Funktionen
In der Registerstrukturverwaltung können Sie
- Vorlagen für Registerstrukturen erstellen,
- Vorlagen für Registerstrukturen ändern,
- Vorlagen für Registerstrukturen löschen,
- Vorlagen für einen oder mehrere Akten- und Ordnertypen definieren,
- Vorlagen als Muss-Vorlage für einen oder mehrere Akten- und Ordnertypen definieren.
Begriffe
Register
Register sind Unterverzeichnisse innerhalb einer Akte oder eines Ordners. In Registern können Dokumente nach zusätzlichen Ordnungskriterien abgelegt werden. Im Fenster "Dokumentdaten bearbeiten" können Dokumente im Arbeitsschritt "Register" in einem Register einer Akte abgelegt werden.
Registerstruktur
Die Registerstruktur definiert eine Baumstruktur von Registern für eine Akte oder einen Ordner. Durch die Registerstruktur sind die Namen, Nummerierung und Reihenfolge der Register festgelegt. Jeder Akte oder jedem Ordner kann in der Akten- bzw. Ordnerverwaltung eine Registerstruktur zugeordnet werden. Im Arbeitsschritt "Register" im Fenster "Aktendaten" bzw. "Ordnerdaten" können für jede Akte oder jeden Ordner Registerstrukturen erstellt, geändert und gelöscht werden.
Vorlage für eine Registerstruktur
Eine Vorlage für eine Registerstruktur definiert eine Baumstruktur von Registern, die jedoch noch keiner Akte oder keinem Ordner zugeordnet ist. Durch die Registerstruktur sind die Namen, Nummerierung und Reihenfolge der Register festgelegt. Im Arbeitsschritt "Registerstruktur" im Fenster "Aktendaten" bzw. "Ordnerdaten" kann für jede Akte und für jeden Ordner eine Vorlage für Registerstrukturen ausgewählt werden. Aus Vorlagen erstellte Registerstrukturen können in der Akten- bzw. Ordnerverwaltung weiter angepasst werden.