In diesem Abschnitt erfahren Sie anhand eines Beispiels, welche Bedeutung Vorgänge in STP Documents haben und worin der Unterschied zwischen privaten und öffentlichen Vorgängen besteht. Des Weiteren wird gezeigt, zu welchen Aktionen Sie in den genannten Vorgangsarten berechtigt sind.
Zum Verständnis
Ein Vorgang im Aktenschrank des STP-Documents-[Schreibtischs] besteht aus beliebig zusammengefassten Dokumenten. Man kann sich den Vorgang als eine Klammer um eine Gruppe von Dokumenten vorstellen, die einem bestimmten fachlichen Kontext zugeordnet werden können, z. B. alle relevanten Dokumente zu einem bestimmten Bauprojekt (auch bekannt als Handakte).
Es gibt drei verschiedene Arten von Vorgängen mit jeweils unterschiedlichen Symbolen, die nach der Erstellung auf Ihrem Schreibtisch angezeigt werden:
Privater Vorgang: > Ein Vorgang ist dann ein privater Vorgang, wenn er von einem Benutzer erstellt wird, der keinem anderen Benutzer Zugriffsrechte für diesen Vorgang erteilt. Nur der Ersteller des Vorgangs kann diesen sehen und beliebig konfigurieren.
Öffentlicher Vorgang: > Ein Vorgang ist dann ein öffentlicher Vorgang, wenn er von einem Benutzer erstellt wird, der mindestens einem weiteren Benutzer Zugriffsrechte für diesen Vorgang erteilt. Jeder Zugriffsberechtigte kann den Vorgang auf seinem Schreibtisch sehen, aber nur bedingt konfigurieren. Nur dem Ersteller des Vorgangs stehen alle Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung.
Kanzleivorgang: > Ein Vorgang ist dann ein Kanzleivorgang, wenn er von einem Benutzer erstellt wird, der für alle weiteren Benutzer Zugriffsrechte für diesen Vorgang erteilt. Jeder Zugriffsberechtigte kann den Vorgang auf seinem Schreibtisch sehen, aber nur bedingt konfigurieren. Nur dem Ersteller des Vorgangs stehen alle Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung.
Beispiel für private und öffentliche Vorgänge
Herr Schmidt bekommt drei verschiedene Vorgänge auf seinem Schreibtisch angezeigt, deren Eigenschaften Sie in der nachfolgenden Tabelle sehen können:
| Vorgang 1 | Vorgang 2 | Vorgang 3 | |
|---|---|---|---|
| Ersteller | Herr Schmidt | Herr Schmidt | Frau Peters |
| Vorgangsart | Privat | Öffentlich | Kanzlei |
Wird auf dem Schreibtisch angezeigt bei |
Herr Schmidt | Herr Schmidt, Frau Peters, Frau Schulze, Herr Abke |
Allen Benutzern |
| Zugriffsrechte auf den Vorgang haben | Herr Schmidt | Herr Schmidt Frau Peters Frau Schulze Herr Abke |
Alle Benutzer |
| Volle Konfigurat ionsmöglichkeit | Herr Schmidt | Herr Schmidt | Frau Peters |
Eingeschränkte Konfigurat ionsmöglichkeit |
– | Frau Peters Frau Schulze Herr Abke |
Die restlichen Benutzer |
Beachten Sie, dass Benutzer mit der Rolle Fachadministrator vollen Zugriff auf die Vorgänge haben.
Vorgangsaktionen
Folgende Aktionen können in Verbindung mit Vorgängen ausgeführt werden: - [Vorgang anlegen] - [Dokument zu einem Vorgang hinzufügen] - Zugriffsberechtigungen zum Vorgang konfigurieren - [Dokument aus Vorgang entfernen] - [Vorgang löschen] - Vorgang zum Dokument anzeigen - Dokument zum Vorgang anzeigen - Senden an den beA DESK
Beispiel In der folgenden Tabelle können Sie sehen, wer welche Aktionen mit den einzelnen Vorgängen und Dokumenten durchführen kann:
| Vorgang 1 | Vorgang 2 | Vorgang 3 | |
|---|---|---|---|
| Ersteller | Herr Schmidt | Herr Schmidt | Frau Peters |
| Vorgangsart | Privat | Öffentlich | Kanzlei |
| Dokument zu einem Vorgang hinzufügen | Herr Schmidt | Herr Schmidt Frau Peters Frau Schulze Herr Abke |
Alle Benutzer |
| Zugriff sberechtigungen zum Vorgang konfigurieren | Herr Schmidt | Herr Schmidt | Frau Peters |
| Dokument aus Vorgang entfernen | Herr Schmidt | Herr Schmidt Frau Peters Frau Schulze Herr Abke |
Alle Benutzer |
| Vorgang löschen | Herr Schmidt | Herr Schmidt | Frau Peters |
| Vorgang zum Dokument anzeigen | Herr Schmidt | Herr Schmidt Frau Peters Frau Schulze Herr Abke |
Alle Benutzer |
| Dokument zum Vorgang anzeigen | Herr Schmidt | Herr Schmidt Frau Peters Frau Schulze Herr Abke |
Alle Benutzer |