitsmappe Gruppe
Unter dem Knoten Arbeitsmappe Gruppe werden alle Dokumente angezeigt, die Gruppen-Aufgaben zugeordnet sind. Berücksichtigt werden nur dieAufgaben der Gruppen, zu denen der angemeldete Benutzer gehört.
Sie enthält die folgenden Elemente:
Posteingang > Hier werden alle Dokumente angezeigt, die mit einer an eine Gruppe, in der der an STP Documents angemeldete Benutzer Mitglied ist, zugewiesenen Aufgabe verknüpft sind.
Eilig > Hier werden alle Dokumente angezeigt, die mit einer an eine Gruppe, in der der an STP Documents angemeldete Benutzer Mitglied ist, zugewiesenen Aufgabe mit dem Status "Eilig" verknüpft sind.
Aufgaben heute > Hier werden alle Dokumente angezeigt, die mit einer an eine Gruppe, in der der an STP Documents angemeldete Benutzer Mitglied ist, zugewiesenen Aufgabe verknüpft sind und die bis einschließlich heute erledigt werden müssen. Auch wenn der Termin für die Erledigung der Aufgabe bereits überschritten wurde, wird das Dokument hier angezeigt.
Aufgaben zukünftig > Den in den entsprechenden Ordnern angezeigten Dokumenten sind Aufgaben zugeordnet, die morgen, übermorgen, innerhalb der nächsten 7 Tage, innerhalb der nächsten 14 Tage und in 15 oder mehr Tagen zu erledigen sind.
Vorgänge
Ein Vorgang besteht aus beliebig zusammengefassten Dokumenten. Man kann sich den Vorgang als eine Klammer um eine Gruppe von Dokumenten vorstellen, die einem bestimmten fachlichen Kontext zugeordnet werden können, z. B. alle relevanten Dokumente zu einem bestimmten Bauprojekt in einer Handakte. Ein Doppelklick auf einen Vorgang im Aktenschrank listet die darin enthaltenen Dokumente in der Dokumentliste auf.
Je nach vergebenen Zugriffsrechten wird unterschieden zwischen
persönlichem Vorgang > Zugriffsrechte sind ausschließlich für den aktuell angemeldeten Benutzer zugeordnet. Der Vorgang wird nur dem aktuell angemeldeten Benutzer angezeigt.
öffentlichem Vorgang > Zugriffsrechte sind für mehrere Benutzer oder Gruppen zugeordnet. Der Vorgang wird nur den Benutzern und Gruppen angezeigt, denen Zugriffsrechte zugeordnet wurden.
Kanzlei-Vorgang > Zugriffsrechte sind der Gruppe Alle zugeordnet. Der Vorgang steht allen Benutzern zur Verfügung.
Suchprofile
In diesem Unterordner werden Suchprofile aufgelistet. Wenn Sie auf eines der Suchprofile doppelklicken, werden die Dokumente in der Dokumentliste aufgelistet, deren Dokumentdaten mit denen des Suchprofils übereinstimmen.
Je nach vergebenen Zugriffsrechten wird unterschieden zwischen:
persönlichem Suchprofil > Zugriffsrechte sind ausschließlich für den aktuell angemeldeten Benutzer zugeordnet. Das Suchprofil wird nur dem aktuell angemeldeten Benutzer angezeigt.
öffentlichem Suchprofil > Zugriffsrechte sind mehreren Benutzern (und/ oder Gruppen) zugeordnet. Das Suchprofil wird nur den Benutzern und Gruppen angezeigt, denen Zugriffsrechte für das Suchprofil zugeordnet wurden.
Kanzlei-Suchprofil > Zugriffsrechte sind für die Gruppe Alle zugeordnet. Das Suchprofil steht allen Benutzern zur Verfügung.
Statusbericht
Zu jedem Suchprofil können Sie sich einen Statusbericht anzeigen lassen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Suchprofil im Schreibtisch und wählen Sie "Statusbericht: <Name des Suchprofils>" aus dem Kontextmenü. Im Fenster "Statusbericht erzeugen" können Sie die Sortierung ("Dokument", "Aufgaben") und einen Filter zum Aufgabenstatus ("Alle", "Abgeschlossen", "In Bearbeitung") festlegen. Zusätzlich können Sie konfigurieren, ob Aufgaben und Notizen angezeigt werden sollen. Klicken Sie auf den Button Generieren, um den Statusbericht zu erstellen. Das Erstellen des Statusberichts kann einige Minuten in Anspruch nehmen.
Gesperrte Dokumente
In diesem Unterordner werden die gesperrten Dokumente angezeigt. Ein Doppelklick auf Gesperrte Dokumente befüllt die Dokumentliste mit allen gesperrten Dokumenten. Dokumente, auf die der angemeldete Benutzer keine Zugriffsrechte hat, werden nicht angezeigt.
