Das Fenster "Registerstrukturvorlagen verwalten" besteht aus den Bereichen "Verfügbare Registerstrukturvorlagen" und "Registerstrukturvorlage bearbeiten" und den Buttons Daten übernehmen, Speichern und Abbrechen.
Bereich "Verfügbare Registerstrukturvorlagen"
Der Bereich "Verfügbare Registerstrukturvorlagen" enthält das Eingabefeld Filter, eine Liste mit den verfügbaren Registerstrukturvorlagen und die Buttons (Vorlage neu hinzufügen) und (Vorlage löschen).
Filter
Geben Sie die Anfangsbuchstaben des gesuchten Namens ein, um die Liste der angezeigten Werte einzuschränken. Das Zeichen % als Wildcard ist hier nicht erlaubt.
Bereich "Registerstruktur bearbeiten"
Der Bereich "Registerstrukturvorlage bearbeiten" enthält die Registerkarten "Aufbau" und "Zuordnungen".
Die Registerkarte "Aufbau"
Die Registerkarte "Aufbau" enthält:
- das Eingabefeld Name der Vorlage
- das Auswahlfeld Nummerierung
- einen Bearbeitungsbereich für die Registerstrukturvorlage
- die Buttons
(Element neu hinzufügen)
(Element bearbeiten)
(Element löschen).
Name der Vorlage
Geben Sie in diesem Bereich einen möglichst sprechenden Namen für die Registerstrukturvorlage ein. Der gewählte Name muss eindeutig sein.
Nummerierung
Wählen Sie eine der Optionen, um die Nummerierung der Registerstruktur festzulegen:
- "Arabische Zahlen"
- "Großbuchstaben"
- "Keine"
- "Kleinbuchstaben"
- "Römische Zahlen"
Button (Element neu hinzufügen)
Markieren Sie einen Ablageort und klicken Sie auf diesen Button, um ein unter dem gewählten Ablageort ein neues Register zur Registerstruktur hinzuzufügen.
Bearbeitungsfeld für die Registerstruktur
In diesem Bearbeitungsfeld können Sie folgende Aktionen durchführen:
- Register verschieben: Markieren Sie ein Register, halten Sie die Taste [Strg] gedrückt und verwenden Sie die Pfeiltasten, um das markierte Register zu verschieben. Register können auch mit der Maus per Drag-and-drop verschoben werden.
- Register bearbeiten: Markieren Sie ein Register und öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. Wählen Sie "Register bearbeiten", um ein Register umzubenennen.
- Untergeordnetes Register hinzufügen: Markieren Sie ein Register und öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. Wählen Sie "Register hinzufügen", um ein neues Register unterhalb des markierten Ablageorts hinzuzufügen.
- Register entfernen: Markieren Sie ein Register und öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. Wählen Sie "Register entfernen", um ein Register zu löschen.
Im Bearbeitungsbereich können Sie auch mit der Tastatur arbeiten:
- Drücken Sie die Tastenkombination [Strg]+[Einfg], um ein unterhalb des markierten Knotens ein Register hinzuzufügen.
- Drücken Sie die Taste [F2], um den Namen eines Registers zu ändern.
- Drücken Sie die Tastenkombination [Strg]+[Entf], um das markierte Register zu entfernen.
Die Registerkarte "Zuordnungen"
Auf der Registerkarte "Zuordnungen" können Sie für jede Registerstrukturvorlage festlegen, ob diese beim Anlegen oder Bearbeiten einer Akte in einer Auswahlliste als Vorlage für einen Akten- bzw. Ordnertyp angeboten wird. Eine Registerstrukturvorlage kann auch für mehr als einen Akten- bzw. Ordnertyp als mögliche Vorlage definiert werden.
Muss-Vorlage
Zusätzlich können Sie für jede Registerstrukturvorlage vorgeben, dass jede Akte bzw. jeder Ordner eines Akten- bzw. Ordnertyps beim Anlegen automatisch eine von dieser Vorlage abgeleitete Registerstruktur erhält. Wird eine Registerstrukturvorlage als Muss-Vorlage für einen Akten- bzw. Ordnertyp definiert, ist beim Anlegen einer neuen Akte bzw. eines neuen Ordners keine Auswahl einer anderen Vorlage erlaubt. Die Registerstruktur der Akte bzw. des Ordners kann jedoch in der Akten- bzw. Ordnerverwaltung bearbeitet werden. Eine Registerstrukturvorlage kann auch für mehr als einen Akten- bzw. Ordnertyp als Muss- Vorlage definiert werden.
Erlaubt (in der Zeile für einen Akten- bzw. Ordnertyp)
"aktiviert": Die markierte Registerstrukturvorlage wird bei der Neuanlage und beim Bearbeiten einer Akte bzw. eines Ordners in einer Auswahlliste als mögliche Vorlage angeboten.
Muss (in der Zeile für einen Akten- bzw. Ordnertyp)
"aktiviert": Die markierte Registerstrukturvorlage wird bei der Neuanlage und beim Bearbeiten einer Akte bzw. eines Ordners als Muss-Vorlage verwendet.
Muss-Vorlagen für Akten- bzw. Ordnertypen werden auch bei der Neuanlage von Akten und Ordnern über den Document Collector ausgewertet. Für bereits bestehende Akten und Ordner werden jedoch keine Registerstrukturen zugeordnet oder verändert.
Im Fenster "Registerstrukturen übertragen und Dokumente einordnen" werden die Einstellungen auf der Registerkarte "Zuordnungen" bei der Auswahl der möglichen bzw. Muss-Vorlagen für jeden Akten- bzw. Ordnertyp berücksichtigt.