Papierkorb
In diesem Unterordner werden die Dokumente angezeigt, die von Ihnen zum Löschen markiert wurden. Ein Doppelklick auf den Papierkorb zeigt die darin enthaltenen Dokumente in der Dokumentliste an.
Sie können Dokumente direkt aus der Dokumentliste per Drag-and-drop in den Papierkorb verschieben. Dadurch sind die Dokumente zum Löschen markiert.
Dokumente zum Mitnehmen
In diesen Ordner können Sie beliebige Dokumente direkt aus der Dokumentliste per Drag-and-drop hineinkopieren.
Durch das Ablegen in diesen Ordner wird auf der lokalen Arbeitsstation eine Kopie des Dokuments erzeugt. Für Dokumente in diesem Ordner ist keine Datenbankanbindung notwendig. Sie können überall mit den Dokumenten arbeiten. Starten Sie Offline, um mit den Offline-Dokumenten zu arbeiten.
Über die Kontextmenü-Option "Synchronisieren" können lokale Kopien und die Dokumente auf dem Server abgeglichen werden.
Dem an STP.Documents angemeldeten Benutzer muss über eine Gruppe die Rolle Offline zugeordnet sein.
Im Fenster "Eigene Einstellungen" im Bereich "[Offline]" muss die Check-Box "Dokumente zum Mitnehmen" im Schreibtisch anzeigen aktiviert sein. Geben Sie im Bereich "LEXolution-Offline" ein Verzeichnis an. Wird kein Verzeichnis angegeben, wird der Ordner STP.Ecm.Offline im Verzeichnis C:\Users\<Benutzername>\AppData\Local\ bzw. C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzername>\ Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\ verwendet.
Kontextmenü des Schreibtischs
Welche Optionen das Kontextmenü anbietet, hängt von dem Element des Schreibtischs ab, auf dem Sie das Kontextmenü öffnen. Folgende Übersicht enthält also nicht die Optionen eines riesigen Kontextmenüs, sondern ein Auflistung des Gesamtbestands aller möglichen Optionen.
Übersicht der Optionen des Schreibtisch-Kontextmenüs: - "Inhalte anzeigen" zeigt alle dem Element zugeordneten Dokumente in der Dokumentliste an. - "Aktualisieren" baut das markierte Schreibtischelement neu auf. - "Aufklappen" zeigt die nächste Darstellungsebene des markierten Elements an. - "Zuklappen" blendet alle Unterelemente des markierten Elements aus. - "Alle herausnehmen" entfernt alle Dokumente aus Meine Favoriten bzw. Meine Importe. - "Eigenschaften …" öffnet das Fenster "[Vorgangsverwaltung]". Hier können Sie Bezeichnung und Zugriffsrechte für den markierten Vorgang festlegen. - "Vorgangsverwaltung …" öffnet das Fenster "[Vorgangsverwaltung]". Hier können Sie neue Vorgänge anlegen, vorhandene Vorgänge bearbeiten und Vorgänge löschen. - "Suchprofilverwaltung …" öffnet das Fenster "[Suchprofilverwaltung]". Hier können Sie neue Suchprofile anlegen, vorhandene Suchprofile bearbeiten und Suchprofile löschen. - "<Vorgangsname> löschen" löscht den markierten Vorgang. - "Statusbericht: <Elementname>" öffnet ein Untermenü mit den Optionen:
"Alle" erstellt einen Statusbericht für alle Dokumente eines Vorgangs oder eines Suchprofils.
"Nur Erledigte" erstellt einen Statusbericht für alle erledigten Dokumente eines Vorgangs oder eines Suchprofils.
"Nur in Bearbeitung" erstellt einen Statusbericht für alle Dokumente mit dem Status "In Bearbeitung" eines Vorgangs oder eines Suchprofils.
"Darstellungsebenen (Info)" zeigt die Felder an, über die das markierte Suchprofil gruppiert ist. Die aktuell markiert Darstellungsebene ist mit einem Pfeil gekennzeichnet.
"Endgültig löschen": Alle Dokumente im STP Documents-Papierkorb werden endgültig gelöscht.
"Synchronisieren": Die lokalen Kopien der STP Documents-Dokumente für Offline werden mit den Dokumenten auf dem Server abgeglichen.
"Papierkorb (Alle Benutzer)" öffnet in der Dokumentliste alle zum Löschen markierten Dokumente. > Die Kontextmenü-Option "Papierkorb (Alle Benutzer)" steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie über eine Gruppe die Rolle Dokumentenadministrator zugewiesen haben oder wenn Sie der Gruppe Administratoren angehören.